Reel dans vos numéros
Il y a une science à gérer le nombre d' invités et les numéros RSVP que même les planificateurs d'événements expérimentés ont de la difficulté à gérer.
D'une part, vous avez le nombre de participants qui se sont inscrits à l'événement, et d'autre part, vous devez tenir compte des «non-présentations» et des invités inattendus. Les événements gratuits auront un pourcentage plus élevé de non-présentation (25% ou plus) alors que la plupart des événements avec billet auront un taux d'attrition de 10%. Utilisez ces moyennes pour contrôler les dépenses inutiles. Pour être sûr, incorporer une zone tampon de 2% pour les arrivées de dernière minute.
Réduire le petit déjeuner continental
Peu de repas traiteur génèrent plus de déchets que le petit-déjeuner continental. Le fait est que les gens sont devenus plus conscients des glucides et des pâtisseries riches en calories. Cela étant dit, vous devez toujours avoir un approvisionnement suffisant de café, de thé et d'eau pour vos séances du matin. Dans de nombreux cas, vous pouvez économiser de l'argent en achetant des rafraîchissements de petit déjeuner à la carte au lieu des forfaits standard par personne. Figure 0.5 pâtisseries et 1,25 verres par personne pour une réunion d'affaires, et un peu plus pour les groupes familiaux avec enfants présents.
Considérer les repas plaqués sur les buffets
Il existe un mythe répandu selon lequel opter pour un repas sous forme de buffet vous permettra d'économiser de l'argent sur une entrée desservie. Cependant, si vous jetez un coup d'oeil à la plupart des guides de restauration, vous verrez que ce n'est tout simplement pas vrai. Les traiteurs doivent préparer plus de nourriture par personne pour les buffets, ce qui conduit à plus de gaspillage.
Et même si les demandes de service à table sont moins nombreuses avec les buffets, les gestionnaires de plancher ont toujours besoin d'un personnel complet pour installer les tables et nettoyer les assiettes après le repas. L'essentiel est qu'une entrée simplement plaquée est la sélection la plus rentable entre les deux .
Limitez votre service de barre
Les barres ouvertes peuvent être un succès auprès des participants, mais ce sont peut-être les coûts les plus difficiles à prévoir à l'avance. Si vous travaillez avec un budget serré alors votre meilleure option est d'utiliser un système de ticket pour contrôler la consommation de boissons. Avec cela, vous donnez à chacun un invité un ou deux tickets de boisson à l'arrivée, essentiellement payer pour leur premier tour de boissons. Si un participant à court de billets, ils peuvent choisir d'acheter des boissons avec de l'argent directement auprès du barman. C'est un système qui vous permet de traiter vos invités et de contrôler les coûts en même temps.
Maximiser chaque bouchée lors des réceptions
Les réceptions et les fonctions «avec les bouchées» avec des amuse-gueule peuvent faire des ravages sur tous les budgets si l'on considère que la plupart des hôtels facturent jusqu'à 3 $ pour chaque hors-d'œuvre. La directive standard est de servir 3-5 pièces par personne pour une réception avant le dîner et 10-15 pièces par personne pour les repas par la morsure. Vous pouvez couper ces chiffres en incorporant trempettes avec du pain ou des frites, et des collations cocktail comme le mélange Chex et les noix.
La clé est de trouver des substituts de remplissage pour les morceaux d'apéritif à prix élevé. Les articles de dessert comme les biscuits ou les brownies (coupés en deux) peuvent également compter pour vos besoins par client, et ils sont relativement bon marché en comparaison.
Revoir le plan
En ce qui concerne la planification des portions, la meilleure façon d'économiser de l'argent consiste à examiner la logique de chaque élément de votre menu. Ne pas simplement ajouter un article comme des fruits tranchés pour combler un besoin catégorique. Pensez à ce que votre invité va réellement manger et commander de manière appropriée. Faites un sondage auprès de vos employés sur les articles qui, selon eux, seront les plus populaires. Cet exercice simple peut inspirer des changements à votre menu.