Ce que vous devez savoir pour éviter la confusion du client
Il est également frustrant pour les professionnels chevronnés confrontés à des clients qui se méprennent sur les services offerts.
La «gestion d'événements» et la «planification d'événements» sont souvent échangées de façon interchangeable, même s'il s'agit de deux choses très différentes. Tout simplement, la planification et la gestion ne sont pas les mêmes. Alors que les ensembles de compétences de ces deux fonctions se chevauchent, ce sont deux fonctions distinctes. Cela crée des problèmes pour ceux qui traitent avec des clients qui pensent à tort qu'ils ont besoin d'un gestionnaire d'événements alors qu'ils ont besoin d'un planificateur d'événements. Et pour les clients qui ont l'impression que tous les gestionnaires d'événements gèrent également la planification d'événements. Donc, clarifions la confusion parce qu'il est important que vous et vos clients ayez la même compréhension.
Planification d'événements
Commençons par la planification d'événements . Le mot clé clé ici est la planification . Tous les événements - des douches nuptiales aux célébrations anniversaires importantes en passant par les grandes réunions d'entreprise - commencent par un plan quelconque.
Les discussions initiales avec les clients concernant les idées d'événements, les thèmes, les dates souhaitables et les directives budgétaires font partie du processus de planification de l'événement.
La planification de l'événement commence au début , depuis les toutes premières étapes du concept et se poursuit jusqu'à ce que l'événement réel ait lieu. Et, honnêtement, pendant quelques semaines après l'événement, les planificateurs d'événements concluent les détails et traitent les éléments de suivi.
La planification d'un événement implique de travailler en étroite collaboration avec le client pour concevoir un événement qui reflète la vision de la réunion du client et qui répond à l'objectif de l'événement. Les clients qui engagent un planificateur d'événements embauchent quelqu'un pour planifier tous les aspects de l'événement, y compris les détails et les actions connexes, et pour voir cet événement jusqu'à son achèvement.
Les responsabilités de planification d'événements peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à:
- choisir un thème général pour l'événement
- développer un budget
- choisir un lieu
- négocier des contrats d'hôtel
- embaucher des vendeurs à l'extérieur
- planifier le menu
- embaucher un traiteur
- organiser des conférenciers ou des divertissements
- coordonner le transport
- choisir le schéma de couleurs
- développer des invitations
La planification d'événements est tout ce qui est nécessaire pour organiser un événement. Cette fonction s'inscrit dans le cadre plus large de la gestion des événements.
Gestion des événements
Chaque type d'événement est composé de nombreuses pièces qui s'emboîtent comme des pièces d'un puzzle. Toutes ces pièces se rejoignent pour créer un événement. Les événements réussis ont toutes ces pièces liées se réunissant au bon moment et au bon endroit, en douceur et efficacement et selon le plan. Ce processus est appelé gestion des événements. C'est, en termes simples, la gestion de projet de l'événement lui-même.
La gestion d'événements consiste à créer, coordonner et gérer toutes les composantes d'un événement ainsi que les équipes de personnes responsables de chaque aspect. Certains aspects de la gestion des événements peuvent inclure, mais ne sont pas limités à:
- réserver un emplacement pour un événement
- coordonner les fournisseurs externes
- élaborer un plan de stationnement
- concevoir des plans d'urgence en cas d'urgence
- assurer le respect des normes de santé et de sécurité
- gérer le personnel responsable de chaque fonction
- superviser l'exécution d'un événement
- suivi de l'événement
- résoudre les situations d'événements sur le site
Les gestionnaires d'événements et les planificateurs d'événements travaillent ensemble
La définition de ces deux fonctions est difficile car, non seulement elles sont étroitement liées, mais les responsabilités se chevauchent souvent. Les planificateurs d'événements individuels peuvent offrir des services de gestion d'événements, et les gestionnaires d'événements peuvent également offrir la planification d'événements.
Tout dépend du planificateur individuel ou de l'équipe de gestion d'événements corporatifs, du lieu et de l'événement lui-même.
Il est important de comprendre les différences entre les deux et de déterminer quels services vous allez fournir. Par exemple; Si vous proposez des services de planification d'événements pour un événement de grande envergure, vous travaillerez avec un gestionnaire d'événements qui coordonnera vos services avec ceux du responsable de la restauration, de l'équipe audiovisuelle, etc. Définissez votre rôle et les services que vous fournirez. ceux-ci à des clients potentiels pour éviter toute confusion au cours du processus de planification.