Processus de paie et taxes sur la masse salariale - Liste de contrôle d'un employeur
Comment faire votre propre paie et les taxes sur la masse salariale
Les principales étapes du processus de paie sont:
1. Préparation. Avant de commencer à embaucher des employés, vous devrez vous préparer au calcul et au traitement de la paie et décider qui effectuera toutes les tâches liées à la paie.
2. Payer. Lorsque vous avez des employés qui ont travaillé pour votre entreprise, vous devez configurer un système pour calculer leur rémunération, rédiger des chèques de paie et les distribuer.
3. Post-paiement. Après avoir payé les employés, vous devez mettre de l'argent de côté pour les impôts, faire un registre de paie, effectuer des paiements d'impôt et envoyer des rapports de paie aux heures appropriées.
Avant de commencer à embaucher des employés:
1. Comprendre vos responsabilités légales en tant qu'employeur , y compris
2. Suivez cette liste de vérification facile en 12 étapes pour vous assurer de remplir toutes les tâches préalables à l'emploi pour les employeurs.
3. Vous aurez besoin de comprendre les bases du traitement de la paie et de la paie. La façon la plus simple de le faire est de suivre mon cours de traitement de la paie. Le cours est une série de bulletins d'information que vous pouvez accéder à travers cet article "Cours intensif pour le traitement de la paie et de la paie."
4. Vous devrez prendre des décisions sur comment et quand payer les employés , y compris
- Quels employés seront horaires et quels salariés?
- À quelle fréquence paierez-vous vos employés - chaque semaine, deux fois par mois, toutes les deux semaines ou tous les mois?
- Comment et quand allez-vous payer des heures supplémentaires?
- Comment allez-vous demander aux employés horaires de garder une trace de leur temps?
- Qu'est-ce que le congé payé vous fournira pour les employés horaires? Vous n'êtes pas légalement tenu de payer un employé pour n'importe quel congé, mais la plupart des entreprises paient pour des vacances, des vacances, des jours de maladie, ou des jours personnels.
5. Décidez d'un système de comptabilité à utiliser. La plupart des petites entreprises utilisent un système de comptabilité en ligne avec une option de traitement de la paie. Vous pouvez également consulter les applications de paie Android pour petites entreprises et la liste de paie QuickBooks en ligne.
6. Recueillir les documents nécessaires pour les nouveaux employés à signer. Chaque nouvel employé doit remplir certains documents à la location. En tant qu'employeur, vous devez être certain que les formulaires et la demande d'embauche sont remplis et classés. Ces formes comprennent:
- Un formulaire W-4 pour désigner la retenue d'impôt
- Un formulaire de demande
- Un formulaire I-9 pour montrer l'admissibilité à travailler aux États-Unis, et
- Retenue d'impôt national et local sur les documents électoraux.
Payer les employés
Enfin, vous avez des employés, ils ont travaillé pendant une période de paie et vous êtes prêt à les payer.
Faire des dépôts d'impôt sur la paie
Selon la taille de votre masse salariale, vous devez effectuer des versements d'impôt sur la paie à l'IRS sur une base semi-hebdomadaire ou mensuelle pour:
- les montants que vous avez retenus de l'employé pour payer l'impôt fédéral et sur le revenu de l'État
- les montants que vous avez déduits du salaire de l'employé pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie
- les montants que vous devez en tant qu'employeur pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
Vous pouvez effectuer vos versements de retenues d'impôt sur la paie sur le formulaire 8109 ou en utilisant le système de dépôt électronique IRS (EFTPS) .
Autres dépôts de la taxe sur la masse salariale
En plus des retenues à la source fédérales et de la déduction pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, vous devez:
- Effectuer des paiements pour l'impôt fédéral sur le chômage sur une base régulière.
- Faites des dépôts d'impôt sur la paie à votre état, et éventuellement votre localité, en plus des dépôts d'impôt sur le salaire fédéral.
Déclaration de l'impôt sur la paie
Les entreprises sont également tenues de soumettre régulièrement des rapports de taxes sur les salaires. Vous devez:
- Soumettre un rapport trimestriel à l'IRS sur le formulaire 941 montrant le montant de votre impôt sur la masse salariale et les montants que vous avez payés sur ce passif au cours du trimestre précédent.
- Soumettre un rapport d'impôt sur le chômage annuel sur le formulaire 944 à l'IRS montrant le montant de votre passif d'impôt sur le chômage et les montants que vous avez payés sur cette responsabilité.
- Soumettre d'autres rapports sur le chômage et l'indemnisation des accidents du travail.
Créer un registre de paie
Pour garder une trace de toutes les informations de paie pour chaque employé, vous devrez créer et maintenir un registre de paie. La plupart des systèmes de comptabilité en ligne ont un registre de paie dans le cadre de leur paquet de rapports, mais juste au cas où, voici les informations sur ce qu'il faut inclure dans ce document. Vous en aurez besoin pour les totaux de paie et les rapports de fin d'année.
Enfin, établir un calendrier fiscal annuel
La création et le maintien d'un calendrier des impôts sur les salaires mensuels, soit sur votre logiciel de comptabilité / paie ou manuellement, vous aidera à garder une trace de toutes ces dates d'impôt sur les salaires au cours de l'année. Ajoutez les dates d'impôt sur les salaires de votre état pour un calendrier complet.