C'est une leçon que j'ai apprise rapidement en tant que coordinateur de site, et plus tard j'ai développé ma propre liste de contrôle d'installation pour garder les clients satisfaits (et occupés) pendant la période d'installation stressée.
Ayez vos chariots prêts
La première chose que votre client voudra faire est de déballer toutes leurs fournitures d'événement de leur véhicule. Cela peut être une tâche difficile, surtout si la situation de stationnement est difficile à naviguer. Imaginez quelqu'un entrer dans votre salle avec des cartons lourds - quelle est la première chose qu'ils vont chercher? La réponse est, bien sûr, un chariot, ou toute autre chose qui va alléger leur charge et rendre le travail sinistre de déchargement beaucoup plus facile. Ayant des chariots disponibles juste quand ils marchent dans le lieu est un moyen facile de les faire sentir "soulagé" juste en se présentant.
Préparer les tables d'inscription
Suivant sur la liste des choses à faire pour la plupart des clients est d'obtenir la configuration d'inscription. Cela signifie que votre lieu de réunion doit avoir toutes les composantes d'inscription en place avant leur arrivée.
Cela comprend toutes les tables, chaises, électriques et plinthes. L'organisation des badges nominatifs et du matériel de check-in consommera beaucoup de temps pour les planificateurs d'événements, et ils ne devraient pas avoir à attendre que vous mettiez ces choses simples en place pour qu'ils puissent commencer.
Ont toutes les chambres Tables et draps ensemble
Régler toutes les tables et chaises dans l'espace de l'événement peut évidemment prendre un certain temps.
Heureusement, si vous venez d'un événement précédent, vous avez informé le client à l'avance du moment où tous les composants de la pièce devraient être réglés. Si votre client entre dans une pièce où des dizaines de travailleurs se bousculent pour désarmer des tables et des chaises, ils risquent de paniquer. Idéalement, votre équipe d'exploitation aura tout mis en place avec des draps de table afin que les planificateurs peuvent commencer à placer des centres de table, des articles d'enchères, etc.
Obtenez toute la signalisation tôt
Ce n'est pas parce que le planificateur principal sait comment naviguer dans le bâtiment que son équipe de soutien le fait. Vous pouvez épargner à tout le monde beaucoup de tracas inutiles en mettant à jour la signalisation dans votre bâtiment dès que la période d'installation est sur le point de commencer. Gardez à l'esprit que les vendeurs comme les fleuristes et les DJ doivent également savoir où aller. Ce sont toutes des choses à revoir avec votre client avant le jour de l'événement, mais il est également nécessaire de faire attention au grand jour.
Examiner les BEO et les factures
Encore une fois, vous avez probablement envoyé ces documents à plusieurs reprises pendant les jours qui ont précédé l'événement, mais il ne fait jamais de mal de les revoir une dernière fois. Même si le temps d'installation est mouvementé, vous devez découper 15 minutes pour regarder ces documents ensemble. Les coordonnateurs des sites devraient avoir un paquet prêt pour leur client qui comprend le BEO, le diagramme de la pièce et la facture prospective.
Très peu de planificateurs expérimentés passeront l'occasion d'examiner ces documents critiques.
Introductions
Assurez-vous d'amener les membres clés de votre équipe à votre client pour une introduction formelle. Cette liste comprend le gestionnaire de la restauration , le capitaine des banquets, le superviseur des opérations et le coordonnateur audiovisuel. Pensez au nom de votre client lors de la présentation de l'équipe - y a-t-il des détails à discuter avec votre équipe de direction? Commencer une courte conversation est un moyen efficace de mettre en évidence qui est en charge de chaque domaine.
Cette courte liste de vérification des éléments de configuration de l'événement contribuera grandement à garder votre client heureux à son arrivée. En tant que représentant principal de votre lieu de rendez-vous, il est toujours préférable de donner votre numéro de téléphone portable aux clients au cas où quelque chose ne fonctionnerait pas pendant que vous travaillez dans votre bureau.
Rappelez-vous, ils pourraient être frustrés s'ils ont besoin de quelque chose, mais ils seront encore plus frustrés s'ils ne trouvent personne pour les aider!