Comment calculer, payer, déclarer les taxes sur la masse salariale
Impôts sur les salaires sont les impôts que vous retenez des employés pour l'impôt sur le revenu et les impôts FICA (sécurité sociale / Medicare) et payer comme employeur. Vous devez percevoir ces taxes, payer les impôts à l'IRS, déclarer les taxes payées et produire les rapports de paie. Vous devez également effectuer des paiements pour les impôts de chômage et la couverture d'indemnisation des travailleurs .
Le processus de taxe sur les salaires commence avec les employés payants. Lorsque vous payez des employés, vous devez retenir les charges sociales et autres impôts sur l'emploi de leur salaire. Pour chaque paie, vous devez tenir compte des charges sociales que vous avez déduites, ainsi que de mettre de l'argent de côté pour payer votre part de ces taxes en tant qu'employeur.
Comme requis par les organismes fédéraux et d'État, vous devez déclarer les taxes dues.
Enfin, vous devez effectuer des paiements périodiques de ces taxes.
Cet article suit le processus, avec des conseils pour vous aider à le rendre plus facile.
01 - Préparez - vous aux charges sociales avant d'embaucher votre premier employé
Vous aurez besoin d'un numéro d'identification de l'employeur , ce qui signifie l'inscription auprès de l'IRS. Il est facile de postuler en ligne et de recevoir le numéro immédiatement.
Vous devrez également vous inscrire auprès de votre état pour les impôts sur le revenu et pour les impôts sur le chômage et l'indemnisation des travailleurs. Cette inscription est auprès du bureau de l'emploi de l'Etat.
En outre, vous devrez vous enregistrer en tant qu'employeur avec votre état (une inscription séparée).
Tous ces éléments ont trait aux charges sociales qui doivent être retenues sur vos employés ou payées par vous en tant qu'employeur.
02 - Quelles sont les charges sociales?
La distinction entre les charges sociales et les taxes sur l'emploi est source de confusion. La plupart des gens utilisent le terme «taxes sur la masse salariale» pour désigner les impôts associés à la paie. L'IRS les appelle des impôts sur l'emploi.
Les taxes sur la masse salariale, dans cet article, comprennent plusieurs taxes:
- Montants retenus sur la paie des employés pour les impôts sur le revenu dus par les employés
- Les montants retenus sur le salaire des employés pour la sécurité sociale et Medicare, qui sont
- Correspondant à des montants que les employeurs doivent contribuer à la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
- Impôts supplémentaires payés par les employeurs (et non les employés) pour les caisses de chômage et les indemnisations des travailleurs.
Les taxes sur la masse salariale sont appelées «taxes sur les fonds de fiducie», car elles sont détenues en fiducie pour le propriétaire (l'IRS et la Social Security Administration).
03 - Quelle est ma responsabilité en tant qu'employeur pour les charges sociales?
Les employeurs sont responsables de:
- Recueillir des documents d'impôt sur les salaires appropriés auprès des employés à la location et à d'autres moments
- Calculer correctement les charges sociales et les retenir de la paie des employés
- Payer les charges sociales à l'IRS et autres autorités fiscales
- Dépôt des rapports d'impôt sur la paie en temps opportun.
Ces articles vous aideront dans le calcul, la retenue, le paiement et le dépôt des taxes sur la masse salariale.
04 - Comment puis-je calculer les retenues d'impôt sur la paie?
Votre première responsabilité en tant qu'employeur est de calculer la retenue à la source pour les taxes sur la masse salariale - l'impôt fédéral sur le revenu, les taxes FICA (sécurité sociale / assurance-maladie) et les impôts sur le revenu de l'État. Cet article vous guide dans le processus de réalisation de ces calculs.
05 - Quand les impôts sur les salaires doivent-ils être payés à l'IRS?
Les taxes sur la masse salariale que vous avez perçues sont versées à l'IRS à la quinzaine ou au mois , en fonction du montant total des charges sociales que vous devez. Si vous avez seulement quelques employés et un petit impôt sur la masse salariale, vous payez par mois; Si vous avez de nombreux employés et un impôt sur la masse salariale plus important, vous payez deux fois par semaine. En savoir plus sur la façon de déterminer quand vous effectuez les paiements de la taxe sur la masse salariale dans cet article.
06 - Comment les taxes sur la masse salariale sont-elles payées à l'IRS?
Les taxes sur la masse salariale sont versées à l'IRS (qui distribue les informations de sécurité sociale / Medicare à l'administration de la sécurité sociale.) Ces dépôts d'impôt sur les salaires doivent être effectués par voie électronique.
07 - Comment et quand les rapports de taxe sur la masse salariale sont-ils déposés auprès de l'IRS?
Vous devez déposer un rapport chaque trimestre auprès de l'IRS sur le formulaire 941 - Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur. Ce retour montre:
- Le montant que vous avez perçu pour la retenue d'impôt sur le revenu des employés
- Le montant que vous avez perçu pour FICA (Sécurité sociale / Medicare) des employés,
- Le montant total dû à FICA (y compris la portion employeur de cette taxe)
Vous devez également inclure les montants que vous avez déposés (mensuellement ou semi-hebdomadairement) pour ces taxes sur la masse salariale. Si vos dépôts sont inférieurs au montant dû, vous devez payer l'IRS. Le formulaire 941 est complexe. prenez le temps de lire les détails dans cet article.
08 - Comment mettre en place un système de paie pour m'assurer que je n'oublie rien?
Si vous voulez faire votre propre paie, vous devrez prendre toutes ces informations et mettre en place un système, de A à Z, en commençant par ces nouveaux formulaires d'embauche, y compris les employés payants, soumettre des rapports et des paiements au gouvernement fédéral et agences. Cet article vous guidera à travers les étapes.