Envoyé depuis le bureau de (Insérer le nom)
De temps en temps, je reçois un courriel d'un avocat qui envoie un courriel au nom de son bureau. Voici quelques problèmes avec cette approche à l'email.
Tout d'abord, l'index d'affichage de la boîte de réception de la plupart des systèmes de messagerie n'affichera pas un nom aussi long. La plupart des gens ne verront qu'une partie de «du bureau de» et peut-être quelques lettres du prénom de la personne. Plus important encore, cela semble stupide et un peu prétentieux. Un bureau n'envoie pas d'e-mails. Si un avocat va envoyer un courriel, il devrait être en son nom.
Effets de fantaisie
Certains avocats aiment être créatifs avec l'apparence de leurs e-mails. L'autre jour, j'ai vu le bloc-signature d'un avocat et, pendant un moment, j'ai cru que j'avais des problèmes de vision. Il s'avère que les lettres floues étaient intentionnelles. Les effets spéciaux peuvent sembler amusants, mais tout ce qui rend les mots difficiles à lire est une mauvaise idée. Surtout si ce qui est difficile à lire est le nom et l'adresse e-mail de l'avocat.
Pire encore que les effets spéciaux sur les lettres est lorsque les avocats encombrent leurs e-mails avec des illustrations ou des graphiques de fantaisie. Cela rend le message plus lent à télécharger, plus lent à ouvrir, et plus d'un tracas à lire.
Le but d'un courriel est de communiquer de l'information, pas une compétence artistique. Rester simple.
Pas de bloc de signature
Il n'est pas si difficile de mettre en place un bloc de signature automatique dans la plupart des systèmes de messagerie. Cela n'a pas à être compliqué et les opinions varient quant à la quantité d'informations à inclure dans un bloc de signature. Certains avocats transforment leurs courriels en mini-messages publicitaires diffusés dans tous les courriels, tandis que d'autres adoptent une approche très minimaliste avec seulement leur nom, leur adresse électronique ou leur numéro de téléphone.
La plupart mettent une sorte d'avis de confidentialité ou de déni de responsabilité au bas du pied de page. Tous ces éléments sont des utilisations acceptables d'un bloc de signature électronique. Ce qui n'est pas acceptable, c'est d'envoyer des courriels qui n'identifient pas l'expéditeur. Le destinataire d'un e-mail ne devrait pas avoir à deviner qui a envoyé l'e-mail. Les avocats doivent clairement s'identifier dans toutes les communications qu'ils envoient, et si l'avocat est intelligent, le courriel contiendra également un avis de confidentialité.
Rédaction d'emails en colère
Un des avantages de l'ancien système d'envoi de lettres aux gens était qu'il y avait une période de «refroidissement» intégrée entre le moment où une lettre serait écrite et le moment où elle serait envoyée au destinataire. Si l'avocat a lui-même tapé la lettre, il pourrait encore s'asseoir sur une table pendant plusieurs heures avant de se rendre au bureau de poste. Si elle était dictée, au moment où la secrétaire a fini de taper, l'avocat a peut-être eu raison de ce qui l'avait rendu si énervé au départ.
Cette protection n'existe pas dans le courrier électronique. Avec un email, l'avocat peut déclencher une missive en colère en quelques secondes de ce qui a déclenché la colère. 99.99% du temps ce sera une mauvaise idée. Personne ne pense plus clair lorsqu'il est conduit par la colère. Allez faire autre chose, et revenez au problème incriminé plus tard quand une partie de la colère s'est dissipée.
Cela pourrait faire la différence entre garder ou perdre des clients, des amis et de l'argent.
Ne pas faire de réponses en temps opportun
Certains avocats estiment que l'ancienne «règle des 5 jours» pour répondre à la correspondance commerciale s'applique également au courrier électronique. Ce n'est pas le cas. Peu importe comment cela peut être gênant, la réalité est que les gens attendent des réponses plus rapides à un e-mail qu'à une lettre envoyée par la poste. Si un client ou un autre avocat envoie un e-mail, essayez de répondre dans les 24 heures si possible. S'il s'agit d'une question compliquée qui ne peut pas être traitée correctement, envoyez au moins un accusé de réception et faites savoir à la personne à quel moment s'attendre à recevoir une réponse. La plupart des clients apprécieront un message amical selon lequel l'e-mail a été reçu et sera répondu dans un proche avenir. Face au silence, le client doit spéculer sur la question de savoir si l'avocat a même reçu le courriel, si une réponse est en cours ou si les préoccupations du client sont simplement ignorées.
Destinataire incorrect dans le champ À
L'un des avantages de la fonction d'auto-complétion sur les systèmes de messagerie est qu'elle permet aux avocats de trouver plus rapidement les adresses e-mail de leurs clients ou de leurs collègues. L'un des risques de la fonction d'auto-complétion est qu'un avocat qui ne fait pas attention pourrait envoyer l'email à la mauvaise personne. Dans certains cas, cela pourrait n'être qu'un embarras mineur, mais dans certains cas, cela pourrait constituer une négligence professionnelle. N'envoyez pas par hasard des communications confidentielles avec un client à un avocat adverse ou même à un autre client.
En utilisant l'option "Répondre à tous".
L'avocat adverse vous envoie un courriel avec une proposition ou affirmant sa position sur un problème. Vous transmettez l'email aux autres avocats de votre entreprise impliqués dans l'affaire pour en discuter. Bientôt, le bouton «répondre à tous» est utilisé de manière libérale, sans que personne ne s'aperçoive que l'avocat adverse est copié dans la discussion interne de votre entreprise. Ça arrive. Si vous souhaitez transférer un e-mail pour discussion, supprimez les informations de l'expéditeur avant de le transférer. Et, chaque fois que vous utilisez cette option Répondre à tous, vérifiez chaque adresse e-mail dans la liste des destinataires avant de cliquer sur Envoyer.
8. Sloppy lignes d'objet. Rappelez-vous que tout ce qui est envoyé à un autre avocat dans un courriel pourrait être transmis à quelqu'un d'autre. Réfléchissez à deux fois avant d'utiliser des lignes d'objet telles que «mon client idiot» ou «ordre stupide du juge». On ne sait jamais où une copie de cet email peut atterrir. En outre, ne laissez pas les lignes de sujet vides, car cela pourrait faire en sorte qu'un autre avocat ne remarque pas qu'il y a un courriel à propos de votre cas. Une ligne d'objet simple de "cas Parkerson" ou "Smith proposition d'accord" ou quel que soit le titre est pertinent pour le contenu de l'email fonctionne le mieux.
Et tandis que "client idiot" peut être la description la plus précise du contenu de l'email, c'est un mauvais choix pour la ligne d'objet.
9. Surveillez votre ton - et ne pas mal lire quelqu'un d'autre. Quand les gens se parlent face à face, les signaux faciaux et les sons vocaux rendent généralement l'intention de la personne claire. Sur les appels téléphoniques, la voix d'une personne est généralement suffisante pour savoir quand quelqu'un est sarcastique, plaisantant ou sérieux. Mais dans le courrier électronique, il est dangereusement facile de mal interpréter complètement l'intention d'une personne. De nombreuses amitiés ont été endommagées par une personne qui a mal lu l'intention d'une autre personne dans des déclarations dans un courriel. Et avec des avocats si habitués à se disputer déjà, il est facile pour un avocat d'être rapide à supposer que l'autre personne est hostile ou impolie.
Comme discuté dans la section «Écrire un email en colère», prenez quelques minutes pour vous rafraîchir avant d'envoyer une réponse à l'e-mail de ce type.
Après une heure, vous pouvez réaliser que vous l'avez complètement mal lu en premier lieu. N'avez pas de réponse déclenchée par les cheveux à des déclarations faites dans des courriels, et ne déclenchez pas une réponse avant de considérer s'il est possible que l'expéditeur ait eu une intention différente de celle initialement apparue. S'il semble qu'une déclaration peut être lue de plus d'une façon, et que l'une de ces méthodes ne soit pas offensante, essayez de donner à l'expéditeur le bénéfice du doute avant de lui couper la tête avec une missive mortelle.
Y a-t-il d'autres erreurs d'email d'avocat qui auraient dû faire partie de la liste Top 10? Parlez-nous-en sur le forum.