Les propriétaires d'entreprise gèrent souvent leur propre comptabilité pour de nombreuses raisons, notamment la peur de déléguer des informations financières sensibles, de vouloir un contrôle complet et de réduire les coûts de personnel. Ces raisons, bien que certainement valables pour les startups et les petites entreprises, deviennent de plus en plus impraticables à mesure que votre entreprise se développe. Certains propriétaires délèguent des tâches comptables à des membres de la famille ou au personnel de confiance, mais les entrepreneurs les plus performants et les plus avertis apprennent rapidement que la comptabilité et les finances sont la pierre angulaire des affaires et méritent une gestion professionnelle de spécialistes financiers qualifiés.
Les trois principaux postes de directeur financier dans la plupart des entreprises sont comptable ou comptable, contrôleur et directeur financier ou directeur financier.
En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez gérer vous-même les tâches de ces postes ou les déléguer à un membre du personnel ou à un collaborateur de confiance, mais la plupart des propriétaires découvrent que les professionnels recruteurs génèrent de solides avantages en termes de coûts et de valeur. les questions d'affaires. Les résultats de professionnels de la comptabilité d'embauche comprennent - mais ne sont pas limités à - les avantages commerciaux suivants:
- Trouver des économies de coûts dans le processus de fabrication, les relations avec les fournisseurs, les opérations de bureau et la gestion des employés
- Économiser de l'argent sur les taxes
- Gérer un volume toujours croissant de documents internes et de rapports externes
- Concevoir un filet de sécurité financière en atténuant les risques grâce à la couverture d'assurance, à la gestion des stocks, à la diversification et à l'évaluation de la menace fiscale
- Expansions de planification
- Gestion de la paie
- Rationaliser les opérations et maximiser les profits
- Éviter les amendes, les pénalités, les cotes de crédit moins élevées et les frais d'intérêt qui résultent d'échéances manquantes, calculer inexactement la masse salariale, oublier de payer des factures et manquer des occasions d'affaires sensibles au facteur temps
En fait, la plupart des entreprises font des économies en embauchant du personnel financier professionnel pour gérer leurs activités quotidiennes.
Toutefois, selon la taille de votre entreprise, votre secteur d'activité et d'autres facteurs, vous pourriez avoir besoin d'un aide-comptable à temps partiel ou avoir besoin d'un personnel financier complet comprenant un contrôleur et un directeur financier. Décider du personnel financier dont votre entreprise a réellement besoin est une décision complexe qui dépend de nombreux facteurs. Vos besoins changeront presque certainement au fil du temps, et si votre entreprise se développe avec succès, vous pouvez faire défiler toutes ces positions. Les sections suivantes détaillent ce que chaque professionnel fait et explique quand votre entreprise pourrait avoir besoin d'un ou plusieurs de ces spécialistes financiers:
Fonctions essentielles de comptable
La plupart des comptables travaillent de manière réactive en enregistrant ce qui a déjà été fait financièrement dans l'entreprise avec peu ou pas d'influence sur la stratégie commerciale. Les comptables travaillent sur une base transactionnelle et prennent rarement des décisions concernant les transactions commerciales futures. Un comptable talentueux pourrait expliquer vos options, tenir des registres et des rapports à jour, identifier les divergences dans les livres et recommander des idées de réduction des coûts, mais leurs tâches principales sont de relater l'entreprise et ses transactions financières et compiler des rapports à partir de ces informations. Certaines des tâches quotidiennes typiques d'un comptable d'entreprise comprennent:
- Enregistrement des ventes, des dépenses, des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
- Surveiller les coûts des fournitures, les frais de bureau, le loyer, les services publics et les autres coûts fixes et variables
- Gestion de la paie , de la retenue d'impôt, des comptes de taxes de vente, des saisies de salaire et des déductions d'assurance
- S'assurer que les formulaires essentiels et les documents sont remplis et stockés en toute sécurité
- Préparer des rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels pour la direction, les organismes gouvernementaux, les actionnaires, les employés et les intervenants
- Payer ses factures à temps
- Rechercher des fournisseurs alternatifs et comparer les coûts
- Identifier les problèmes tels que les déchets, la mauvaise gestion, la fraude et le vol
- Suivi du matériel, des fournitures, des stocks et des ressources humaines
- Préparer les impôts et les dépôts d'impôts quotidiens, mensuels ou trimestriels pour la ville, l'état, l'IRS, les agences de chômage et les compagnies d'assurance
- Gérer les plans d'assurance et de santé des entreprises et des employés
- Protéger les registres de l'entreprise
- Obtenir des estimations et trouver et payer des services et réparer des personnes
- Vérification des problèmes de conformité
- Gérer les problèmes de crédit des clients à l'interne et le crédit aux entreprises auprès des fournisseurs externes et des prêteurs à l'externe
Savoir quand embaucher un comptable
La plupart des propriétaires d'entreprise - en particulier ceux qui ont un esprit d'entreprise - se soucient de gérer tous les aspects de leur entreprise, et la comptabilité est devenue plus facile avec tous les logiciels intuitifs disponibles. Il est tout à fait possible pour les propriétaires d'entreprise de conserver les livres, mais ce n'est pas nécessairement une bonne idée à mesure que l'entreprise se développe. Lorsque la paperasserie commence à compromettre votre gestion du temps, la satisfaction au travail ou l'efficacité, il est temps d'envisager d'embaucher un comptable. Vous n'avez peut-être pas besoin d'embaucher un travailleur à temps plein et pouvez même externaliser tout ou partie du travail de comptabilité comme la paie. L'embauche d'un aide-comptable est logique si l'une des situations suivantes s'applique à vous et à votre entreprise:
- Vous ne comprenez pas vraiment la comptabilité mais faites confiance au logiciel pour vous dire tout ce que vous devez savoir.
- Vous n'êtes pas familier avec le code fiscal et les stratégies d'évitement fiscal.
- Votre entreprise connaît une croissance rapide en peu de temps.
- Les investisseurs, les prêteurs ou les actionnaires veulent des rapports préparés par des professionnels.
- Vous passez plus de temps à faire les livres que de générer des ventes ou de nouvelles affaires.
- Vous envisagez de développer une région, une industrie ou une gamme de produits différente.
- Vous voulez acheter, vendre ou échanger des actifs.
- Vous avez été informé que vos livres vont être audités.
Embaucher un comptable ne doit pas être un processus douloureux parce que vous pouvez commencer par externaliser le travail à un cabinet comptable professionnel. C'est une stratégie particulièrement efficace si vous n'êtes pas familier avec la comptabilité, l'embauche d'un comptable ou le contrôle des comptables ou des candidats à des emplois financiers.
Quand envisager d'embaucher un contrôleur
Les contrôleurs, parfois appelés contrôleurs, supervisent les teneurs de livres comptables, les gestionnaires fiscaux, les gestionnaires de crédit et les autres membres du personnel comptable tout en rendant compte directement au chef des finances, au chef de la direction ou au propriétaire de l'entreprise. Dans les petites entreprises, un contrôleur peut être le seul comptable public certifié de l'entreprise ou superviser une équipe de comptables. Beaucoup de ces professionnels gèrent leurs tâches avec l'aide d'un employé, d'un aide-comptable ou d'un assistant administratif.
Un contrôleur est responsable de la préparation des états financiers, des plans d'affaires, des budgets, des taxes, des certifications de conformité et des projets spéciaux tels que la planification des stratégies commerciales à court et à long terme, les acquisitions d'entreprises, les ventes d'actifs et les fusions. sécuriser le financement ou les investisseurs. Considéré comme un gestionnaire financier de niveau intermédiaire, les contrôleurs exercent habituellement les fonctions suivantes:
- Gérer le personnel financier.
- Signer des chèques et assumer la responsabilité fiduciaire pour les opérations de l'entreprise.
- Signer des rapports et des documents financiers.
- Établir les politiques et procédures financières de l'entreprise.
- Créer des rapports pour une révision interne.
- Gérer les polices d'assurance et de gestion des risques.
- Protéger les actifs de l'entreprise.
- Préparer, surveiller et mettre à jour les budgets.
- Préparer le fer de lance pour les offres publiques.
- Conseiller les propriétaires et les dirigeants sur les marchés financiers, les tendances et les meilleures pratiques.
- Développer des stratégies fiscales proactives.
- Choisissez et administrez un logiciel de comptabilité.
- Poursuivre les collections.
- Traiter les problèmes de ressources humaines tels que le maintien des dossiers des employés.
- Sensibiliser le personnel aux avantages sociaux et aux responsabilités de l'entreprise.
Les signes qui indiquent que votre entreprise a besoin d'un contrôleur
Plus votre entreprise grandit, plus vous aurez besoin de plus qu'un simple comptable. Si vous avez des actionnaires ou un conseil d'administration composé de personnes qui ne sont pas des amis, des proches et des proches que vous avez nommés, l'embauche d'un contrôleur est une pratique commerciale saine qui protège votre entreprise et vos actifs. En général, un contrôleur se concentre sur la comptabilité alors qu'un directeur financier se concentre sur la finance stratégique.
Au fur et à mesure de l'expansion des parties prenantes de l'entreprise, un contrôleur fournit des rapports de gestion tactique et une supervision du personnel sur les questions comptables tandis que le CFO s'occupe de la planification financière et assume la responsabilité du contrôleur et de l'équipe comptable. La plupart des petites entreprises ne peuvent pas se permettre d'avoir un contrôleur à temps plein, mais à mesure que l'entreprise se développe, vous ne pouvez pas vous permettre d'opérer sans contrôleur, même s'il travaille à temps partiel ou en tant que consultant.
Quand embaucher un directeur financier
Les directeurs financiers travaillent au-delà des limites strictes en prenant part à toutes les décisions d'affaires et en défendant les meilleurs intérêts financiers de l'organisation. Comme tout entrepreneur chevronné ou propriétaire d'entreprise le sait, des évaluations financières strictes ne sont qu'un des objectifs commerciaux d'une entreprise prospère. Les initiatives qui génèrent de forts profits pourraient facilement affaiblir l'entreprise avec des clients qui n'aiment pas payer des prix élevés pour des produits inférieurs ou des clients fidèles qui accordent plus d'importance aux objectifs, aux principes, à l'engagement environnemental ou aux techniques d'exploitation d'une entreprise.
Les meilleurs directeurs financiers évaluent non seulement les coûts de faire des affaires mais également les risques et les menaces qu'une entreprise peut générer. En tant que hauts dirigeants, les directeurs financiers travaillent avec les propriétaires, les conseils d'administration, la haute direction et d'autres intervenants clés et jouent un rôle essentiel dans la recherche et le développement, la surveillance des sociétés, la conformité aux règlements et les opérations quotidiennes. Les autres fonctions du chef des finances comprennent:
- Diriger une entreprise par le biais de fusions, d'acquisitions, d'offres publiques et de changements dans la structure et les opérations de l'entreprise
- Gérer les grandes expansions d'entreprises vers de nouveaux marchés
- Plaider pour des pratiques financières saines dans la prise de décision complexe
- Gestion des actifs et des relations financières avec plusieurs parties prenantes
- Rationalisation des opérations
- Évaluer et gérer les risques financiers
- Planification d'objectifs financiers à court et à long terme
- Interpréter les données de marché à partir de plusieurs indicateurs financiers et tendances commerciales
- Comprendre les raisons pour lesquelles les marchés commerciaux fonctionnent comme ils le font
- Déterminer comment investir les actifs de l'entreprise
- Prévision des tendances du marché et comment l'entreprise peut en tirer profit
Chaque partie de l'entreprise dépend fortement des fonctions combinées de son chef des finances: supervision du contrôle, gestion de la trésorerie et planification et prévisions sur des questions financières critiques.
Des besoins de gestion financière de plus en plus exigeants
Les petites et moyennes entreprises ont des besoins de comptabilité et de comptabilité en constante évolution au fur et à mesure que leurs activités se développent. Les propriétaires ou les membres de l'équipe désignée gèrent souvent la comptabilité des petites entreprises et des entreprises en démarrage à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Finalement, cependant, la plupart des entreprises déterminent que l'embauche de teneurs de livres professionnels - à temps plein ou à temps partiel et à l'interne ou sous-traitance - libère le personnel des tâches essentielles et favorise une plus grande précision, une meilleure conformité et une meilleure supervision. Le bon comptable s'assure que les rapports sont déposés à temps et aide les entreprises à identifier les stratégies d'économies, la fraude, le vol et le gaspillage.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que les exigences de votre temps se multiplient, vous pourriez avoir besoin d'un personnel financier supervisé par un contrôleur ou un directeur financier pour gérer les finances de plus en plus sophistiquées de l'entreprise. Vos options incluent l'embauche à temps plein, le personnel interne ou externaliser la comptabilité et les fonctions financières à un service de comptabilité professionnel chevronné. Les deux options sont des moyens tout aussi valables de renforcer la solidité financière de votre entreprise, mais de nombreuses petites et moyennes entreprises profitent des avantages d'embaucher des conseillers au besoin pour éviter les coûts élevés d'embauche de professionnels à temps plein.