Rendre votre espace de bureau à domicile fonctionnel et efficace
Travailler à la maison offre de nombreux avantages - de la flexibilité de définir votre propre horaire à gagner du temps et de l'argent du gaz en éliminant pratiquement votre trajet quotidien. Cependant, réussir dans un bureau à domicile nécessite de créer un espace de bureau qui favorise l'efficacité dans un environnement de travail non traditionnel. Considérez les conseils suivants pour vous aider à définir un espace de travail professionnel pour votre nouvelle entreprise.
01 - Dressez une liste de vos besoins essentiels en matière de bureau à domicile
02 - Choisissez une zone dédiée pour votre espace de bureau à domicile
Une fois que vous avez établi votre liste de besoins critiques, vous avez une meilleure idée de la place dont vous avez réellement besoin pour un bureau. Dans cet esprit, vous pouvez maintenant choisir une zone dédiée de votre maison pour les bureaux. Idéalement, le bureau devrait être dans une zone tranquille avec un certain niveau d'intimité. Ceci est particulièrement important si vous partagez la maison avec un conjoint, des enfants ou même un colocataire. Par exemple, une pièce de rechange avec une porte peut être la meilleure parce qu'elle peut aider à filtrer le bruit du reste de la maison. Ou, si vous rencontrez des clients dans votre bureau à domicile, il peut être plus efficace de choisir une chambre près de l'entrée principale de la maison.
03 - Soyez créatif: Équilibrer l'espace de travail et les exigences de stockage
Souvent, un bureau à domicile a une quantité limitée d'espace et peut se sentir à l'étroit même avec seulement une chaise et un bureau dans la pièce. Cependant, maintenir un bureau professionnel dépend d'une bonne organisation. Cela signifie planifier un espace qui a beaucoup de place pour le stockage (fichiers, fournitures, etc) et un espace suffisant pour s'étendre et travailler. Vous devrez peut-être être créatif. Par exemple, construisez votre propre bureau qui utilise des classeurs comme base avec du bois ou un comptoir en stratifié pour le dessus. Vous devrez peut-être également stocker des fichiers dans une autre pièce. Gardez à l'esprit, la règle générale est que tous les fichiers ou fournitures que vous utilisez fréquemment devraient être facilement accessibles. Encore une fois, l'objectif est de créer un espace de bureau organisé qui répond à tous vos besoins de base.
04 - Illuminez votre bureau à la maison avec un éclairage approprié
Lorsque c'est possible, choisissez un espace pour votre bureau qui laisse passer beaucoup de lumière naturelle. Cela fournit une bonne base pour un espace de travail lumineux qui peut ensuite être amélioré avec un éclairage plus direct. Si votre bureau laisse peu ou pas d'éclairage extérieur, l'éclairage d'accès devient encore plus important. Commencez par fournir des lumières générales qui remplissent la plus grande partie de la zone de travail. Ensuite, pensez à ajouter un éclairage de travail, ou des lampes de bureau et des lampadaires qui peuvent donner un éclairage concentré à votre espace de travail spécifique. Enfin, quel que soit le type d'éclairage disponible, assurez-vous que l'écran de votre ordinateur est positionné de manière à éviter l'éblouissement. L'objectif est de créer un éclairage équilibré qui minimise la fatigue oculaire.
05 - Utilisez un téléphone dédié pour votre entreprise à domicile
L'un des nombreux avantages du travail à domicile est d'avoir réduit les frais généraux. Cependant, les économies initiales du partage d'une ligne téléphonique avec votre maison et votre entreprise peuvent finalement vous coûter. Un téléphone résidentiel est moins professionnel et peut permettre aux clients de remettre en question la légitimité de l'entreprise. L'un des pièges courants de l'utilisation d'un téléphone à domicile est de devoir partager la messagerie vocale qui utilise un message de la famille et des entreprises. Il confond les clients. De même, lorsque vous partagez un téléphone, vous risquez d'avoir un enfant ou un autre membre de la famille qui répond au téléphone, ce qui donne l'impression que vous n'exploitez pas de véritable entreprise. Il est préférable d'utiliser une ligne téléphonique dédiée pour votre bureau à domicile. Bien sûr, cela peut inclure l'utilisation d'un téléphone cellulaire ou d'un téléphone VoIP (Internet).
06 - Investir dans le bon équipement de bureau à domicile
Il est essentiel de commencer dans votre bureau à domicile en utilisant le bon équipement, et les téléphones ne sont pas les seuls équipements indispensables. Malheureusement, il peut être tentant de lésiner sur l'équipement clé et de faire des folies sur des articles inutiles, comme le décor de bureau. L'argent doit être dépensé sur un bon bureau avec un espace de travail approprié, une chaise confortable qui peut fournir un support dorsal, des ordinateurs avec une mémoire et des performances efficaces, une connexion Internet rapide et tout autre équipement, outil ou logiciel spécialisé votre domaine d'expertise.
07 - Séparer le professionnel du personnel
Lorsque vous travaillez de la maison, il est important de garder votre vie personnelle de déborder dans votre vie professionnelle (et vice versa). Mettre en place un compte bancaire d'entreprise est la première étape pour vous aider à éviter de mélanger les dépenses personnelles avec vos dépenses d'entreprise. Pour réduire davantage la confusion, essayez de stocker vos chèques personnels, vos dossiers et même votre courrier dans une pièce distincte de votre bureau. Segmenter complètement ces deux parties de votre vie peut aussi vous aider au moment des impôts. Les déductions fiscales liées aux bureaux à domicile sont de plus en plus examinées, et plus vous pouvez prouver que le bureau est un domaine complètement séparé et dédié, le mieux en termes de définition des IRS d'un bureau à domicile .
08 - Utiliser les processus et procédures formels dans votre bureau à domicile
Il n'est pas nécessaire d'écrire un manuel d'employé officiel ou de publier une liste de règles de bureau, mais il est utile de déterminer un système d'opérations officiel pour votre bureau à domicile. Cela inclut tout, de la standardisation de la tenue des dossiers et du paiement des factures à l'enregistrement des heures passées avec les clients et au kilométrage pour les voyages d'affaires. Garder quelques procédures formelles en place pour les fonctions commerciales standard assurera que votre bureau reste organisé, et cette information est disponible où et quand vous en avez le plus besoin.
09 - Établir les heures de bureau
La flexibilité est un avantage clé de travailler pour vous-même dans un bureau à domicile. Pourtant, il faut encore que vous y consacriez pas mal de temps. Fixer un horaire typique pour travailler dans votre bureau vous aidera à rester concentré. Peut-être encore plus important, le maintien des heures de bureau standard (pour la plupart) aide également vos clients à savoir quand vous êtes disponible et peut être atteint. Après tout, vous pouvez faire une grande partie de votre travail de création au milieu de la nuit, mais vos clients gardent plus que probablement des heures traditionnelles et ont besoin d'avoir accès à vous dans ce délai. La mise en place d'heures de bureau peut également aider à minimiser les distractions et les appels non annoncés ou les visites d'accueil d'amis et de famille bien intentionnés.
10 - Keep Time: Accrochez une horloge dans votre bureau à domicile
Une fois que vos heures de bureau sont fixées, n'oubliez pas d'accrocher une horloge sur un mur ou d'en placer une sur votre bureau - partout où elle est clairement visible. Bien que cela puisse sembler risible (ou évident), la vérité est que lorsque vous travaillez à la maison, il est facile d'oublier le temps. Avant que vous le sachiez, vous avez travaillé une journée de 14 heures, pour le troisième jour consécutif. Même si votre travail est à la maison, il arrive un moment où vous l'appelez un jour et fermez votre porte au bureau.