Ne pas laisser suffisamment de temps d'installation
Il y a toujours une course contre la montre lors de la mise en place d'un événement , mais vous devriez avoir une estimation du temps dont vous aurez besoin pour tout mettre en place. Rien ne semble pire que d'avoir une salle pleine de travailleurs qui courent à peu près quand le premier invité arrive. L'objectif devrait être d'avoir tout réglé au moins 15 minutes avant l'ouverture des portes.
Ne pas planifier une procédure pas à pas avec les clients
Les feuilles de calcul, les courriels et les commandes d'événements de banquet sont d'excellents outils pour communiquer les détails d'un événement. Cependant, se fier uniquement à des documents pour peindre une image de l'occasion peut entraîner des oublis. La meilleure stratégie est de parcourir l'itinéraire avec votre client sur place autant que possible. Discutez de chaque moment et de chaque détail comme si l'événement se déroulait devant vous.
Oublier de confirmer vos fournisseurs
Votre fournisseur d'événements moyen sert plusieurs clients dans plusieurs catégories différentes.
Bref, cela signifie qu'ils ont beaucoup à se rappeler. Vous voulez toujours obtenir une confirmation verbale ou électronique de tous les fournisseurs 48 heures avant l'heure d'installation. Le courrier électronique est généralement mieux parce que vous pouvez épeler vos attentes et leur demander de répondre par écrit.
Surplombant les événements concurrents
Si vous avez déjà eu un «voisin bruyant», vous savez déjà à quel point ces situations peuvent être dérangeantes.
Faire face à d'autres événements dans votre site peut être un grand défi, c'est pourquoi vous devriez discuter ce scénario à l'avance avec la direction du site et vos clients. Découvrez qui partagera les mêmes espaces communs et les mêmes ressources publiques avec votre parti, et identifiez qui a le pouvoir de résoudre les problèmes de bruit s'ils deviennent un problème.
Ne pas avoir de plan d'urgence
Qu'advient-il de votre événement en cas de mauvais temps, voire de fermeture de votre lieu de rendez-vous? Ce ne sont pas des choses faciles à prévoir, mais elles deviennent impossibles à gérer le jour du spectacle. Tracez votre stratégie de contingence au moins 2 semaines à l'avance pour faire bonne mesure. Même si vous prévoyez d'annuler l'événement, vous aurez toujours besoin d'une méthode organisée pour contacter tous vos invités.
Ne pas avoir assez d'aide le jour de l'événement
Les coûts de main-d'œuvre sont toujours un problème lorsqu'on essaie d' équilibrer les budgets des événements . Cela étant dit, ne pas aider les mains peut causer de plus gros problèmes que de dépasser le budget. Vous ne pouvez pas vous attendre à tout faire vous-même si vous êtes le planificateur d'événements. La coordination des employés, des fournisseurs et des détails suffit à vous occuper seul. N'ayez pas peur de dépenser quelques centaines de dollars pour embaucher des travailleurs supplémentaires parce que vous ne serez pas en mesure de le faire une fois que les choses bougeront.
Ne pas utiliser une liste de colisage
La gestion d'un événement hors site nécessite généralement une longue liste de fournitures. Bien sûr, vous avez habituellement plusieurs semaines pour mettre de l'ordre dans toutes ces fournitures, mais ils ne feront rien de bien s'ils ne se rendent jamais sur les lieux. Une liste d'emballage fournit un rappel instantané sur les choses que vous devez charger dans la voiture. Bien sûr, vous trouverez probablement des stylos et des bandes à emprunter sur le site, mais que se passe-t-il si vous oubliez vos étiquettes de nom ou votre ordinateur portable? Faites une liste de colisage et vérifiez-la deux fois avant de partir.
La bonne nouvelle est que ces erreurs de planification d'événements sont facilement évitables. En fait, vous pouvez imprimer cet article et l'afficher pour vous rappeler ce qu'il ne faut pas faire. Rappelez-vous, la prévention est toujours plus facile que la récupération!