La réalité de la planification d'une conférence est que, sans expérience, vous pouvez perdre beaucoup de temps à surpasser chaque petit détail tout en négligeant les questions plus importantes.
Pour rendre le processus plus simple pour les débutants, nous avons décrit les étapes les plus importantes tout en vous fournissant des liens vers nos procédures plus détaillées sur chaque sujet particulier. Le résultat ici est un guide de planification de conférence qui vous aidera à commencer avec un modèle solide en place.
Étape 1: Créez une vision de votre conférence
Chaque événement commence par une vision, mais vous devrez transformer votre vision en mots et en chiffres afin de mesurer les coûts et de prendre des décisions de planification éclairées. Tout d'abord, vous devez commencer par les bases comme qui, quoi, quand, où et pourquoi.
Lire la suite: Planification d'événements 101: Rédaction de détails essentiels
Étape 2: Création d'un plan d'affaires
À moins que votre conférence ne soit financée par une subvention ou une organisation, vous devrez déterminer d'où vient votre argent et à quoi il sert. La première partie de cette équation, le revenu, devrait être calculée tôt dans le processus de planification.
Maintenant, afin de mettre un prix sur une conférence, vous devez avoir une idée de ce que vous prévoyez d'offrir aux participants. Votre itinéraire et la liste des conférenciers seront le facteur de vente pour les inscrits potentiels.
Étape 3: Comparaison des sites et des services
Une fois que vous avez une idée plus précise du moment où votre conférence aura lieu et du nombre de personnes que vous souhaitez assister, vous pouvez commencer à magasiner pour un lieu approprié.
Gardez à l'esprit que votre sélection de lieu déterminera également vos frais de restauration et audio / visuel. En effet, la plupart des centres de conférence et des hôtels événementiels exigent que vous utilisiez leurs services internes pour tout événement sur site.
La plupart des conférences devront fournir une sorte d'hébergement pour les invités venant de l'extérieur de la région. Cette nécessité crée un autre ensemble de considérations à prendre en compte dans votre décision de site .
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Étape 4: Recruter et gérer les personnes inscrites
Même les conférences les plus populaires doivent commercialiser efficacement leur événement pour remplir tous les sièges de la maison. La participation est le facteur le plus important pour le succès de votre événement. Un bon nombre de participants apporte des opportunités de revenus et de parrainage. Et plus les personnes que vous avez enregistrées créeront plus de demande pour des ouvertures de publicité et de participation. Longue histoire courte, si vous pouvez attirer une foule alors tout le reste se mettra en place beaucoup plus facile.
Gérer l'inscription devient plus difficile à mesure que votre événement prend de l'ampleur. C'est là qu'un système d'enregistrement en ligne peut vous aider à faire le suivi des numéros, à traiter les paiements et à organiser les données.
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Étape 5: Planification des détails sur site
Enfin, après avoir organisé et mis en œuvre les éléments métier de la conférence, vous pouvez commencer à réfléchir aux détails du site. Cela comprend la façon dont les participants navigueront dans la conférence, la disposition générale de chaque pièce et la distribution de nourriture et de boissons. C'est la partie de la planification d'une conférence que la plupart des gens associent à la planification d'événements. La meilleure façon de coordonner tous les détails est de parcourir votre itinéraire comme vos invités le feraient. Imaginez comment ils vont penser et agir à chaque moment de la journée pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
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Étape 6: Conseils de gestion d'exposition
Les conférences comportent généralement un espace d'exposition ou un étage de convention où les sponsors et les vendeurs louent des espaces pour promouvoir leurs produits.
Cela peut être une opportunité très lucrative pour votre conférence si vous organisez tout bien. Gardez à l'esprit qu'une zone d'exposition nécessitera un engagement important de temps et de ressources, alors assurez-vous d'être prêt à gérer les besoins de plusieurs fournisseurs avant de vous engager dans ce format.
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