Le prix des forfaits de réunion de style européen est devenu plus populaire aux États-Unis
Non seulement cette pratique peut-elle être plus efficace pour ceux qui participent à la planification de l'événement, mais elle rend la gestion et la prévision des coûts associés au lieu beaucoup plus simples.
Aux États-Unis, en revanche, il est encore plus fréquent que les hôtels construisent des éléments de ligne par poste, en fonction des besoins détaillés et personnalisés de chaque réunion ou événement. Bien que la pratique permette au planificateur d'événements d'avoir un plus grand contrôle sur chaque détail de l'événement, il crée également fréquemment des ordres compliqués d'événements de banquet et plus de difficulté à gérer les coûts et le budget global de l' événement .
Bien que les acteurs majeurs de l'industrie continuent de changer leur façon de faire des affaires, le modèle européen et le modèle américain tendent toujours à refléter ces différences dans leur approche des conférences et des événements d'entreprise. Pour une plongée plus approfondie, jetons un coup d'œil à deux exemples d'événements corporatifs et de conférences: l'un de l'ancien Palais Fira à Barcelone (exemple européen) et l'autre à Wynn Resorts à Las Vegas (exemple américain).
Conférence européenne et exemples de forfaits de réunions
Les taux quotidiens emballés sont populaires au Royaume-Uni et ont également fait leur chemin vers l'Europe continentale. "Le marché britannique a été le premier à demander ce type de package, et nous essayons toujours d'adapter nos propositions pour répondre aux besoins de nos clients", explique l'ancien directeur général du Fira Palace à Barcelone (aujourd'hui le Crowne Plaza Barcelona). hôtel qui est populaire parmi les organisateurs d'événements corporatifs et de réunions qui organisent des réunions internationales.
Clientèle hôtelière européenne
À l'époque où le Crowne Plaza Barcelona opérait encore sous le nom de Fira Palace, environ 20% des clients de l'hôtel venaient d'Espagne. Le reste de la clientèle annuelle provenait du Royaume-Uni (19%), des États-Unis (17%), de la France (7%), de l'Italie (6%), du Japon (4%) et de l'Allemagne (4%). De plus, environ la moitié des événements d'affaires qui s'y sont déroulés provenaient de l'industrie pharmaceutique, le reste comprenant des clients dans les domaines de la technologie, de l' alimentation et des boissons , de la banque et de l'industrie automobile .
Demande européenne pour le prix des forfaits de conférence
Pendant ce temps, le forfait réunion du Fira Palace comprenait l'utilisation de la salle de réunion, la pause café, le déjeuner, l'écran et plus encore. Le (s) forfait (s) de réunion disponible (s) comprenaient essentiellement tout ce qu'un planificateur pourrait avoir besoin d'inclure dans une réunion.
Au fil de l'évolution de l'industrie, les demandes de forfaits de conférences et de réunions ont continué de changer avec le temps. Initialement, les planificateurs d'événements corporatifs demandaient des prix de conférence à plat pour les salles de réunion et la nourriture et les boissons. Avec le temps, ces demandes ont été étendues à d'autres éléments, tels que les écrans, l'accès à Internet, les tableaux à feuilles mobiles et les systèmes audio. Mais la demande était toujours pour des prix forfaitaires et forfaitaires.
Pour ceux qui ont besoin de chambres d'invités, ils ont également demandé un tarif spécial / négocié pour l'hébergement dans les tarifs globaux de la conférence.
Bien que ces forfaits couvriraient une majorité des besoins de l'événement, les planificateurs négocieraient toujours pour d'autres exigences de l'événement, telles que la zone d'exposition, les dîners de gala, les réceptions de cocktails, et d'autres points de l'ordre du jour.
Avantages et inconvénients de l'approche européenne
Il est clair que l'approche principalement européenne de la planification et de la tarification des conférences peut être utile aux planificateurs d'événements pour plusieurs raisons, notamment la perception des économies de coûts, la prévisibilité des coûts et la facilité de présentation et d'approbation des clients.
Cela dit, une telle approche impose clairement à l'hôtel un fardeau accru de prédire les besoins de ses clients tout en gérant son propre résultat net. «De notre point de vue, c'est beaucoup plus facile de faire des événements« à la carte », l'opération est bien plus compliquée, mais l'avantage pour nous est la satisfaction du client», explique l'ancien directeur général de Fira Palace.
Conférence américaine et exemples de forfaits de réunions
Alors que le marché européen est relativement mature avec l'acceptation et l'utilisation de forfaits de conférences ou de réunions, de plus en plus d'hôtels américains pourraient commencer à envisager de modifier la façon dont ils organisent et évaluent les conférences et les réunions. Ceci est particulièrement important maintenant lorsque les planificateurs d'événements sont tenus de prendre des décisions de réunion dans des délais plus courts de plus en plus fréquemment.
En mai 2009, Wynn Las Vegas a pris l'initiative d'introduire trois types de tarifs forfaitaires de conférence et de réunion tout compris pour le marché des petites réunions, ce qui signifie ceux avec moins de 80 participants. Aujourd'hui, ils offrent toujours ces paquets. Ils comprennent:
- Forfait délégué journée complète
- Forfait de délégués de la demi-journée "AM"
- Paquet de délégués de la demi-journée "PM"
Tout comme les planificateurs d'événements européens s'attendent à trouver, les options emballées de Wynn sont tarifées par délégué, c'est-à-dire la salle de réunion, la nourriture et les boissons, les collations pour les pauses et le projecteur et écran LCD.
L'idée pour Wynn de développer ses options de forfaits de conférence est née de l'approche du marché européen. En fait, André Link, l'ancien directeur national des ventes de Wynn, était originaire d'Europe. «Pour la plupart en Europe, c'est la seule façon de vendre des réunions ... Il était très rare que nous préparions des propositions à la carte qui mentionnaient les coûts F & B, la location de salles, les frais AV, etc.
Un virage dans l'industrie américaine des événements corporatifs et des conférences
Avec le lancement de leur petit programme de réunion, Wynn Resorts prévoyait que les tarifs des conférences emballées seraient plus populaires auprès de leurs clients corporatifs, car la plupart des réunions d'associations sont de plus grande taille. Ils avaient raison. Depuis lors, plusieurs chaînes d'hôtels américaines de premier plan ont commencé à offrir des forfaits de réunions et de conférences d'entreprise qui reflètent mieux le modèle européen de planification d'événements corporatifs.
Pour être sûr, les tarifs des forfaits de réunion et de conférence ne répondront pas aux besoins de chaque événement. En fait, la plupart des planificateurs reconnaissent qu'ils renonceront à certaines préférences détaillées pour leur programme ou exigeront que le lieu adapte le forfait pour inclure des éléments supplémentaires. Il est toujours prudent de se fier aux tarifs des forfaits si les planificateurs prévoient que leurs programmes pourraient durer plus longtemps que prévu initialement, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. Mais pour ces planificateurs de réunions et d'événements qui regardent de près leur budget, ces forfaits de réunion et de conférence offrent une prévisibilité claire pour le budget de la conférence.