Conseils pour la planification du menu des événements et l'embauche du traiteur d'un expert
Avant d'embaucher un traiteur ou une entreprise de traiteur pour travailler l'événement, il est utile d'avoir quelques idées initiales sur le menu de restauration et d'avoir ces conseils dans votre poche arrière.
Conseils d'experts sur la planification de menus d'un expert en restauration
«Établissez un bon équilibre avec votre menu», suggère Stacy Ziegler, CPCE, CMP, première vice-présidente de l'Association nationale des cadres de la restauration (NACE) et directrice des ventes chez Bold American Events & Catering. Bold American offre des services de restauration à service complet aux sites de la ville d'Atlanta, en Géorgie, et organise chaque année plus de 500 événements corporatifs et sociaux.
«Vous pouvez devenir plus risqué avec vos hors-d'œuvre, plats d'accompagnement et dessert, mais pour l'entrée principale, vous devez vous rappeler que vous nourrissez un groupe diversifié de personnes. La plupart des gens aiment reconnaître ce qu'ils mangent. Cela ne signifie pas que tout le monde doit être servi au poulet ordinaire, mais soyez prudent avec quelque chose de très exotique. "
La saison de l'événement compte aussi. Et les planificateurs d'événements tiennent fréquemment des discussions sur les événements futurs au cours d'une saison complètement différente. "Même si vous discutez de votre menu en plein hiver, l'événement pourrait être en juin. Les côtes levées et la purée de pommes de terre en janvier sont fantastiques, mais lorsque votre événement de juin se déroulera, vous voudrez quelque chose de beaucoup plus léger », dit Ziegler.
Dans l'événement, la planification d'un menu d'événement est beaucoup plus que les choix alimentaires eux-mêmes. Mais la prochaine étape est l'embauche du traiteur pour vous aider à le retirer.
Conseils d'experts sur l'embauche d'une entreprise de restauration privée
Peut-être que vous avez déjà des idées pour le menu de la restauration, la prochaine étape est d'engager une entreprise de restauration pour votre événement. «Parlez à votre traiteur de ce qu'il fait le mieux», conseille Ziegler. "Ils ont beaucoup d'expérience avec les favoris de la foule, et savent ce qu'ils peuvent faire de mieux."
En plus d'utiliser votre traiteur en tant que consultant en alimentation et en boissons ainsi que le fournisseur de services de restauration pour votre événement, Ziegler offre également les conseils suivants pour l'embauche d'un traiteur ou d'une entreprise de restauration pour les événements:
Goûtez la nourriture du traiteur
En dégustant la nourriture du traiteur, il vous donnera l'occasion de goûter à la restauration et de découvrir comment elle sera présentée. C'est aussi un bon moment pour rencontrer le chef et déterminer à quel point il est flexible. Tous les articles peuvent être ajustés à vos propres goûts, alors assurez-vous que vos commentaires sont pris au sérieux. Demandez comment la nourriture est préparée.
Conseil de restauration Pro: Demandez si la restauration est terminée sur place ou cuite à l'avance et laissée dans une boîte chaude pour rester au chaud. Ces différentes pratiques auront un impact important sur la qualité de la nourriture lorsqu'elle sera servie à vos invités.
Vérifier les références
Même si vous aurez probablement une liste de clients très heureux, il y a encore de bonnes pépites d'information que vous pouvez apprendre si vous prenez le temps de vérifier les références d'un traiteur. C'est un excellent moyen de mieux comprendre ce que le traiteur fait le mieux. Les bonnes questions pour les références incluent: Combien de fois ils ont utilisé le traiteur? Qu'avez-vous préféré dans les services de traiteur pour les événements? Quelle est la chose que vous changeriez pour leur prochain événement?
Demander des photos d'événements passés
Les photos de restauration vous donneront une bonne idée de l'esthétique du traiteur. Les photos d'événements passés peuvent vous donner un aperçu de la manière dont leurs événements sont généralement organisés. Posez-vous les questions suivantes: Aimez-vous leur service, l'utilisation de l'espacement, et les touches finales? Est-ce le style que vous souhaitez pour votre événement?
Enfin, regarder des photos du travail passé d'un traiteur est aussi une excellente façon d'expliquer au traiteur ce que vous aimez avec des références. Qu'aimeriez-vous voir répéter à votre événement?
Discuter des services disponibles
Certains traiteurs sont plus à service complet que d'autres, avec la capacité de fournir des draps, des tables, des chaises, des fleurs, et même. Vous pouvez leur donner une idée de ce que vous aimez et ils peuvent tout rassembler pour vous et organiser tous les fournisseurs. D'un autre côté, certains traiteurs ne fournissent que la nourriture et le service alimentaire de l'événement, et vous serez responsable de la coordination de tous vos autres articles et fournisseurs. De toute façon, c'est bien, tant que les services du traiteur correspondent à vos besoins.
Revoir tout en personne
Les réunions en personne sont non seulement un excellent moyen de s'assurer qu'il n'y a pas de problème de communication lorsqu'il s'agit de menus importants comme le menu de restauration prévu et la proposition de restauration, mais elles sont également un excellent moyen de mieux connaître votre traiteur. Par exemple, des réunions en personne peuvent vous donner l'occasion de voir l'opération de restauration. Le bureau est-il propre? Êtes-vous accueilli en temps opportun? Si vous avez des hésitations pendant ce processus, assurez-vous de le réparer maintenant et il peut être reporté au jour de l'événement.
Assurez-vous qu'ils sont organisés
Si votre proposition est opportune et que votre directeur des ventes est professionnel et flexible, c'est probablement un signe de bonne culture d'entreprise. Ceci est particulièrement important car ces caractéristiques seront probablement transférées dans l'équipe qui gère votre événement. Mais attention: le contraire pourrait aussi être vrai. Si votre proposition vous est envoyée après la date promise ou s'il y a un sentiment général de désorganisation au cours du processus de vente et de planification, cela peut indiquer que la rapidité et l'organisation ne sont pas une valeur importante pour le traiteur.
Lire la copie fine
Quand il s'agit de signer votre proposition de restauration, il est important d'examiner et de comprendre chaque détail. Votre proposition comprend-elle tout ce que vous avez demandé? Est-ce TTC? Le prix variera-t-il par personne si le nombre d'invités augmente ou diminue? Comment fonctionne le service pour le travail? Serez-vous responsable du pourboire au personnel ce soir-là? Lorsque vous comparez les propositions d'un traiteur à un autre, il est important de comparer les pommes aux pommes et de comprendre tous les coûts associés à l'événement proposé.
Vérifiez avec le lieu de l'événement
De nombreux sites ont une liste de fournisseurs privilégiés, qui inclura probablement les traiteurs pour les lieux qui n'offrent pas de services de restauration. Vous pourriez être tenu de travailler avec l'un des traiteurs énumérés, mais même si vous ne le faites pas, cela peut être à votre avantage. Si vous utilisez quelqu'un sur cette liste, ils seront familiers avec vos sites d'événements et tout ce qui va avec les règles à la configuration de la salle. Vous risquez d'avoir moins de mésaventures le jour de votre événement. Les fournisseurs privilégiés peuvent également avoir d'autres privilèges qu'ils peuvent vous transmettre. Les traiteurs qui ne sont pas familiers avec un lieu peuvent être moins chers à première vue, mais vous pouvez avoir des frais post-événement de votre site parce que le traiteur n'a pas enlevé les déchets comme requis ou une autre pénalité pour ne pas comprendre les politiques du site.
Poser des questions sur les exigences particulières
Les bons traiteurs travailleront avec vous sur des conditions spéciales. Les grands traiteurs les anticipent. De toute façon, assurez-vous de demander à votre traiteur comment ils traitent les exigences spéciales comme les restrictions alimentaires, les changements sur le site, et les ajouts tardifs. Même les meilleurs planificateurs sont généralement confrontés à au moins une surprise sur place. Votre traiteur sera-t-il capable de préparer un repas sans gluten? Si le discours de bienvenue a 15 minutes de retard, la cuisine sera-t-elle capable de rouler avec une nouvelle ligne de temps? La flexibilité et une attitude positive de toutes les personnes impliquées dans un événement sont cruciales.
Savoir qui est en charge
La plupart du temps, la personne avec qui vous travaillez au cours des processus de vente et de planification ne sera pas votre contact principal le jour de l'événement. Si vous souhaitez apporter des modifications ou des questions ce jour-là, il est important de connaître votre contact. La profondeur de l'équipe vous donnera l'assurance que si une personne est portée disparue pendant votre événement en raison d'une maladie ou d'un conflit, il y a encore toute une équipe derrière elle.