Comment faire en sorte que l'exécution de votre événement fonctionne correctement
Être un invité, plutôt que le planificateur d'événements, vous donne l'occasion d'observer un personnel des opérations de l'événement en action, une perspective à partir de laquelle il est souvent plus facile de remarquer ce qui fonctionne bien - et ce qui ne fonctionne pas.
Voici trois erreurs que vous verrez probablement lors d'événements mal gérés, ainsi que des conseils pour éviter de telles erreurs lors de vos événements.
Table d'enregistrement mal gérée
Lorsque les invités marchent à une table d'inscription , le personnel de l'événement doit être accueillant et prêt à aider les clients - peu importe la situation.
Il n'est pas axé sur le service ou même poli de supposer que quelqu'un qui se présente à la table d'inscription n'appartient pas à l'événement. Pourtant, c'est exactement ce qui peut arriver si le personnel n'est pas correctement préparé ou informé. Rappelez au personnel de l'événement qu'une table d'inscription représente l'image de l'hôte et de l'organisation derrière l'événement. Le personnel devrait accueillir tous les invités à la table d'inscription et leur demander s'ils sont là pour s'inscrire à l'événement par l'événement ou le nom de l'hôte. Si une erreur a été commise, la plupart des invités se corrigeront et s'excuseront. Sinon, le personnel devrait recevoir des instructions sur la meilleure façon d'aborder la situation.
La gentillesse va un long chemin dans les opérations de l'événement.
Configuration d'un événement désordonné
Dans la plupart des endroits, l'entretien ménager nettoie un espace d'événement, et le personnel des opérations de banquet complète alors la configuration . Si les opérations de banquet laissent tomber un verre et ne nettoient pas les éclats, les éclats restent sur le sol, à moins que le personnel de l'événement ne nettoie.
Les éclats de verre brisé et autres débris non seulement laissent une image terrible, mais ils peuvent également créer un danger pour la sécurité. Par conséquent, les meilleurs organisateurs d'événements arriveront toujours 1 à 2 heures avant l'heure de départ pour observer la configuration et effectuer une série de visites guidées de la zone et chercher du verre et autres objets 30 minutes et encore 15 minutes avant l'événement. Si quelque chose n'est pas à sa place, le planificateur d'événements peut l'apporter à l'attention du personnel de banquet.
Mauvais nettoyage
Quel que soit l'événement, il y aura deux horaires (parfois concurrents): l'ordre du jour des organisateurs et l'horaire de travail du personnel des opérations du site. C'est la responsabilité du planificateur d'événements de s'assurer que les deux sont correctement synchronisés.
La présentation ou le discours principal du programme aura généralement lieu juste après une sorte de réception d'arrivée qui peut inclure des tables d'inscription, de la nourriture et des boissons. Le calendrier des activités de nettoyage et de démolition doit donc être soigneusement planifié de manière à ne pas interférer avec le programme ou à ne pas l'interrompre. Lorsque le personnel des opérations événementielles ne discute pas à l'avance du nettoyage et de la démontage, un planificateur d'événements peut constater que les tables et autres éléments peuvent être supprimés directement devant les hôtes ou les conférenciers, distrayant tout le monde dans la pièce.
Les planificateurs d'événements doivent-ils rappeler aux gestionnaires de banquets à quel moment leur personnel doit travailler et quand ils doivent être calmes? La réponse est oui.
La ligne de fond
Alors que des sites bien gérés avec des responsables d'opérations d'événements diligents et du personnel devraient faciliter le travail d'un planificateur d'événements, une telle exécution d'événement parfaite n'est pas toujours le cas. Les grands planificateurs d'événements font de chaque détail d'un événement l'exécution de leur entreprise. Ils prennent le temps de discuter de tous les aspects de la configuration, du service événementiel et de démêler avec les gestionnaires de banquets avant l'événement lui-même et supervisent les opérations avant, pendant et après pour assurer le meilleur événement possible pour le client.