Avoir un plan et s'en tenir à cela
Les entreprises et les consommateurs écrivent un nouveau contrat. Tout repose sur la responsabilité sociale des entreprises et les attentes des clients
Des chercheurs de Cone Communications, experts en marketing de cause, ont découvert que neuf consommateurs sur dix s'attendent à ce que les entreprises qu'ils achètent soient responsables et redonnent à leurs communautés.
Les entreprises veulent vendre leurs produits mais veulent aussi être de bons citoyens.
C'est un gagnant-gagnant pour le marketing lié à la cause , dont le parrainage fait partie. Les consommateurs aiment les entreprises qui s'en soucient. Comment mieux exposer ces soins que d'aider à sponsoriser votre événement?
Mais, ma charité est petite et locale, pourrait-on dire. C'est vrai, mais les entreprises locales et même les points de vente locaux des chaînes nationales sont encore plus intéressés par la construction de la bonne volonté là où vous et ils vivent.
Qu'est-ce que le parrainage?
Le parrainage est une voie à double sens entre un organisme de bienfaisance et une entreprise. L'organisme de bienfaisance obtient de l'aide pour les dépenses de l'événement; et l'entreprise bénéficie d'une exposition, d'un marketing à faible coût et d'une bonne volonté.
Les organismes de bienfaisance qui comprennent ce qui motive les entreprises à parrainer peuvent gagner lors du jeu de parrainage.
Comment un petit organisme de bienfaisance peut-il rivaliser?
Les grands organismes de bienfaisance nationaux ont du personnel affecté à la commercialisation liée aux causes , ou ils peuvent embaucher des consultants spécialisés dans les programmes de parrainage.
Mais ne désespérez pas si votre organisation est petite, locale, et votre personnel est principalement bénévole. Vous pouvez toujours obtenir des sponsors pour votre événement.
Prévoyez juste de travailler dans le quartier.
Pensez à des cercles d'influence concentriques dans votre ville ou votre village. Commencez avec les gens que vous connaissez bien, travaillez dans la communauté où vous avez une proximité physique avec les entreprises, puis abordez le cercle plus large composé d'entreprises que vous ne connaissez pas personnellement ... pour le moment.
De nombreuses organisations ne pensent qu'au Wal-Mart ou au siège social de la banlieue lorsqu'ils envisagent de parrainer une entreprise.
Donc, il n'est pas étonnant qu'ils se découragent et sentent que le soutien aux entreprises d'atterrissage est une cause perdue. Pensez plus petit, plus proche, et sur les entreprises maman et pop.
Commencez avec votre budget d'événement
Développer un budget pour votre événement. Combien coûtera le lieu? La publicité? Configuration physique? Lumières, microphones, divertissement, cadeaux tels que des t-shirts? Sécurité, impression, nourriture et service alimentaire?
Comment allez-vous générer des revenus de l'événement? Voulez-vous facturer des frais par personne? Y a-t-il déjà de l'argent dans le budget consacré à l'événement? Certains donateurs ont-ils déjà promis un soutien?
Combien de sponsors commerciaux de l'année dernière se sont connectés à nouveau? Quelle part du revenu aidera à soutenir l'événement et combien ira à votre cause?
Une fois que vous avez déterminé combien d'argent vous devez augmenter, vous pouvez définir des niveaux de parrainage pour les entreprises que vous approchez. Trouvez des noms de créations pour chaque niveau de parrainage. Évitez les noms surutilisés comme l'or, l'argent et le bronze. Pensez aux noms qui reflètent la nature de votre charité ou de sa mission.
Combien de commandites aurez-vous besoin à chaque niveau pour atteindre votre objectif?
Mettre en place plusieurs commandites à des niveaux peu élevés qui attireront les petites entreprises, un parrainage de taille moyenne pour une plus grande entreprise, et peut-être un parrainage substantiel pour une entreprise chef de file.
Vos parrainages devraient former une pyramide, avec plusieurs petits en bas, et moins en haut. Vous pouvez même appliquer la pyramide des donateurs ou un tableau-cadeau qui fonctionne si bien pour les campagnes de financement à vos commandites d'événements.
Prévoyez de dépasser le nombre de commandites au niveau de la base de sorte que si vous n'en obtenez pas un gros, ce ne sera pas dévastateur.
N'oubliez pas de compiler une liste de cadeaux en nature que vous pouvez utiliser si une entreprise préfère ne pas donner d'argent.
Une chaîne de restaurants peut vouloir donner le lieu par exemple pendant que votre cour de bois locale pourrait fournir les matériaux pour la scène et la toile de fond.
Assignez à chaque niveau de parrainage, une liste de comment vous allez promouvoir le sponsor avant et pendant l'événement.
Il peut s'agir de logos dans le programme, d'une signalisation, d'une table d'entreprise, de communiqués de presse annonçant le parrainage, de cadeaux ou de dégustations d'échantillons.
Si vous êtes actif sur les réseaux sociaux, assurez-vous d'en faire état auprès des sponsors. Un sondage a révélé que les avantages numériques se classent au troisième rang avec les commanditaires d'aujourd'hui, juste derrière l'exclusivité et la signalisation.
Laissez de la place pour être flexible. Chaque sponsor potentiel pourrait avoir ses besoins marketing spécifiques, ou souhaiter apporter des contributions en espèces et en nature.
Préparez votre public / Matrice d'appariement des sponsors
Avant de demander aux entreprises de sponsoriser votre événement, réfléchissez aux audiences que votre événement atteindra. Faites une liste détaillée.
Allez-vous rejoindre les familles? Jeunes enfants? Les nouvelles mères, les retraités, les personnes à revenu élevé, les grands-parents, les enfants d'âge scolaire, les personnes âgées?
Pensez gros à votre public.
Votre événement principal pourrait être un festival de théâtre d'été pour les enfants de 6 à 12 ans, mais pensez seulement à tous les adultes qui seront là avec leurs enfants.
N'oubliez pas les grands-parents qui viendront voir leurs petits-enfants, sans parler des frères et sœurs plus âgés et des enseignants qui vont aider.
Ajouter les fournisseurs à votre liste qui pourrait participer à la foire en plein air, vous mettra en scène avant et après les spectacles.
Une fois que vous avez une liste d'audiences possibles, faites une liste des types d'entreprises qui sont également intéressés par ces audiences.
Certes, toute entreprise qui vend ou sert à des familles ou qui est éducatif peut être intéressée.
Les restaurants qui dépendent de l'entreprise familiale et qui accueille les enfants sont des possibilités. Envisager des vêtements pour enfants et des magasins de chaussures, des restaurants de restauration rapide et des lieux de divertissement tels que les cinémas.
Trouvez des magasins qui feront la vente de rentrée scolaire, des magasins de jouets, des écoles privées et des grands magasins de toutes sortes.
Considérez toutes les entreprises de services qui s'intéressent aux familles, comme les bureaux d'assurance-automobile, les bureaux d'entreprise qui ont des employés avec enfants et les sociétés qui pourraient chercher des occasions de bénévolat pour leurs employés .
La matrice audience / sponsor vous aidera à identifier les entreprises qui pourraient être intéressées par le parrainage de votre événement et vous aidera à construire votre argumentaire de vente auprès de ces entreprises.
Devriez-vous appeler, envoyer un courrier ou visiter des entreprises?
Certains organismes de bienfaisance pensent qu'ils peuvent simplement rédiger une lettre au sujet de leurs événements et des possibilités de commandites, les envoyer à toutes les entreprises dans leur communauté, et, par magie, des commandites seront mises en place.
Cela ne fonctionne pas comme ça. Pensez juste à la pile de courrier que chaque entreprise reçoit. Pourquoi accorderait-il beaucoup d'attention à une lettre ou même à un programme de parrainage complet d'un petit organisme sans but lucratif local demandant de l'aide?
Si vous envoyez une lettre, faites-la spécifique à cette entreprise, puis faites un suivi par téléphone ou par un autre contact personnel.
N'ayez pas peur des appels à froid. Selon IEG, une entreprise qui aide les organisations et les sponsors à se rencontrer, 55% des parrainages viennent du cold calling.
Utilisez les appels téléphoniques, les visites, le courrier et l'e-mail de manière interchangeable en fonction des circonstances. Une seule méthode de contact ne fonctionnera pas. Utilisez une approche intégrée et soyez systématique et persistant.
Utilisez votre cercle intérieur pour trouver les meilleures pistes pour les sponsors potentiels
Demandez à vos bénévoles (en particulier aux membres du conseil ) s'ils ont un lien avec une entreprise locale.
Se sentiraient-ils à l'aise de faire un pas à l'entreprise pour obtenir de l'aide ou, au moins, de fournir une introduction au décideur? Proposez d'assister à une réunion avec le bénévole.
Suivi sur tous ces prospects. Si un bénévole dit qu'il contactera son employeur ou son cousin qui possède le bureau d'assurance, écrivez-le et faites un suivi. Le volontaire a-t-il pris contact? Qu'est-il arrivé? Comment puis-je vous aider?
Travaillez le cercle géographique que vous pouvez atteindre physiquement
Marcher autour de la zone immédiate où se trouve votre organisme de bienfaisance et où vous prévoyez d'organiser votre événement.
Notez les noms de toutes les entreprises, recherchez leurs coordonnées, puis appelez-les au sujet de votre prochain événement. Fixez un rendez-vous pour leur parler en personne.
Lors de cette réunion, faites une présentation marketing à l'entreprise. Expliquez qui participera à votre événement, comment vous ferez la publicité de leur parrainage et présenterez les niveaux de parrainage.
Si vous n'avez pas d'engagement à ce moment-là, laissez des documents préparés et votre carte de visite.
Envoyez immédiatement une note de remerciement, en joignant une autre carte de visite et une copie de votre plan de parrainage. Ensuite, faites un appel téléphonique une ou deux semaines plus tard. Continuez à faire cela jusqu'à ce que vous pensiez qu'il n'y a aucune chance de soutien de cette entreprise.
Travaillez votre cercle d'influence externe
Faites une liste de toutes les entreprises de taille moyenne et grande dans votre région.
Pensez aux gros employeurs, aux chaînes d'épiceries et aux points de vente faisant partie d'une grande entreprise.
Appelez ces entreprises et demandez qui gère leur marketing, leurs contributions caritatives, ou leurs commandites, et comment vous devriez les contacter.
Demandez des directives à la société pour les demandes charitables. Certaines grandes entreprises ne travailleront qu'avec les organismes sans but lucratif 501 (c) (3) enregistrés, par exemple. Ensuite, contactez la personne ou le département approprié de la manière qu'ils préfèrent.
Le bureau de l'entreprise pourrait vouloir recevoir une proposition de lettre , ou avoir un formulaire en ligne à l'intention des organismes de bienfaisance. Quoi qu'il en soit, suivez les instructions, mais faites un suivi dans une semaine ou deux pour savoir si l'entreprise a obtenu l'information et ce que vous devriez faire ensuite.
À chaque point de contact, essayez d'avoir une réunion avec quelqu'un pour que vous puissiez faire votre présentation en personne. Préparer un ensemble de propositions de parrainage à présenter et à laisser derrière. La proposition peut être simple ou plus complexe, selon la nature de votre événement. Voici un modèle de proposition sur lequel vous pouvez travailler.
Une filiale locale d'une grande organisation peut vous référer au siège social dans une autre ville. Ne quittez pas à ce moment-là. Écrivez ou appelez ce bureau, en mentionnant que le magasin local ou le bureau vous a envoyé.
Les entreprises reçoivent des centaines de demandes par an. La plupart ne vont nulle part simplement parce que le but non lucratif n'a pas continué à suivre. Alors n'abandonne pas.
Même si vous n'obtenez pas de parrainage cette fois-ci, vous informerez l'entreprise sur qui vous êtes et ce que fait votre organisme de bienfaisance. Cela ouvrira la voie à une participation à une date ultérieure.
Conservez des enregistrements détaillés de ces contacts pour savoir ce que vous avez fait et ce que vous devez faire ensuite. Lorsque vous vous découragez, n'oubliez pas que vous construisez des étapes vers une relation future.
Formaliser les accords de parrainage et cultiver la relation
Une fois que vous avez conclu une entente de parrainage avec une entreprise, envoyez une lettre de remerciement confirmant ce que chaque partie fournira et quand.
Avec votre sponsor principal, vous voudrez peut-être établir un contrat spécifiant les responsabilités de votre organisation et du sponsor. Envoyez une autre note de remerciement lorsque la contribution est reçue.
Envoyez les mises à jour de vos sponsors sur votre planning pendant la période précédant l'événement. Assurez-vous qu'ils reçoivent vos bulletins d'information et autres communications. Encouragez-les à vous appeler s'ils ont des questions. Si le répondant appelle, assurez-vous de répondre rapidement à leurs questions.
Invitez des représentants de l'entreprise à participer à toute activité pré-événement que vous pourriez avoir, comme une réception ou une conférence de presse pour annoncer l'événement. Donnez à vos sponsors beaucoup de publicité ... même au-delà de ce que leur accord de parrainage exige.
Assurez-vous d'envoyer une invitation à l'événement aux entreprises qui ont choisi de ne pas participer. Remerciez-les pour leur considération de votre demande et invitez-les à visiter et profiter de l'événement.
Lorsqu'une entreprise voit que votre événement a été un succès et que d'autres entreprises ont aidé à le soutenir, ils peuvent choisir d'être un sponsor l'année suivante.
Après l'événement, fournir aux commanditaires beaucoup de documentation
Voulez-vous que les sponsors reviennent l'année prochaine?
Prenez beaucoup de photos lors de l'événement montrant la signalisation du sponsor, les participants s'amusant, et les activités que la contribution du sponsor a rendu possible.
Envoyer des rapports sur la présence, l'argent recueilli, et à quoi cet argent a servi. Organiser des bénévoles pour écrire des notes d'appréciation aux commanditaires, envoyer des certificats de soutien, ou plusieurs copies de votre bulletin d'information qui montrent des photos de l'événement.
Trouver et obtenir des sponsors d'entreprise est un travail très dur, surtout quand votre événement est nouveau.
Mais ce travail, s'il est bien fait, peut mener à des partenariats très satisfaisants pour l'avenir. Comme pour tout donateur de votre organisation, vous devez trouver les entreprises qui travailleront avec vous, les prendre en charge en les intégrant à votre famille organisationnelle, et les garder heureux et impliqués à long terme.
Ressources utiles:
- Cause Forum de marketing
- RunWalkRide.com
- SponsorPark
- Conseil national des organismes sans but lucratif