Même si vous n'avez que quelques employés, vous pouvez décider d'externaliser votre paie; c'est-à-dire, remettre le traitement de la paie et d'autres responsabilités de paie à quelqu'un d'autre. Voici quelques considérations pour vous aider à décider s'il faut externaliser.
Nous allons d'abord examiner les situations dans lesquelles vous pourriez envisager d'externaliser votre paie, puis certaines options d'externalisation.
L'externalisation de la paie réduit les coûts de l'emploi
Si vous payez simplement des employés de bureau, vous pouvez calculer la rémunération en multipliant les heures par le taux, et déterminer si des heures supplémentaires sont dues.
Mais si vous produisez un produit, vous devez connaître le coût du travail sur chaque produit, de sorte que vous pouvez déterminer le coût des marchandises vendues. C'est un processus compliqué, plus qu'une personne de bureau pourrait probablement manipuler. Donc, si vous voulez être en mesure de déterminer les coûts de fabrication, l'externalisation de la paie peut être le seul moyen de le faire.
Laisser l'affaire de service avec les états multiples, les localités
Si vous avez des employés dans plus d'un État, vous devez respecter les exigences relatives au paiement et à la déclaration des impôts sur le revenu de l'État. Si votre entreprise opère dans différentes villes, vous pouvez également avoir des impôts locaux à retenir, payer et déclarer.
Les retenues de calcul sont délicates
Calculer les montants de retenue à la source pour les employés est compliqué. En bref, vous devez:
- Déterminer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu en fonction du W-4 de l'employé (qui peut être modifié aussi souvent que l'employé le souhaite)
- Déterminer la retenue d'État pour les États avec des impôts sur le revenu, basé sur l'état W-4
- Déterminer les taxes FICA sur les salaires à 7,65 pour cent (et vous devez regarder les employés hautement rémunérés pour être sûr que leur retenue à la sécurité sociale est plafonnée au maximum pour l'année)
Et c'est juste pour les débutants. Même pour un employé, le processus de détermination des retenues d'impôt peut prendre beaucoup de temps.
Évitez de suivre les échéances
Le paiement et la déclaration des taxes sur la masse salariale (fédéral et national, retenue à la source, impôts FICA, chômage et indemnisation des travailleurs, options individuelles de paie de l'État) peuvent être intimidants.
Et une date d'échéance manquée pour le paiement ou le rapport peut vous coûter de l'argent en amendes et pénalités.
L'externalisation de la paie, même avec seulement quelques employés, est une option que de nombreux employeurs considèrent au début de leur entreprise. Ce pourrait être la bonne option pour votre entreprise, selon votre situation.
Comment les services de traitement de la paye sont-ils facturés?
De nombreux services de traitement de la paye facturent des frais de base de sorte que même si vous n'avez qu'un seul employé, vous payez plus parce que le service a tous les mêmes dépôts pour un employé que pour 10. Par exemple, ils devraient toujours déposer Formulaire 941 chaque trimestre, même si vous n'avez qu'un seul employé. Le coût différentiel pour chaque employé supplémentaire est assez faible. Dans cet esprit, voici quelques informations sur les services de traitement de la paie , avec leurs coûts et ce qu'ils fournissent:
Services de paie assistés
Certains services font tout votre dépôt pour vous.
Par exemple, des entreprises comme Paychex et ADP facturent par chèque par période de paie, y compris le dépôt, le dépôt direct et les coupures de chèques. Vous pouvez saisir des informations en ligne et affecter un spécialiste de la paie pour vous aider. À titre d'exemple, vous pouvez consulter la gamme complète de services d'ADP sur leur site Web.
Paye libre-service en ligne
D'autres services vous aident à faire votre propre dépôt. Par exemple, le service de paie en ligne d'Intuit vous permet de remplir des formulaires de paie en ligne. Avant de sélectionner ces services, vérifiez qu'ils sont compatibles avec votre système d'exploitation et votre matériel (certains ne fonctionnent pas sur les systèmes Macintosh.
Des entreprises comme Paycycle vous permettent de faire votre propre paie en ligne. Ils facturent par le nombre d'employés et le nombre d'États.
J'ai fait un très bref examen de ces services. Certains peuvent avoir des fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin pour une situation spécifique (entrée de la carte de temps, par exemple).
Lisez les informations sur les sites Web et contactez les représentants des entreprises. C'est toujours un bon moyen de dire à quel point ils seront amicaux. Je n'ai présenté que quelques-uns des nombreux services que vous pouvez trouver en ligne. L'IRS a des informations sur les services de paie et les fournisseurs que vous pourriez vouloir regarder.
L'externalisation paie-t-elle le coût?
Même si vous n'avez qu'un seul employé, vous pouvez envisager sérieusement un service de paie pour vous aider à préparer les chèques de paie et à payer et déclarer les charges sociales. Rappelez-vous, une amende ou une pénalité pour un paiement manqué ou un rapport pourrait être plus d'une valeur d'une année de service. Mettre en place un système de paie pour votre entreprise n'est pas votre première priorité. Et si vous avez un service, c'est une chose de moins que vous devez penser.