Comment choisir la bonne méthode de comptabilité.
Le choix de la méthode comptable appropriée pour votre entreprise est une décision importante qui finira par tout diriger, depuis les rapports financiers jusqu'aux déclarations de revenus.
Dans les premières étapes d'une petite entreprise, la comptabilité de caisse est souvent la méthode «privilégiée» pour conserver les livres, alors que les entreprises plus complexes ou plus grandes dont le revenu annuel est de 1 million de dollars ou plus utilisent la comptabilité d'exercice.
Cependant, les raisons d'un choix donné peuvent varier en fonction de la taille et des besoins de l'entreprise.
Choisir la bonne méthode pour votre entreprise nécessite une certaine considération, surtout parce que l'IRS s'attend à ce que vous choisissiez une méthode et respectez-la.
Qu'est-ce que Cash Basis Accounting?
La méthode de comptabilité de caisse est le système utilisé par la plupart des gens pour leurs finances personnelles, comme le suivi du solde dans leurs comptes courants. La comptabilité de caisse enregistre les produits et les charges au moment où la transaction a lieu.
Avec un compte chèque personnel, les dépôts (revenus) sont ajoutés au solde lorsque les fonds sont reçus, tandis que les chèques (dépenses) sont déduits lorsqu'ils sont écrits. La comptabilité de caisse pour une entreprise fonctionne de la même manière.
Les ventes sont comptabilisées lorsque le paiement est reçu et les dépenses sont comptabilisées au moment du paiement, sans égard au moment où les services sont fournis ou les dépenses engagées. En termes simples, la comptabilité de caisse est basée sur le moment où l'argent change de mains.
Qu'est-ce que la comptabilité de base de comptabilité d'exercice?
La comptabilisation selon la méthode de la comptabilité d'exercice vise à faire correspondre les produits et les charges lorsqu'ils sont engagés ou livrés, sans égard au moment où le paiement est émis ou reçu.
Ceci est nettement différent car il vise à corréler les dépenses et les recettes pour aider à donner une plus grande mesure de la rentabilité et la santé des entreprises.
Quelques exemples de ceci incluent:
- Votre client passe une commande de 1 000 $ et vous expédiez le produit, ce qui lui laisse 30 jours pour payer la commande. Vous devez enregistrer les ventes dans la période en cours, avec l'écriture de compensation à la section des comptes débiteurs sur le bilan. Lorsque vous recevez le paiement du client, vous n'avez pas besoin d'enregistrer les ventes; à la place, les entrées seraient en espèces et les comptes débiteurs.
- Vous recevez une facture de services publics le 30 juin pour les services publics de juin, mais vous ne comptez pas la payer avant le 10 juillet. Avant de fermer vos livres pour juin, vous devez comptabiliser une entrée aux frais de service de débit et aux comptes créditeurs. En juillet, vous marqueriez la facture dans les comptes créditeurs comme étant payés.
- Vous renouvelez une licence de logiciel annuelle de 1 200 $ au mois de janvier. Cependant, au lieu d'enregistrer une dépense de 1 200 $ pour janvier, la dépense est passée en charges toute l'année à 100 $ par mois.
Les avantages et les inconvénients de chaque méthode
La méthode de comptabilité de caisse est la méthode la plus simple et la méthode la plus connue de la majorité des gens, en particulier des propriétaires de petites entreprises. Il vous donne également la meilleure vue de combien d'argent vous avez vraiment disponible pour exploiter votre entreprise.
Cependant, il peut offrir une image biaisée de vos profits et pertes, car les dépenses et les revenus sont souvent comptabilisés à différentes périodes.
Par exemple, supposons que vous dépensiez 2 000 $ le 25 juin pour acheter des produits afin de remplir la commande d'un client. Votre client prend sa commande le 1er juillet et vous verse 3 000 $. Dans le cas improbable où vous n'aviez aucune autre transaction pour l'un ou l'autre mois, votre état des résultats afficherait une perte de 2 000 $ en juin et un profit de 3 000 $ en juillet.
La méthode de comptabilité d'exercice permet de mieux faire correspondre les revenus et les dépenses à la période appropriée. Cela vous donne une évaluation plus claire de votre véritable profit ou perte. Cependant, la méthode de comptabilité d'exercice tend à obscurcir votre point de vue sur la quantité de liquidités dont vous disposez réellement, de sorte que vous devrez peut-être revoir votre état de flux de trésorerie souvent pour avoir une meilleure image.
La méthode de la comptabilité d'exercice est également plus compliquée et plus longue à exécuter, nécessitant parfois le soutien de professionnels de la comptabilité pour exécuter et analyser.
Puis-je choisir l'une ou l'autre méthode?
Généralement, vous pouvez choisir d'utiliser la méthode de comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice, mais considérez les règles de l'IRS pour savoir qui doit utiliser la méthode de comptabilité d'exercice:
- Les entreprises qui fonctionnent comme une société C avec des recettes brutes qui en moyenne plus de 5 millions de dollars par an pour les trois dernières années.
- Vous ne pouvez pas répondre à la définition de l' IRS d'un abri fiscal .
- Si vous gérez un stock, vous devez utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice pour enregistrer vos achats et vos ventes, mais vous pouvez utiliser une méthode hybride qui vous permet d'enregistrer d'autres dépenses et revenus, tels que le loyer ou les revenus d'intérêts.
La meilleure méthode pour votre entreprise
Votre choix d'une méthode de comptabilité dépend d'un certain nombre de facteurs, tels que la taille de votre entreprise, votre niveau de confort avec les procédures comptables et la nature de votre entreprise. Si vous êtes une entreprise novice, vos besoins ne seront pas les mêmes que ceux d'une entreprise de fabrication établie comptant 100 employés.
Cependant, gardez à l'esprit que si vous maintenez un inventaire, vous devrez utiliser la méthode de comptabilité d'exercice pour enregistrer une partie de vos entrées, et lorsque votre entreprise dépassera la limite de recettes brutes, l'IRS vous forcera probablement à convertir en comptabilité d'exercice. . Vous pourriez trouver plus facile de plonger dans la méthode de comptabilité d'exercice dès le départ plutôt que d'utiliser une méthode «hybride» ou d'être confronté à des changements radicaux dans le futur.