Ce que les planificateurs d'événements publics peuvent apprendre de la ville de Chicago
Les organismes de quartier dans les villes à travers le pays organisent des événements publics et communautaires spéciaux tels que des festivals en plein air, des foires de rue et des carnavals. Beaucoup de ces événements publics - en particulier ceux qui ont réussi - deviennent des festivités anticipées et parfois un point de fierté pour la communauté d'accueil. Bien que certains aspects de la planification et de l'exécution d' événements soient partagés entre tous les types d'événements, des mariages aux conférences d'entreprise , les événements publics ont tendance à avoir leurs propres besoins et défis. L'un de ces facteurs uniques de planification d'événements publics consiste à travailler avec les organismes gouvernementaux et à en recevoir la permission.
Parfois, la meilleure façon d'apprendre est de sauter directement à l'intérieur. D'autres fois, il vaut la peine d'apprendre des leçons et des expériences des autres. Dans ce cas, nous allons apprendre de la ville de Chicago. Expérimenté avec l'organisation de quelque 350 événements spéciaux à Chicago, le Bureau des événements spéciaux du maire a créé son Guide de ressources pour les événements spéciaux et son ensemble de permis pour les événements spéciaux , qui comprend des idées pratiques que d'autres villes souhaiteraient incorporer dans leurs événements communautaires. Voici les meilleurs conseils pour planifier des événements communautaires réussis des maîtres eux-mêmes.
01 - Avoir un processus de demande officiel
À Chicago, le code municipal exige que les organisations qui souhaitent organiser un événement communautaire soumettent une demande officielle qui accepte certaines lignes directrices, telles que:
- Aucun frais ne peut être facturé pour l'admission (fixer un montant de don)
- Les vendeurs d' aliments doivent posséder une licence et posséder une certification
- Les vendeurs d'alcool doivent être titulaires d'une licence (bière et vin seulement)
- Les vendeurs de marchandises doivent avoir une licence
- Chicago Transit Authority doit être notifié
Avoir un processus de demande officiel pour les événements spéciaux publics et communautaires peut réduire la charge de travail et simplifier les approbations, ce qui est avantageux pour tout le monde.
02 - Exiger un permis d'événement spécial
En plus du processus de demande d'événement, la ville de Chicago exige également que les organisateurs soumettent une demande de permis d'événement spécial, qui comporte ses propres exigences telles que:
- La demande doit être soumise au moins 45 jours avant l'événement
- Les demandes doivent être notariées
- Les organisateurs doivent produire un certificat d'assurance de 1 million de dollars en responsabilité civile commerciale nommant la ville de Chicago comme assuré additionnel
Au début, il pourrait sembler que Chicago crée tout simplement quelques obstacles bureaucratiques à franchir en ce qui concerne les événements communautaires, sans rendre les applications trop difficiles, la ville a veillé à ce que tous les événements publics répondent à leurs exigences - beaucoup de qui se rapportent à la sécurité.
03 - Exiger une carte d'événement avec demande de permis
Dans le cadre d'une demande de permis d'événement spécial, les organisateurs doivent soumettre une carte d'événement qui identifie les zones de fermeture des rues et le plan de réacheminement. Il devrait tenir compte des espaces de garage publics, de l'accès par allée et de l'espace des voies d'incendie. Les panneaux de déviation et les barricades doivent être conformes aux exigences de la ville, et les organisateurs sont tenus d'obtenir ces fournitures directement. Les éléments suivants sont pris en compte lors de la délivrance d'un permis:
- La sécurité publique
- Proximité d'un autre événement dans la région en même temps
- La délivrance préalable d'un permis pour un autre événement sur la même carte de localisation
04 - Exiger des permis de tente et de canopée
À Chicago, les tentes ou auvents de plus de 240 pieds carrés lors d'événements publics nécessitent un permis de la ville. Si la superficie est supérieure à 600 pieds carrés, les plans doivent être estampillés par un architecte ou un ingénieur en structure agréé, et des plans de sortie et d'urgence, y compris des enseignes et des éclairages, doivent être soumis. Si la taille dépasse 4 000 pieds carrés, la demande de permis doit être présentée par l'entreprise responsable de l'érection de la structure. Ce processus garantit que les mesures de sécurité sont prises au sérieux.
05 - Exiger des partenariats avec les responsables de la sécurité publique
Les événements spéciaux à Chicago doivent impliquer à la fois la police et les pompiers. Les organisateurs doivent rencontrer le commandant de police (et / ou son représentant) pour régler des problèmes tels qu'une voie de circulation pour les véhicules d'urgence, des plans de sécurité et un poste de commandement désigné lors de l'événement. Les organisateurs doivent désigner une personne qui assurera la liaison avec le service de police, les pompiers, les services des rues et de l'assainissement, le bureau des événements spéciaux et autres. Cela aidera à avoir une personne bien informée et expérimentée dans votre équipe servant de point de coordination pour tous ces ministères publics.
06 - Fournir une liste de vérification du code de sécurité-incendie
Les organisateurs de festivals et d'événements de plein air à Chicago reçoivent une liste de vérification et sont tenus de respecter certaines exigences du code de sécurité incendie, notamment:
- Les tentes doivent être faites de matériaux ignifuges (certification requise)
- Des extincteurs d'incendie sont requis dans chaque kiosque
- Les rangées de sièges temporaires peuvent accueillir de 5 à 14 personnes (maximum)
- Les allées de sièges temporaires doivent avoir un minimum de 36 pouces
- Les liquides inflammables ne doivent pas être entreposés dans une tente, un auvent ou une cabine
- Les ordures ne doivent pas s'accumuler
- Les cordons électriques doivent être scellés et plusieurs prises sont recommandées
- Des voies d'incendie pour les véhicules d'urgence sont recommandées (voie de feu de 10 pieds)
- Des cours de base en RCR et en premiers soins sont recommandés pour les membres du personnel
Les planificateurs d'événements publics expérimentés ou nouveaux apprécient tous une bonne liste de contrôle.
07 - Assurer des pratiques sécuritaires de manipulation des aliments
La ville de Chicago exige que les vendeurs assistent à une classe par le ministère de la Santé avant de soumettre des demandes. En outre, les fournisseurs doivent obtenir une formation et une certification en matière d'assainissement du Festival d'été (offerte par l'Illinois Restaurant Association). L'agent de santé, qui détermine si un vendeur recevra un permis d'exploitation, conserve le pouvoir de suspendre tout permis à tout moment.
La ville décrit les règles détaillées pour les aliments, les contenants, les étiquettes, la protection des aliments, l'hygiène personnelle du personnel, l'équipement alimentaire, les déchets, la construction des stands et les matières toxiques. Cela nécessite également que les vendeurs assistent à un séminaire obligatoire sur l'assainissement.
Dans le cas d'un événement particulier, un permis d'alcool doit être reçu 20 jours avant l'événement.
08 - Avoir un plan pour la passation des marchés de services municipaux
Les entrepreneurs publics ou privés doivent être embauchés pour une gamme de services, y compris l' absence de panneaux de stationnement , la fourniture de barricades, le remorquage, les bidons à ordures, le recyclage des fûts, le ramonage, le ramassage des ordures, les services électriques et / ou sonores. À Chicago, le Département des rues et de l'assainissement est disponible pour fournir de tels services sur la base d'un tarif horaire basé sur l'expertise.
De plus, un programme de recyclage est requis dans le cadre du programme de permis d'événement spécial à Chicago. Avec l'augmentation de la popularité des événements verts , ce n'est pas une mauvaise idée!
09 - Exiger des permis d'animaux
Si des animaux sont impliqués dans l'événement de quelque manière que ce soit, la ville de Chicago exige que le nom d'un vétérinaire local qui sera présent à l'événement doit être soumis avec la demande d'événement. Cette personne sera responsable de fournir des animaux malades ou blessés. En outre, la Commission sur le soin et le contrôle des animaux peut inspecter les animaux avant leur utilisation dans des activités publiques.
10 - Gérer la signalisation et la promotion des événements
Les organisateurs d'événements publics à Chicago ont la possibilité d'obtenir une exposition supplémentaire avec des bannières de lampadaires. Bien entendu, la Ville gère ces demandes en exigeant que les organisateurs remplissent une demande de permis de bannière qui comprend une copie des bannières proposées, la date de l'événement et tout autre aspect important de la demande. Le département des rues et de l'assainissement gère ce type de demandes.