Les fournisseurs de planification de partie chaque événement pro devrait savoir

by Rob Hard

Les meilleurs planificateurs d'événements restent au courant des lieux d'événements à la mode dans leur région, des hôtels aux centres de villégiature aux restaurants . Plus important encore, ils établissent de bonnes relations de travail, même amicales, avec la direction des ventes et de la restauration à ces endroits, car ces deux activités aideront à faire ou à ne pas organiser un événement. Ces relations s'avéreront également précieuses pour les événements futurs et, espérons-le, faciliteront votre travail de livraison d'un excellent événement.

Dans la même veine, chaque planificateur d'événements (indépendant ou embauché comme planificateur de réunions dans une organisation) devrait avoir un réseau d'affaires personnel de fournisseurs d'événements de confiance et de fournisseurs pouvant être embauchés pour divers événements.

Non seulement ce réseau réduira-t-il le temps consacré à la recherche de ces entrepreneurs, mais le planificateur d'événements aura appris à travailler avec ces entreprises et individus pour obtenir le meilleur service pour leur client. En fin de compte, le réseautage est incroyablement important dans l'industrie des réunions et des événements.

Quand il s'agit de références, votre réseau (ou son absence) peut faire la différence entre l'atterrissage d'un travail et le regarder aller à la concurrence. Voici les fournisseurs de services événementiels, les fournisseurs et les entrepreneurs que tous les grands organisateurs d'événements devraient avoir sur leur réseau.

01 - Destination Management Company (DMC)

Une société de gestion de destination (DMC) peut apparaître en surface pour être un concurrent d'un planificateur d'événements local, étant donné qu'il se concentre sur les relations avec tous les sites locaux et les services d'accueil, mais en réalité, ils peuvent être d'excellents partenaires.

Lorsque vous planifiez des événements hors de la ville ou en dehors de votre domaine d'expertise, un bon DMC peut devenir votre meilleur ami et votre allié le plus proche. Leurs relations et leurs vastes connaissances locales couvrent souvent tous les aspects de la planification d'événements. Les SCV sont généralement embauchés pour planifier et exécuter toutes les activités hors site et en soirée.

02 - Consultant en communications

Une énorme quantité d'informations doit être communiquée aux clients et aux invités, mais de nombreux planificateurs d'événements n'ont pas l'expertise unique pour produire tout le matériel de communication comme les invitations, les agendas, les documents de conférence, etc.

Un consultant en communication aidera à créer des modèles de matériel qui suivent l'étiquette et les formats appropriés pour chaque type d'outil de communication.

Travaillant avec des écrivains et des graphistes (ou exécutant ces responsabilités directement), cette personne s'assurera que les matériaux intègrent le thème de l'événement, la messagerie et les normes de la marque client. Ils peuvent même aider à la production et à l'impression de ces matériaux.

03 - Concepteur de papeterie

Plus un événement est intime, plus il est flexible avec le style de papier qui peut être utilisé. Les magasins de papeterie locaux ou en ligne ont des options incroyables, et la plupart des journaux peuvent aujourd'hui être imprimés en utilisant une imprimante à jet d'encre qui peut ajouter quelques économies.

Essayez de travailler avec le propriétaire du magasin. Il ou elle doit répertorier des centaines de styles directement dans le magasin (et avoir la possibilité de commander des matériaux personnalisés en cas de besoin). Un concepteur de papeterie fera des suggestions et aidera à wordsmith et imprimer vos matériaux aussi bien.

Conseil stationnaire: En plus des articles de papeterie et des invitations plus classiques ou traditionnels, assurez-vous que l'inventaire comprend également d'autres options uniques.

04 - Distributeur de produits promotionnels

Une des règles de tout événement est de ne jamais laisser un invité rentrer à la maison les mains vides. Peu importe si vous planifiez une réunion avec un client, un séminaire, une conférence, une foire commerciale, un voyage de motivation ou similaire, une chose reste commune: vos invités doivent recevoir et ramener chez eux un objet cadeau approprié.

Votre contact avec les produits promotionnels devrait vous permettre d'accéder aux badges nominatifs, aux bloc-notes, aux stylos, aux crayons, aux vêtements, aux récompenses et à tout autre article que vous ou votre client voudrez peut-être donner à ceux qui participent à votre programme.

Astuce cadeau: Il est toujours préférable de choisir des cadeaux qui reflètent l'image / marque de l'organisation hôte. Le cas échéant, vous pouvez même avoir la possibilité de marquer certains articles avec le logo de l'entreprise ou de l'association.

05 - Photographe

Il s'agit d'un poste budgétaire que de nombreux clients aiment éviter, mais un excellent photographe capturera l'essence d'un événement ou des programmes de plusieurs jours et donnera aux invités un souvenir. Avoir quelques grands photographes dans votre réseau peut être particulièrement précieux lorsque vous êtes embauché pour planifier un événement plus personnel comme un mariage.

Votre photographe devrait également maintenir un réseau de ressources telles que la production vidéo, les techniciens A / V et autres photographes. Le photographe qui incarne l'expertise technique avec le sens du marketing est celui que vous voulez dans votre réseau. Il ou elle comprendra l'art et la raison d'être de tout événement.

06 - Traiteur privé

Tous les événements n'ont pas lieu dans un hôtel ou un restaurant où les services de restauration sont automatiquement fournis. Les réunions internes et les événements sont souvent planifiés dans les organisations elles-mêmes, et la restauration est commandée et livrée. Certains des lieux d'événements les plus uniques, tels que des galeries d'art, des bâtiments emblématiques ou même de beaux parcs, nécessiteront également des services de restauration privés.

Un traiteur peut avoir son propre restaurant, salle de banquet, ou un magasin. En plus d'offrir une gamme d'options de menu qui plaira aux expériences culinaires générales ou ethniques, il ou elle devrait offrir des options incroyables pour le petit déjeuner, le déjeuner, les pauses et / ou le dîner.

07 - Propriétaire du magasin de vin / Sommelier

Votre traiteur s'occupera probablement des besoins en barres pour votre événement, mais un planificateur d'événements aura ses propres raisons d'inclure un expert en vin dans son réseau.

Un bon propriétaire de magasin de vin peut fournir un inventaire (pour des cadeaux de consommation ou d'appréciation) en tant que ressource directe pour des parties privées, mais plus important encore, ce sommelier peut aider à éduquer le planificateur sur le vin.

Conseil de vin: Pour un bonus supplémentaire, établissez une relation directe avec le propriétaire du magasin de vin pour expédier l'inventaire directement à vos clients et inclure une note personnelle de votre part.

08 - Chocolatier

Semblable à un magasin de vin, un grand chocolatier peut vraiment faire un bon planificateur d'événements. Tout le monde aime les ganaches et les truffes au chocolat faites à la main.

Si vous le pouvez, travaillez avec un chocolatier local qui utilise tous les ingrédients frais, mais il y a beaucoup de fabricants de chocolat gourmet qui expédieront directement à votre événement. MarieBelle New York crée des chocolats magnifiquement présentés.

Conseils de chocolat: Si vous voulez vraiment avoir envie, un grand chocolatier peut inclure une image personnalisée sur le dessus des chocolats ou même créer une sculpture en chocolat ou une pièce maîtresse. Ce n'est pas non plus une mauvaise idée de demander à votre contact de conserver vos cartes de visite personnelles dans la boutique pour une livraison personnalisée aux clients.

09 - Fleuriste

Les arrangements floraux grands ajouteront la couleur, la sophistication, et le parfum à une pièce. De nombreux événements incorporeront des arrangements floraux dans le cadre du décor de l'événement tels que les centres de table.

Un bon fleuriste vous proposera diverses idées sur le thème, les couleurs et le budget de votre événement. Il ou elle vous conseillera également les fleurs qui résisteront le mieux à la durée et à la température de votre événement (p. Ex. Les événements extérieurs) et à la saison.

10 - Fournisseur de location de réceptions

Bien que la plupart des sites entretiennent des relations directes avec une firme de location de matériel de fête, il est utile que les planificateurs d'événements entretiennent leur propre relation avec un fournisseur de location de groupe fiable.

Un grand événement peut inclure n'importe quel nombre d'articles pour les décorations, les draps, les planchers, l'éclairage, l'équipement audiovisuel, la vaisselle, la verrerie, les accessoires, les tentes, etc. Une bonne entreprise de location de fiançailles offrira tout cela. Votre fournisseur de location de soirée peut également être une excellente ressource pour vous aider à trouver les meilleurs moyens de soutenir le thème de votre événement.

11 - Office du Tourisme et des Congrès (CVB)

Un bureau des congrès et des visiteurs (CVB) fournira des informations précieuses sur la destination de l'événement, ses services et ses installations. Un CVB économisera du temps et de l'énergie pour tout planificateur de réunions lorsqu'il aura besoin de rechercher des services locaux. Certains CVB offrent même des outils en ligne pour les planificateurs de demander des informations auprès des hôtels participants et d'autres services et lieux.

Le CVB est responsable de la promotion de la destination locale et peut généralement fournir des informations sur l'histoire et les caractéristiques uniques d'une destination. Les planificateurs d'événements doivent contacter le CVB et son personnel comme une ressource pour obtenir des informations détaillées sur les voyages et le tourisme locaux.