01 - Evernote est-il le bon outil de CRM?
Commençons tout de suite par le fait qu'Evernote n'a pas été créé pour la gestion des prospects ou des contacts, et les personnes d'Evernote n'essaient pas de le commercialiser pour ces tâches. Il n'est pas conçu ni commercialisé comme une solution CRM, Customer Relationship Management . Cependant, une fois que vous avez commencé à transférer une grande partie de vos tâches de gestion et de collecte d'informations dans Evernote, il est naturel que vous l'utilisiez pour gérer vos prospects, vos contacts et vos clients.
Étant donné qu'il ne s'agit pas d'une base de données conçue pour ces tâches, l'utilisateur doit s'adapter à certaines limitations et vous devez examiner de manière réaliste ce que vous attendez d'un outil de gestion des informations client. La première chose que nous devrions convenir est que CRM, Customer Relationship Management , consiste à enregistrer des informations sur nos contacts et clients, à capter nos interactions avec eux, et à accéder facilement à ces informations plus tard pour le marketing et le service client.
02 - Ce que je veux d'Evernote et du CRM
L'approche CRM minimaliste de l'immobilier
Je prends une approche minimaliste du CRM immobilier. Je ne veux pas passer beaucoup de temps à capturer toutes les informations sur mes contacts qu'ils sont prêts à partager. Je ne fais pas de vœux d'anniversaire, je n'ai pas besoin de suivre les noms et les notes des enfants à l'école, et je ne me soucie pas non plus du type de voiture qu'ils conduisent ou de leurs restaurants préférés. Si vous le faites, je ne dis pas que Evernote ne fonctionnera pas, parce que ce sera le cas. Mais, je pense juste que le temps et les efforts impliqués dans la tentative de capturer et de classer cette information est beaucoup plus oppressif que la valeur que je reçois et l'impression que je fais sur les gens avec un souhait d'anniversaire envoyé par courriel.
Ce que je veux d'un outil CRM
Il y a bien sûr une certaine quantité de renseignements personnels que nous devons conserver afin de communiquer avec nos clients et clients, ainsi que pour fournir un service à la clientèle de premier ordre, y compris:
- Tous les noms de décideurs
- Adresses, maison et travail
- Numéros de téléphone, maison, travail, cellule
- Type de contact / prospect; acheteur, vendeur, vendeur, entrepreneur, compagnie de titre, évaluateur, inspecteur, etc.
- Pour les acheteurs, des informations sur ce qu'ils veulent
- Pour les vendeurs, des informations sur leur propriété
- Enregistrement des emails et des conversations téléphoniques
- Joindre des documents pertinents pour le contact / la transaction
- Les renvois ils nous envoient pour merci
Vous pouvez avoir plus d'informations, et c'est bien, mais ce sont mes exigences minimales. Alors, pourquoi s'embêter avec Evernote quand il existe des solutions de CRM spécialement conçues pour cette tâche? Pour moi, c'est simplement le fait que j'ai rassemblé presque tous les aspects de ma gestion d'entreprise dans Evernote, alors pourquoi en faire un outil séparé? J'utilise déjà Evernote et des outils tiers pour capturer des documents, des interactions avec les clients, des photos et bien plus encore, c'est donc une extension naturelle de ne pas avoir d'informations résidant dans plus d'un endroit.
03 - Contacts d'affaires Informations de base
J'ai déjà écrit à propos de KustomNote, et c'est ce que j'utilise pour faire de CRM un jeu d'enfant avec Evernote. L'image montre une partie de la zone de saisie pour un nouveau contact professionnel dans mon formulaire. Vous pouvez voir que j'ai créé un formulaire distinct pour les contacts professionnels avec les types. Ce n'est pas utilisé pour les prospects et les clients, mais je vais vous montrer celui-là. Je veux des informations quelque peu différentes pour les deux types de contact différents, et il est plus efficace d'avoir différents formulaires de saisie au lieu d'un qui est beaucoup plus long.
Concevez votre formulaire comme vous le souhaitez, mais vous pouvez voir dans l'image que le mien obtient les informations de contact de base pour le nom, l'adresse, les affaires, les téléphones, les courriels et le type de contact; évaluateur, société de titre, inspecteur, etc. Pour actualiser votre mémoire sur KustomNote, une fois que vous avez envoyé le formulaire, il crée automatiquement la note dans Evernote.
04 - Formulaire de saisie Prospect / Client / Client
C'est un formulaire (voir image) pour le même type d'information de base, mais dans ce cas pour quelqu'un avec qui nous espérons faire une transaction acheteur ou vendeur. Dans ce formulaire, j'ai des champs pour le type de prospect / client, tels que l'acheteur, le vendeur, l'investisseur, etc. Ceci est l'information de base qui s'appliquerait à tout prospect, client ou client.
05 - Evernote triant et trouvant ces formes encore
Souvenez-vous que lorsque des notes s'affichent dans Evernote, que nous examinions le contenu d'un bloc-notes, toutes les notes ou les résultats d'une recherche, nous voyons les notes affichées avec la plus récente remontant dans le temps. Nous avons maintenant un dilemme, car les informations les plus importantes et les plus fréquemment utilisées sont dans ce message d'info CRM, qui sera la toute première ou presque la première note que nous produisons pour chaque contact. Cela signifie qu'il s'affichera en bas de la liste des notes.
Ce que je fais avec KustomNote est de mettre en place un préfixe pour chaque titre de note pour me permettre de remonter cette note particulière d'elle-même ou en haut d'une courte liste. En utilisant des préfixes avec KustomNote, je peux obtenir des résultats limités qui répondent à mes besoins d'information spécifiques. Les balises fonctionnent également, et vous pouvez les définir dans KustomNote, mais cela nécessite plus de taper pour affiner vos résultats de recherche.
Maintenant que j'ajoute toutes sortes de nouvelles informations, de notes, de pièces jointes de documents, de courriels et d'enregistrements de conversations, ils s'accumuleront sur le dessus, mais je peux toujours extraire facilement les informations de base. Tout sera toujours associé au nom du contact. C'est comme ça que ça devrait être, car vous voulez toujours voir les choses les plus récentes en haut quand vous faites une recherche de contact. Nous utiliserons également ce préfixe pour d'autres formulaires, comme nous le verrons dans la partie 2 de la série de documents Prospect et gestion des contacts 3.