Mettre en place un plan de secours
Idéalement, vous devriez toujours avoir un plan de secours en place en cas de maladie soudaine ou d'autres urgences, mais si un employé clé fait allusion à un départ ou donne un avis, vous devez immédiatement élaborer un plan pour que quelqu'un d'autre s'occupe de ses tâches.
Les gestionnaires de haut niveau et les substituts potentiels devraient comprendre tous les aspects de son rôle.
Une grande partie du plan de relève est la documentation. Tout ce que chaque employé travaille devrait faire partie d'un manuel public, d'un calendrier, d'une liste de choses à faire ou d'un fichier. Cette documentation doit inclure des informations de contact pour les parties externes ainsi que des explications sur le fonctionnement des macros Excel, des programmes informatiques ou des autres raccourcis créés par l'employé.
Le plan devrait également inclure une liste claire des priorités afin que les employés restants ne soient pas débordés et sachent quelles tâches ont préséance sur leur travail actuel.
Considérer la sécurité de l'information
Les employés clés ont souvent accès à des comptes bancaires, à des systèmes informatiques importants et à des services en ligne. Bien que les cas d'inconduite intentionnelle ou de vol d'information soient rares, il est toujours préférable de retirer leur accès dès qu'ils n'en ont plus besoin.
En plus de supprimer l'accès, vous devez vous assurer que vous le conservez.
Par exemple, un autre employé peut avoir besoin d'une autorisation de signature de chèque pour conserver un système de signature de chèque à deux signatures. Si le salarié partant s'est inscrit à un service en ligne, tel que l'analyse de votre site Web, en utilisant le courrier électronique de l'entreprise, veillez à lui faire transférer les informations d'identification.
Émettre un chèque de paie final et des avantages
Les employés qui partent ont droit au paiement de leur dernier chèque de paie et des avantages accumulés, tels que les jours de vacances non utilisés.
Les paiements pour les avantages sociaux accumulés dépendent de votre contrat de travail et des lois locales.
La loi de l'Etat fixe également le calendrier pour effectuer le paiement. Vous avez généralement ce qui aurait été le jour de paie régulièrement prévu si l'employé était resté avec votre entreprise. Beaucoup d'entreprises préfèrent que les employés au départ signent leur dernier chèque de paie en personne le dernier jour. Travaillez avec vos services de comptabilité pour calculer le montant final dû.
Mettez à jour vos états financiers
Si un employé a déjà gagné des options d'achat d'actions ou une rémunération différée, la dépense et le passif connexe sont probablement déjà enregistrés dans vos livres. Si le départ déclenche un parachute doré ou une autre durée du contrat, l'indemnité due ne peut être qu'une note de bas de page - si elle est incluse dans vos états financiers.
Plutôt que d'attendre la prochaine période de déclaration, demandez à votre comptable de faire immédiatement les écritures de journal appropriées pour refléter les transactions financières qui ont eu lieu avec le départ de l'employé. Cela vous donne un avertissement préalable au cas où vous avez besoin d'expliquer ou d'ajuster pour un changement dans les bénéfices causés par les paiements.
Avertir les investisseurs
La plupart des employés sont considérés comme remplaçables, et leurs départs ne seraient probablement pas considérés comme importants pour les décisions d'investissement.
Cependant, il existe des exceptions. Un exemple serait le départ d'un éminent scientifique dont le départ perturberait la recherche considérée comme centrale dans les opérations de son entreprise.
Quoi qu'il en soit, comme la meilleure pratique, vous devriez envoyer un communiqué informant vos investisseurs sur le départ de tout employé clé. Cela peut aider à calmer les craintes d'agitation ou de dissension dans vos rangs et empêcher les investisseurs d'envisager de retirer leur soutien. C'est aussi un bon moyen de tenir les investisseurs au courant de ce qui se passe à l'intérieur de votre entreprise et de leur faire savoir comment vous prévoyez vous développer à l'avenir.