Qu'est-ce qu'un budget zéro?
À partir d'une «base zéro» (c.-à-d. Sans solde ou frais reportés), chaque période du calendrier d'une entreprise est entièrement budgétisée en fonction des besoins et des coûts pour cette période. Que ce soit un mois, un trimestre ou chaque année, une période peut être n'importe quelle mesure du temps qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
Au début d'une nouvelle période, les besoins financiers et les dépenses justifiées sont les principaux intrants du budget de l'entreprise, que le budget soit supérieur ou inférieur à la période précédente. Lorsque la période suivante commence, vous revenez à la base zéro et répétez le processus.
Comment ça marche?
La budgétisation traditionnelle, ou la budgétisation basée sur les coûts, implique la gestion des opérations d'une entreprise sur la base du budget des périodes précédentes. Par exemple, si une entreprise anticipe une augmentation de 5% de sa production grâce à l'arrivée d'un nouveau client, elle ajoute simplement 5% au budget de la période précédente.
La budgétisation basée sur les coûts suppose que toutes les dépenses antérieures pour la production et les opérations sont nécessaires et va de l'avant avec le maintien du budget pour ces fonctions sans autre analyse.
Dans la budgétisation à base zéro, chaque dépense doit être justifiée à chaque période, de sorte que les dépenses récurrentes sont examinées, puis approuvées, ajustées ou abandonnées en fonction des besoins.
Et les nouvelles dépenses sont analysées avec la même attention que dans la budgétisation traditionnelle, mais toujours avec la compréhension que les coûts doivent être optimisés pour l'efficacité et la valeur.
Par exemple, si vous êtes un solopreneur qui dirige une entreprise de produits créatifs en papier chez vous, vous pouvez décider de mettre en place un budget zéro pour améliorer votre efficacité après avoir décidé de prendre votre entreprise à l'étranger et de l'expédier à l'étranger. Un domaine que cela peut affecter est vos coûts d'impression. Après un examen complet, vous avez réalisé que vous pouviez compenser les frais de livraison supplémentaires et raccourcir le délai d'exécution en achetant deux nouvelles imprimantes et en profitant des achats en gros pour l'encre d'imprimante grâce à un nouveau partenariat avec un fournisseur local. À chaque période, vous passeriez en revue tous vos frais ou dépenses pour déterminer si le coût est justifié dans votre budget avec un retour sur investissement précieux.
Comment commencez-vous?
Les étapes à suivre pour lancer une méthode de budgétisation à base zéro sont simples:
- Identifiez votre objectif. Espérez-vous augmenter vos revenus de 10%? Voulez-vous réduire les coûts de 2%? Votre objectif doit être mesurable et atteignable dans le délai que vous avez sélectionné.
- Considérez comment vous pouvez accomplir cet objectif. Qu'est-ce que vous avez dans votre arsenal qui peut être utilisé pour ajuster les coûts, l'efficacité ou les ressources pour atteindre votre objectif?
- Passez en revue vos options à partir de l'étape 2. La mise en œuvre d'une tâche vous aiderait-elle à atteindre votre objectif? Ou avez-vous besoin de mettre en œuvre plusieurs lignes de conduite? Et si oui, les déployez-vous individuellement au fil du temps ou tout à la fois?
- Hiérarchisez vos nouvelles tâches et documentez les coûts nécessaires à leur mise en œuvre.
- Évaluer tous les coûts et dépenses nécessaires pour cette période à venir dans tous les aspects de votre entreprise (ou le département que vous prévoyez d'adapter pour atteindre votre objectif). Inclure les coûts nécessaires pour la nouvelle tâche (s) que vous avez documenté à l'étape 4.
- Si l'évaluation répond à votre approbation et que toutes les dépenses sont justifiées, engagez-vous dans la mise en œuvre et suivez votre budget.
- À la fin de la période, examinez vos mesures et déterminez si vous avez atteint votre objectif. La mise en œuvre s'est-elle bien déroulée? Si des erreurs ont été commises, voulez-vous vous ajuster et aller de l'avant avec le processus au cours de la prochaine période? Ou abandonner la (les) tâche (s) tout à fait?
- Recommencez à l'étape 1 au début d'une nouvelle période.
Pourquoi cela peut-il être bon pour vous?
En raison de sa structure détaillée, la budgétisation à base zéro permet aux propriétaires d'entreprises d'incorporer de nouvelles stratégies sur une période de temps sans craindre de perdre leur durabilité. Souvent mis en place sur une base continue, le processus offre aux propriétaires d'entreprise la possibilité de se plonger dans leurs plans de mise en œuvre et d'éviter les augmentations de budget carte blanche qui peuvent ne pas montrer un retour sur investissement pendant de longues périodes.
Un autre avantage de cette méthode de gestion d'entreprise est qu'elle peut réduire efficacement les coûts des opérations quotidiennes. Les ressources sont allouées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires, ce qui réduit le gaspillage et la redondance tout en améliorant la communication entre les départements qui nécessitent une meilleure coordination pour respecter le budget.
Pourquoi cela ne vous convient peut-être pas?
Il est vrai que la méthode peut entraîner une baisse des coûts d'exploitation pour les grandes entreprises, mais cela signifie souvent que les ministères qui ne produisent pas de revenus peuvent être lésés ou sous-financés. Lorsque certains domaines de votre budget, tels que la production ou la vente, justifieront facilement leurs dépenses, d'autres fonctionnalités nécessaires comme le service à la clientèle ou la recherche et le développement peuvent avoir plus de difficulté à justifier leurs dépenses au-delà du strict minimum.
Un autre inconvénient de la budgétisation à base zéro est qu'elle peut prendre beaucoup de temps par rapport à la budgétisation basée sur les coûts ou à la budgétisation par activité. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises, mais cela sonne aussi vrai pour les propriétaires de petites entreprises. Passer par chaque élément de ligne chaque période justifiant sa nécessité peut être laborieux et une utilisation inefficace de votre temps.
Où peut-il vous emmener?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la budgétisation à base zéro exige que vous examiniez de plus près ce qui détermine la valeur de votre processus. Bien que prenant du temps, c'est une méthode, lorsqu'elle est utilisée correctement, qui peut mener à une plus grande durabilité et à une croissance équilibrée.
En fin de compte, chaque entrepreneur qui choisit d'utiliser la budgétisation à base zéro pour ses opérations apprendra certainement l'importance d'investir du temps et des ressources pour guider l'efficacité et la valeur de son entreprise.