Une facture, parfois appelée facture de vente, est un document envoyé par un fournisseur d'un produit ou d'un service à l'acheteur. La facture établit une obligation de payer de la part de l'acheteur, en créant un compte débiteur . En d'autres termes, la facture est une vérification écrite de l'accord entre l'acheteur et le vendeur des biens ou des services.
Les factures constituent un élément important du système de tenue de livres et de comptabilité de votre entreprise, car elles enregistrent les transactions de vente.
Que comprend une facture?
Les sections habituelles d'une facture comprennent:
- La date à laquelle la facture a été créée N'oublie pas ça! La date de la facture commence l'horloge à cocher sur le client. Si vous avez des conditions (un délai de paiement), vous voulez inclure la date afin que tout le monde sache quand le paiement est dû.
- Noms et adresses du client et du fournisseur. Si vous créez la facture dans un logiciel de comptabilité, vous pouvez seulement avoir besoin de l'adresse e-mail du client, mais c'est toujours une bonne idée de collecter et d'inclure l'adresse physique, au cas où vous devriez envoyer une vraie lettre ou un document.
- Contactez les noms des personnes dans les deux entreprises (ou entreprise et individu). C'est une bonne règle de relations avec les clients pour s'assurer que vous épelez les noms correctement.
- Description des articles achetés , soit des produits ou services, y compris les prix et les quantités. Souvent, vous aurez des descriptions d'articles standard et des numéros d'inventaire. Mais soyez aussi précis et détaillé que possible, lorsque vous créez la facture. Cela évite la confusion et "je ne savais pas" les problèmes.
- Modalités de paiement. Par exemple, le fournisseur peut spécifier "net 30 days", ce qui signifie que le montant total est dû dans les 30 jours.
Comment facturer un client
Vous utilisez peut-être un logiciel de comptabilité d'entreprise en ligne ou vous utilisez peut-être une facture préimprimée que vous allez compléter. Le processus fonctionne de la même manière pour les deux processus de facturation.
Vous préparerez une facture uniquement après avoir expédié ou livré le produit ou le service au client.
- Commencez par identifier le client . Dans certains cas, vous pouvez également identifier un sous-client ou un travail dans le fichier de ce client.
- Inclure les numéros de documents précédents liés à cette vente, y compris tout bon de commande ou contrat de vente ou devis.
- Identifiez les articles vendus et livrés . Habituellement, vous devez inclure le nom du produit ou du service, la quantité (ou l'heure, pour les services) et le tarif (par article ou par heure). Si vous utilisez un logiciel en ligne, le total de chaque article est calculé. C'est l'endroit où vous pourriez avoir besoin de classer un article en tant que « commandé en arrière ».
- Chaque élément a sa propre ligne et le total de toutes les lignes est ajouté.
- Ensuite, vous inclurez les informations sur les dépôts déjà effectués par le client ou sur les remises appliquées à cette facture.
- Vous voudrez peut-être offrir aux clients différents modes de paiement, en leur accordant éventuellement un rabais pour payer en espèces.
- Inclure les conditions d'expédition pour les produits expédiés. Il existe deux types: point d'expédition FOB ou destination FAB. (F OB signifie «gratuit à bord». ) Si les conditions sont FOB point d'expédition, l'expéditeur (c'est le vendeur) paie l'expédition. Si les conditions sont FAB destination, l'acheteur paie l'expédition. C'est également une bonne idée de noter si le client ramasse l'article ou les articles, au cas où il y aurait des questions sur l'article reçu.
- Inclure les conditions de vente. Autrement dit, quand voulez-vous que l'acheteur paye et accorderez-vous un rabais pour paiement anticipé? Les termes sont exprimés comme ceci 2/10 Net / 30. Cela signifie que vous recevrez une réduction de 2% si le paiement est reçu dans les 10 jours, et le solde entier est dû dans les 30 jours.
Les factures peuvent être postées ou envoyées par courrier électronique ou par télécopie à un client.
Lorsqu'un client paie, le numéro de facture doit être noté sur le ticket de caisse et apparié au ticket de caisse dans votre logiciel de comptabilité, il est donc clair que la facture a été payée. Le paiement prend le montant restant sur votre compte débiteur.
Factures et commandes d'achat
Les factures sont parfois confondues avec les commandes d'achat . Les bons de commande (PO) sont avant la transaction et les factures sont postérieures à la transaction. Les commandes d'achat enregistrent une commande d'un client auprès d'un fournisseur ou d'un fournisseur.
D'autre part, une facture enregistre la réception du produit ou du service et, comme indiqué ci-dessus, les conditions de paiement. Les commandes d'achat sont utilisées par de nombreuses entreprises dans le cadre d'un processus d'approbation. Certaines entreprises exigent des commandes d'achat de produits ou de services pour un montant spécifique.
Factures et factures
La différence entre une facture et une facture est l'objectif et le point de vue. La facture est créée par un fournisseur, et il s'agit d'une déclaration de services ou de produits produits et livrés à un client, y compris le montant dû. Une facture peut être créée avant ou après la réception du produit ou du service. Il est courant qu'une facture soit incluse avec les produits livrés, afin que le destinataire puisse cocher les articles pour s'assurer qu'ils sont tous présents.
Une facture est une demande de paiement. Une facture est généralement considérée du point de vue du client. Il est courant de recevoir une facture sans facture, comme dans un restaurant ou un magasin de détail. Une facture est généralement donnée dans l'attente d'un paiement immédiat.
Quelques exemples de factures
Cet exemple de facture comprend des renseignements canadiens, mais il vous donnera une idée de ce que comprend une facture .
Voici quelques instructions étape par étape pour créer une facture.