Construire un menu d'événement prend plus de considération que de cueillir la nourriture elle-même
Planification du menu des événements
Que vous travailliez avec un traiteur privé ou le responsable de la restauration sur le lieu même de l'événement, il est toujours utile de considérer plusieurs facteurs avant de créer le menu.
La première chose à retenir est que les options de menu qu'ils présentent sont presque toujours 100% flexibles. Et même si la plupart des traiteurs vous permettent de confirmer le menu et le nombre de couverts environ trois semaines avant l'événement, je suggère toujours de confirmer le menu beaucoup plus tôt dans le processus de planification. Voici ce que vous devez savoir avant de commencer.
Déjeuner, déjeuner et dîner
Le menu devrait inclure plusieurs options de repas préemballés et des sélections à la carte élaborées par le chef cuisinier ou le traiteur. L'approche des différents repas de la journée - petit-déjeuner, déjeuner et dîner - est généralement unique. Considérer ce qui suit:
- Petit-déjeuner: En ce qui concerne le petit-déjeuner, les menus emballés sont généralement plus économiques et plus faciles à sélectionner, y compris les options continentales, les buffets chauds et les petits-déjeuners. Si vous offrez un petit-déjeuner avant le début du programme officiel, assurez-vous de choisir l'option qui convient le mieux à l'horaire de votre événement.
- Déjeuner: La plupart des traiteurs offrent plusieurs options de buffet de déjeuner, choix de «déjeuner de travail» (tels que des sandwiches à la carte et les côtés appropriés), et même des déjeuners en boîte. Encore une fois, le meilleur choix de type de repas dépendra entièrement de l'horaire de votre programme, alors considérez combien de temps les invités devront manger.
- Dîner: Vous avez toujours le choix entre des dîners buffets emballés ou des dîners en assiette, et les deux peuvent offrir un choix de trois à cinq plats. C'est là que vous trouverez des éléments qui reflètent les préférences personnelles du chef exécutif et est généralement aussi un moment pour laisser la nourriture briller.
Pause des aliments et des menus de réception
Quand il s'agit de planifier la nourriture lors d'un événement, la planification ne se limite pas toujours à trois repas carrés. En fait, de nombreuses conférences de plusieurs jours nécessitent une planification de la restauration au-delà du petit-déjeuner, du déjeuner et du dîner, peut-être pendant les pauses prévues ou les réceptions de petits déjeuners et de cocktails. Le chef exécutif ou traiteur peut vous présenter plusieurs autres options de repas pré-emballés ainsi que des sélections à la carte:
- Pause Articles: Si votre budget peut se le permettre, les pauses à thème sont toujours plus intéressantes que les boissons et les collations standard.
- Réceptions: La plupart des traiteurs offrent des options à la carte pour les hors-d'œuvre froids et chauds et les forfaits de réception au bar (facturés à l'heure par personne ou à la consommation). Ils peuvent également offrir des plateaux froids et chauds ainsi que des stations de desserts.
Le grand dîner Question: Buffet ou plaqué?
Quel que soit le repas considéré, j'ai rencontré de nombreuses situations lorsque l'équipe de gestion qui a organisé un événement a demandé le mauvais format pour servir un repas.
Les considérations suivantes devraient servir de guide pour déterminer la meilleure façon de servir le repas:
- Plaque : Les repas plaqués nécessitent au moins une heure et demie, sinon deux heures, de l'heure de l'agenda pour bien servir et nettoyer la pièce. Le service de repas plaqué est le plus souvent utilisé pour les dîners et les réunions décontractées des cadres supérieurs.
- Buffet : Essayez d'accorder jusqu'à 1 heure de temps de l'ordre du jour pour tout repas sous forme de buffet. Les buffets sont un excellent format pour le petit déjeuner et le déjeuner.
- Articles réussis: Bien que ce soit une excellente option pour les hors-d'œuvre, le service de passage est généralement utilisé uniquement lors des réceptions.
Considérations sur les besoins spéciaux
Dernier point, mais non le moindre, des considérations de planification de menu tient compte des besoins diététiques spéciaux. Il est essentiel d'incorporer et d'aviser votre gestionnaire de la restauration de toute demande ou de tout besoin spécial que vos invités pourraient avoir, y compris, mais sans s'y limiter:
- Allergies alimentaires
- Exigences religieuses
- Autres restrictions alimentaires
La seule façon de connaître ces besoins particuliers est de demander, et la seule façon de les planifier est d'en discuter avec votre professionnel de la restauration dès que possible.
Remplir une commande d'événement de banquet
L'ordre d'événement de banquet est l'écriture formelle qui détaille tous les éléments de vos besoins de restauration une fois que vous avez passé en revue toutes les considérations et étapes de planification ci-dessus. Il exigera votre signature (en tant que planificateur d'événements), alors examinez attentivement ce document pour en vérifier l'exactitude, car vous et le traiteur vous y référerons plus tard. Il inclura les décisions, demandes et exigences suivantes:
- Nourriture et boissons
- Configuration de la pièce
- Audio-visuel
- Divertissement et décoration
- Honoraires
Événement Articles de budget sur les aliments et les boissons à connaître
Lors de la construction de votre budget de restauration , assurez-vous d'anticiper les frais suivants:
- Les minimums de restauration: La plupart des repas exigent un nombre minimum de personnes et des frais par personne.
- Frais de main-d'œuvre: Des frais minimums sont appliqués pour configurer votre événement. cependant, souvent négociable et renoncé si l'événement répond aux honoraires minimums.
- Frais du chef: facturés si votre événement utilise une station de sculpture.
- Barman fee: facturé si votre événement nécessite des services de barman.
- Frais de location de la salle: Souvent négociable et annulé si l'événement respecte les frais minimums.
- Frais de service et taxe de vente: Prévoir 20% ou pourcentage identifié comme frais de service et taxes locales.