Que faire avant de partir pour les vacances
Préparer votre bureau avant la fermeture pour les vacances nécessite une préparation minutieuse. Des messages adéquats permettront à vos clients, fournisseurs et employés de planifier la fermeture, ce qui signifie que vous n'aurez pas à faire face à de nombreuses plaintes en colère avant et après la pause. Cela devrait faire des vacances sans soucis et un repos bien mérité.
Voici une simple liste des étapes à suivre, allant de la mise en place des messages «Vacances pour les vacances» à la réinitialisation des thermostats, pour que vos vacances soient closes et rentables.
01 - Notifier les employés, les clients et les fournisseurs
Vous pouvez informer les clients via votre site Web et le message du standard automatique sur votre système téléphonique.
Les fournisseurs (en particulier ceux qui ont des horaires de livraison récurrents) doivent être avisés par courriel, par téléphone ou par courrier postal régulier.
02 - Avertissez le personnel ou les services de sécurité
Informez votre personnel de sécurité ou votre service de sécurité de vos dates de clôture à venir. Assurez-vous que vos fournisseurs de sécurité disposent d'une liste de contacts d'urgence mise à jour contenant les informations de contact, y compris les numéros de téléphone, pour vous et vos employés clés. Ils devraient savoir à qui s'adresser en cas de problème de sécurité, même lorsque le bureau est fermé pour affaires, et qui est autorisé à être dans le bâtiment pendant la fermeture.
03 - Modifier le message d'accueil automatisé
Une semaine ou deux avant la fermeture, enregistrez un message d'accueil automatisé sur votre système téléphonique qui explique que le bureau sera fermé pour une période prolongée. Incluez la date à laquelle vous allez fermer et quand vous prévoyez de rouvrir. Juste avant de partir, enregistrez un deuxième message d'accueil automatisé qui met l'accent sur le moment où vous reviendrez et, le cas échéant, sur les personnes à qui les appelants doivent adresser vos questions en votre absence.
Si vous fournissez des services d'urgence, tels que le chauffage et la climatisation, la plomberie ou d'autres services essentiels à la clientèle, assurez-vous d'indiquer à vos appelants comment joindre votre service téléphonique ou votre téléphone cellulaire en cas d'urgence.
04 - Avertissez votre service de réponse
Informez votre service de réponse des dates de fermeture du bureau et mettez à jour votre liste de contacts avec les numéros de téléphone des employés qui seront sur appel. Assurez-vous qu'ils savent qui contacter dans des situations spécifiques; vous ne voulez pas que les gestionnaires de haut niveau soient alertés en cas de problème de livraison, par exemple.
05 - Modifier les voeux de la messagerie vocale
Si votre système téléphonique permet aux employés de recevoir des appels externes à leur bureau, demandez-leur d'enregistrer un message «fermé pour les fêtes» ou un message d'accueil de messagerie vocale «hors bureau» qui donne aux appelants des détails essentiels sur la fermeture. Les employés doivent indiquer aux appelants quand ils reviendront au bureau et quoi faire s'ils ont besoin d'une aide immédiate pendant la fermeture du bureau. Dans la plupart des cas, vous ne voulez pas que les employés donnent des informations de contact personnelles.
06 - Réduire les thermostats, éteindre l'équipement de bureau
Économisez de l'énergie et de l'argent en réglant ou en reprogrammant les thermostats de votre bureau pendant l'arrêt. Vous serez surpris des économies que vous pouvez réaliser, et cela peut être une bonne opportunité de relations publiques; montrez que votre entreprise s'engage à préserver les ressources.
Vous pouvez également économiser de l'énergie et de l'argent en éteignant tout l'équipement de bureau non essentiel, y compris les lampes de bureau, les copieurs, les imprimantes et les ordinateurs.
07 - Serveurs de sauvegarde
Si vous avez des ordinateurs et des serveurs, assurez-vous que le cycle de sauvegarde s'exécute correctement avant et après l'arrêt. Réduisez votre exposition à une catastrophe en programmant votre sauvegarde hors site pour un retrait anticipé, plutôt que d'attendre que l'entreprise rouvre. C'est un domaine où vous voulez avoir des instructions claires pour qui contacter en cas de problème, alors assurez-vous que votre service de réponse est correctement informé.
08 - Ne pas éteindre
Il y a du matériel de bureau que vous ne devriez pas éteindre, y compris:
- Télécopieurs
- Système téléphonique
- Serveurs et systèmes de sauvegarde
- Unités de réfrigération
- Systèmes de sécurité