Tous les nouveaux employés doivent vérifier leur admissibilité à travailler légalement aux États-Unis. Ce processus de vérification comprend le formulaire I-9 . L'employé déclare l'admissibilité et vérifie cette admissibilité en fournissant des documents. Ensuite, l'employeur examine les documents et atteste qu'ils sont acceptables. Le processus de remplir le formulaire I-9 est en deux étapes:
Étape 1 - L'employé remplit la section 1, attestant les documents présentés, et
Étape 2 - L'employeur vérifie les documents.
En savoir plus ci-dessous sur où trouver des formulaires I-9.
Critères de documents acceptables
Le Service des douanes et de l'immigration des États-Unis (USCIS) répertorie les documents acceptables en tant que vérification de l'identité et de l'autorisation de travail.
Les documents acceptables doivent établir à la fois (1) l'identité de l'individu et (2) l'autorisation d'emploi. Certains documents établissent les deux; ces documents sont dans la liste A. Certains documents sont acceptables pour établir l'identité; ces documents sont dans la liste B. Certains documents établissent l'autorisation d'emploi; ces documents sont dans la liste C.
Un employeur peut accepter un document de la liste A. Si aucun document de la liste A n'est fourni, l'employé doit fournir un document de la liste B et un document de la liste C pour établir l'identité et l'admissibilité au travail.
Le formulaire I-9 n'exige pas d'un employé de fournir un numéro de sécurité sociale, et il ne nécessite pas de photo sur les documents d'identité (liste B).
Liste A Documents
Documents établissant à la fois l'identité et l'éligibilité:
- Passeport américain ou carte de passeport des États-Unis
- Carte de résident permanent ou carte de reçu d'enregistrement d'étranger (une «carte verte») (formulaire I-551)
- Passeport étranger contenant un timbre temporaire I-551 ou une inscription temporaire I-551 sur un visa d'immigrant lisible par machine
- Dans le cas d'un étranger non immigrant autorisé à travailler pour un employeur spécifique, un passeport étranger portant le formulaire I-94 ou le formulaire I-94A portant le même nom que le passeport et contenant une mention du statut de non-immigrant de l'étranger, étant donné que la période d'approbation n'a pas encore expiré et que l'emploi proposé n'est pas en conflit avec les restrictions ou limitations indiquées sur le formulaire
- Passeport des États fédérés de Micronésie (EFM) ou de la République des Îles Marshall (RMI) avec le formulaire I-94 ou I-94A indiquant les admissions de non-immigrants en vertu du Pacte de libre association entre les États-Unis et le FSM ou RMI
Liste B Documents
Les documents qui établissent l'identité (doivent être utilisés conjointement avec un document de la liste C):
- Un permis de conduire ou une carte d'identité délivrée par un État américain ou une possession éloignée des États-Unis à condition qu'il contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
- Carte d'identité délivrée par des agences ou entités fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
- ID de l'école avec une photo
- Carte d'inscription de l'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier provisoire
- Carte d'identité des personnes à charge militaire
- Carte de la marine marchande de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
- Pour les personnes de moins de 18 ans qui ne sont pas en mesure de présenter un document énuméré ci-dessus: un dossier scolaire ou un bulletin scolaire; dossier de clinique, de médecin ou d'hôpital; dossier de garderie ou de garderie.
Liste C Documents
Documents établissant une autorisation d'emploi (doivent être utilisés avec un document de la liste B):
- Carte de numéro de compte de sécurité sociale autre que celui qui a l'air sur le visage que l'émission de la carte n'autorise pas l'emploi aux États-Unis
- Attestation de naissance à l'étranger délivrée par le Département de Stae (Formulaire FS-545)
- Attestation du rapport de naissance délivré par le Département d'État (Formulaire DS-1350)
- Copie originale ou certifiée d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis portant un sceau officiel
- Document tribal amérindien
- Carte d'identité des citoyens américains (formulaire I-197)
- Carte d'identité à l'usage des citoyens résidents aux États-Unis (formulaire I-179)
- Document d'autorisation de travail délivré par le Department of Homeland Security
Plus d'informations sur les documents pour les formulaires I-9
- Tous les documents utilisés pour vérifier l'admissibilité au travail des employés doivent être des originaux. Les copies de documents ne sont pas acceptables. Si vous n'êtes pas sûr qu'un document est un original, recherchez un filigrane ou un sceau.
- Vous pouvez faire des copies des documents de l'employé, mais vous devez les conserver dans un endroit sûr, pour protéger la vie privée des employés, et vous devez faire des copies de documents pour tous les employés, pas seulement pour certains.
- Vous ne pouvez pas exiger certains documents ou exprimer une préférence pour certains documents. Tous les documents de chaque liste sont également acceptables.
Comment obtenir des formulaires I-9
Avant d'embaucher votre premier employé, assurez-vous d'avoir en main un formulaire I-9. Vous pouvez utiliser plusieurs versions du formulaire:
- L'USCIS a un widget de bureau qui vous permet de remplir le formulaire I-9 à partir du bureau de votre ordinateur.
- Vous pouvez utiliser une version papier du formulaire I-9. Cette version n'est pas remplissable et doit être imprimée.
- Vous pourrez peut-être trouver une version papier du formulaire I-9 dans un magasin de fournitures de bureau.
Pour en savoir plus sur le formulaire I-9, E-Verify et vérifier l'admissibilité des nouveaux employés