Real Estate CRM Inside Gmail - Une solution presque parfaite

01 - Streak Your Way à Gmail CRM

Je dis «presque parfait» parce que rien ne va jusqu'à la perfection. Cependant, en tant qu'amant de Gmail et professionnel de l'immobilier, je n'ai rien trouvé qui puisse égaler Streak pour CRM dans Gmail. Toutes mes exigences pour un système CRM immobilier sont incluses dans l'application installée et dans Gmail.

Réfléchissons à ce que nous voulons gérer dans notre solution de gestion de la relation client dans sa forme la plus simple. Simple est très bien, mais je veux une certaine fonctionnalité minimale:

• Gérer les clients potentiels depuis la création jusqu'à la perte ou à un contrat d'achat.
• Gérer les prospects du début à la fin d'un contrat de référencement.
• Gérer une annonce de l'accord de référencement à un contrat de vente.
• Gérer un côté transaction, acheteur ou vendeur, du contrat à la clôture.

Ce sont les composants de base qui doivent être dans mon système. Si vous pensez à eux, ils ont chacun un certain flux vers eux, et c'est là que Streak brille. Je vais vous guider dans chacun de ces processus avec l'écran Streak à l'intérieur de Gmail. Tout d'abord, expliquons deux composants de base de Streak.

• Pipelines: C'est le flux d'un processus. Chacun des quatre éléments ci-dessus a un flux logique du début à la fin ou l'étape suivante. Dans Streak, c'est un pipeline. Chargé, les pipelines sont comme des colonnes dans un tableur, chaque colonne la phase suivante du processus.
• Boxes: Celui-ci n'est pas aussi évident, mais est vraiment simple si vous y réfléchissez logiquement. Une boîte est la ligne dans une feuille de calcul, et peut être à peu près tout ce que vous travaillez à travers le processus. La gestion des acheteurs mène à la conclusion, la boîte serait l'information de l'acheteur (s). The Box devient un enregistrement dans la base de données CRM, que je vais vous montrer dans une autre étape.

Passons à l'étape suivante où nous examinerons notre premier pipeline, Buyer Working, le processus principal.

02 - Le pipeline de travail de l'acheteur dans Streak for Gmail

Ceci est votre premier regard sur une vue de pipeline, coloré, mais aussi très clairement un chemin avec des flèches du début à la fin. Nous travaillons avec un acheteur potentiel qui vient d'entrer dans notre système, peut-être à partir d'un référent ou d'un responsable de site Web. Il existe des modèles pour choisir un type de pipeline, et un pour un contrat immobilier. Je modifie simplement celui-ci pour chacun de ces exemples, c'est donc mon processus. J'essaie de rester simple mais logique pour suivre le processus.

• Lead - Je viens de les entrer dans le système.
• Contacté - J'ai fait une première tentative de conversation, peut-être par courriel ou par téléphone.
• Correspondant - Nous parlons ou envoyons un courriel, mais pas de face-à-face ou d'indices pour le moment.
• Rendez-vous ou présentations - Nous vérifions les propriétés.
• Suivi - Retour au bureau, suivi de leurs réflexions sur les maisons qu'ils ont vues.
• Contrat en négociation - Nous avons conclu un marché et négocié avec le (s) vendeur (s).
• Contrat mort ou accepté - L'offre est décédée ou a été acceptée. Si nous sommes morts, nous pouvons ramener cette perspective à l'étape appropriée et continuer à travailler avec eux.

Maintenant, nous voyons notre première BOX, qui est simplement le dossier de contact de l'acheteur (s). Vous pouvez les taper directement dans une rangée sous la barre de plomb dans le corps. J'ai tapé le nom "Rob K." pour commencer. Cependant, en allant sur le côté gauche de la ligne, vous pouvez cliquer sur l'icône de la boîte pour accéder à l'enregistrement détaillé. Voici les instructions pour créer une nouvelle boîte dans la vue Pipeline. Nous allons regarder le détail du dossier suivant.

Pour l'instant, notez qu'il existe une sous-colonne pour l'étape où ils se trouvent, et tout ce que vous avez à faire est de cliquer dessus pour sélectionner une autre étape pour déplacer votre boîte (acheteur) à l'étape suivante, dans ce cas Contacté. Au fur et à mesure que vous les déplacez, dans la partie inférieure, ils se déplacent à travers les étapes, et dans la partie supérieure, ils se déplacent de gauche à droite.

03 - Pipeline de travail principal de vendeur

Ici vous voyez le pipeline que j'ai mis en place pour une liste / vendeur plomb. Il commence quand ils entrent dans le système et se termine quand ils listent avec moi ou quelqu'un d'autre. Les étapes du processus sont:

• Lead - Entré juste dans le système, aucune action n'a encore été prise.
• Contacté - Soit par e-mail ou par téléphone.
• Suivi - Temps pendant lequel je travaille pour obtenir un rendez-vous.
• Premier rendez-vous - Un rendez-vous est fixé et / ou en cours.
• En attente - Rendez-vous terminé, en attente d'une décision de leur part.
• Répertorié avec d'autres - Les a perdus à un autre agent ou courtier. Les retirera de ce pipeline, mais leurs informations resteront dans les bases de données.
• Pour la liste - Ils listent avec moi et je vais les ajouter à mon pipeline de gestion des annonces.

Vous obtenez le flux maintenant. Lorsque vous avez plusieurs boîtes (prospects) dans l'un de ces pipelines, ils seront regroupés ci-dessous dans l'étape appropriée, et vous verrez le nombre de boîtes dans une étape en haut. Vous avez des options de tri pour l'affichage de leurs listes en bas de l'écran.

04 - Annonce d'un pipeline de gestion dans Streak for Gmail

Une fois qu'un vendeur a choisi de faire une liste avec moi, sa boîte (entrée de base de données) est déplacée vers le pipeline de gestion des annonces. Vous commencez à voir l'efficacité ici, car vous pouvez aller dans votre Gmail chaque jour et parcourir quatre vues de pipeline et voir tout ce que vous avez travaillé et à quelle étape du processus.

• Annonce signée - Ils ont signé la liste et je commence à travailler dessus.
• Collecte de données - C'est pendant que je rassemble leurs documents, mesure la maison, enregistrant l'information de propriété pour le MLS, etc.
• Listing en MLS - Il est maintenant en ligne sur le MLS, Multiple Listing Service
• Ensemble de marketing - J'ai mis en place des annonces, une page Web de liste unique, d'autres marketing. Ils ne bougeront pas tant que je n'aurai pas configuré toutes les annonces pour le démarrage.
• Être montré - La propriété étant montrée, attendant un contrat.
• Contrat en Négociation - Contrat reçu et en cours de négociation avec l'acheteur.
• Contrat mort - Le contrat n'a pas été accepté des deux côtés, ce qui a ramené la boîte de liste à l'étape «Être montré». En cas d'expiration et de perte, l'enregistrement de la boîte, mais pas de la base de données, sera supprimé du pipeline.
• Transaction - Transférer vers Transaction Pipeline parce que le contrat a été exécuté par les deux parties.

Je garde ces étapes larges, ne devenant pas trop détaillées, car je ne veux pas d'une longue ligne de flèches en haut. L'objectif est de tout garder organisé avec une vue rapide qui me dit le statut et le progrès de toutes les pistes, les listes et la prochaine; transactions. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos enregistrements et les afficher dans la sous-ligne juste sous les flèches du pipeline.

Ensuite, nous verrons le pipeline qui mène à l'argent!

05 - Pipeline de gestion des transactions pour Streak dans Gmail

C'est le pipeline d'argent, prenant un contrat d'acceptation à la clôture. J'utilise le même pour les côtés acheteur et vendeur, car les étapes sont larges et s'appliquent à chaque transaction. De cette façon, un seul pipeline me montre l'étape de chaque transaction que je travaille.

• Offre / Nego / Contrat - Le contrat est en cours de négociation, une fois accepté par les deux parties, il va aller de l'avant.
• Title / Survey / Inspect - Généralement, les premières choses sur lesquelles nous passons sont la mise en place de l'entiercement, la demande de reliure de titre, la mise en place d'inspections, etc.
• Réparer Nego. - Ceci est après que les inspections sont livrées et reçoit la boîte de transaction s'il y a des demandes de réparations ou d'argent par l'acheteur (s).
• Évaluation / prêt - En supposant que les réparations ont été résolues, généralement, il s'agit maintenant de faire approuver l'évaluation et le prêt.
• Pré-clôture - Beaucoup de détails avant d'arriver à la table de clôture.
• Clôture - Il est fermé aujourd'hui ou demain, et vous le laisserez ici jusqu'à ce que vous obteniez votre chèque de commission.

Celui-ci est assez explicite maintenant que vous comprenez comment fonctionnent les Pipelines et les Boxes. Je crée simplement une nouvelle boîte pour la transaction, nommé quelque chose comme "Smith Sale to Jones". Je peux ensuite transférer toutes les informations qui transitent par mon compte Gmail dans la boîte pour que tout reste en place pour une consultation rapide.

06 - Colonnes de formules

Je ne comprends pas les commissions avant de voir le chèque ... et bien la plupart du temps. Cependant, vous pouvez faire des calculs dans les colonnes, une fonctionnalité puissante.

Tout d'abord, notez l'icône Streak et le lien en haut de Gmail. En cliquant dessus, vous obtenez un système d'aide complet qui vous indique tout ce que vous devez savoir et vous ne quittez jamais votre écran Gmail. Je voulais voir comment créer une colonne de formule, donc j'ai cliqué sur le lien et trouvé une section dans l'aide pour cela. Vous pouvez voir dans l'image qu'il existe un tutoriel complet pour créer des formules.

07 - Le NewsFeed et tellement plus

Lorsque vous travaillez dans vos pipelines, vous pouvez cliquer sur le bouton NewsFeed en haut à droite dans Gmail et vous recevrez un flux d'actions que vous avez prises en relation avec ce Pipeline et ces boîtes. Vous pouvez facilement suivre ce que vous avez fait avec ce NewsFeed.

Je vous ai donné un aperçu très complet de Streak for Gmail CRM, et vous aurez besoin de vérifier les nombreuses fonctionnalités. Il y a un affichage d'enregistrement plus reconnaissable pour chacun de vos contacts, prospects, prospects et transactions. En cliquant sur l'icône de la boîte dans le pipeline, vous pouvez aller à cet écran d'enregistrement, apporter des modifications et des ajouts et cliquer sur les informations connexes.

Regardons un autre écran, comment vous interagissez avec Streak à partir d'un e-mail dans Gmail.

08 - Ajout d'une boîte à partir d'un e-mail dans Gmail

L'un des meilleurs moyens et le plus souvent utilisé pour créer une boîte dans un pipeline est de le faire à partir d'un e-mail. Ceci est particulièrement utile lorsque vous recevez un nouveau prospect dans un e-mail. Voir dans l'image qu'il y a maintenant un bouton en haut des Gmails individuels qui vous permet de créer une nouvelle boîte, de l'ajouter à une boîte existante ou de modifier une boîte.

Disons que vous obtenez un nouveau prospect par email. Vous cliquez simplement pour créer une boîte, et vous l'ajoutez à votre pipeline de travail d'acheteur avec le nom du prospect comme nom de boîte. Maintenant, chaque email que vous recevez de toute personne liée au travail de cet acheteur, vous pouvez simplement utiliser ce processus pour les ajouter à la boîte de l'acheteur dans le pipeline. Maintenant, il ressemble plus à une vraie boîte de fichier, car il contient plusieurs éléments connexes.

C'est un excellent outil dans le pipeline de transaction. Une fois que vous recevez des courriels de l'autre agent, de la société de titre et d'autres, vous les ajoutez simplement à la boîte de transactions.

Il y a beaucoup plus, mais cela va emballer l'article. Amusez-vous, et jetez un coup d'œil, car Streak a une option pour toujours libre.

09 - Le suivi des courriels en tant que CRM et outil juridique

Un bonus de Streak est la fonctionnalité de suivi des e-mails. L'image montre un historique des ouvertures de l'email actuellement affiché. Vous obtenez également des avis d'ouverture de courriel comme un pop-out si vous les voulez. J'aime savoir que mes courriels ont été reçus et ouverts, particulièrement dans les transactions.

Après tout, CRM consiste à gérer une relation, et une partie de cela consiste à savoir que vous avez accès à vos contacts de messagerie. Il peut également s'avérer utile à l'avenir si un tribunal vous demande de montrer que des renseignements ou des documents ont été livrés en temps opportun. Il ne s'agit pas seulement de faire quelque chose de mal. J'ai demandé à des anciens clients de me demander de leur fournir de la documentation sur des courriels pour des actions dans lesquelles ils étaient impliqués et qui n'avaient rien à voir avec moi.

Un exemple de vie réelle implique un constructeur de client de l'Etat qui a acheté une parcelle de terrain dans les montagnes avec l'intention de construire une maison de retraite. La région avait été impliquée dans le passé dans des conflits avec le comté quant à savoir si elle était subdivisée légalement ou non. Chaque changement d'avocat du comté semblait générer un nouveau cycle de controverse.

Dans ma diligence raisonnable pour le client, j'ai trouvé qu'il y avait une lettre de deux ans de l'avocat du comté indiquant que la propriété serait considérée légale et accordée un permis de construction si demandé. J'ai demandé une nouvelle lettre, même si c'était le même avocat du comté. Après avoir craché un peu, une nouvelle lettre a été émise. J'ai envoyé par courriel une copie à mon client pour lui indiquer que le document que nous attendions avait été livré, afin que nous puissions procéder à l'achat.

Deux ans plus tard, et avec un autre avocat du comté, il a demandé un permis de construire et a été refusé. Il a contacté mon avocat immobilier pour obtenir de l'aide. L'avocat m'a contacté pour demander s'il y avait des documents prouvant que nous nous sommes appuyés sur la lettre pour faire l'achat. J'ai remonté l'email avec suivi et le comté a délivré le permis. Le suivi des courriels est juste une bonne pratique commerciale.