Gardez vos reçus organisés pour les taxes, les assurances et les rapports de dépenses
Avez-vous une tonne de recettes à organiser et à traiter avant même que vous ne pensiez à faire rembourser vos dépenses? Ou peut-être que vous en avez besoin pour documenter vos dépenses liées à l'impôt ou pour sauvegarder une réclamation d'assurance. Voici quelques excellentes options logicielles qui peuvent vous aider à organiser ces reçus en utilisant un scanner de documents si vous cherchez un moyen plus simple et plus rapide.
Scanner mobile NeatReceipts et système de classement numérique
NeatReceipts Mobile Scanner et Digital Filing System se composent d'un scanner compact et léger, le logiciel pour organiser les reçus et autres images numériques, un câble USB, et des accessoires pour le voyage et le stockage de bureau.
Le logiciel NeatReceipts organise les reçus, la documentation relative à la taxe, les cartes de visite et les documents, et il le fait tous séparément, il est donc facile de les localiser quand vous en avez besoin. Les reçus peuvent être imprimés, envoyés par courriel ou exportés vers divers formats, y compris PDF, OFX et QIF.
02 - Boîte à chaussures
Scannez vos reçus et envoyez-les par voie électronique à Shoeboxed pour les organiser et les stocker en ligne.
Shoeboxed peut s'intégrer à QuickBooks Online dans le cadre de certains plans, et des tableaux et graphiques d'analyse des dépenses sont également disponibles en ligne. Il existe également des applications gratuites pour iPhone, iPad et Android qui offrent des fonctionnalités telles que la possibilité d'utiliser le GPS intégré de votre téléphone pour suivre avec précision le kilométrage et pour capturer des images de reçus en utilisant l'appareil photo de votre smartphone.
Les «Enveloppes magiques» de Shoeboxed sont des enveloppes gratuites que vous pouvez remplir de reçus, de cartes de visite et d'autres objets encombrants, puis les envoyer par la poste. Cela vous évite d'avoir à les numériser. Shoeboxed fera cela pour vous, en les numérisant dans des fichiers numériques et en vous renvoyant les copies papier gratuitement.
Les reçus peuvent également être importés automatiquement à partir de votre adresse e-mail si vous utilisez Gmail de Google. Sinon, vous pouvez toujours envoyer vos reçus par e-mail à Shoeboxed afin qu'ils puissent être suivis.
Shoeboxed peut exporter des données vers Quicken, Excel, et vers des formats de fichier CSV ou PDF.
Il y a trois plans principaux de Shoeboxed à choisir parmi:
- Lite : jusqu'à 50 documents par mois pour un utilisateur
- Classique : Convient aux propriétaires de petites entreprises, 150 documents par mois, enveloppes prépayées Magic Envelopes (États-Unis uniquement) avec retour de document et intégration QuickBooks Online. Jusqu'à deux utilisateurs
- Business : mêmes offres que Classic, mais avec 500 documents par mois et jusqu'à trois utilisateurs.
Il existe également un plan gratuit mais de très petite envergure avec une limite de cinq documents par mois, ainsi qu'un grand plan d'affaires pour 1000 documents par mois. Chaque plan offre une période d'essai gratuite.
Visioneer RoadWarrior
Le Visioneer RoadWarrior est un logiciel de gestion des reçus emballé avec un petit scanner mobile alimenté par USB qui peut numériser une page en quelques secondes. RoadWarrior utilise la technologie Kofax Virtual ReScan ou VRS pour améliorer la numérisation et le logiciel organise les reçus et les documents numérisés. Les images de reçus peuvent être sauvegardées au format PDF interrogeable ou sous forme de documents Word, Excel ou WordPerfect. Les cartes de visite peuvent également être numérisées.
Rack2-Filer
Le logiciel Rack2-Filer est livré avec le ScanSnap S1300i de Fujitsu et il numérise les reçus et autres documents pour le stockage numérique dans des formats tels que DOC et DOCX de Microsoft Word ou Adobe PDF. Organisez les reçus et les documents numérisés dans Rack2-Filer dans des classeurs virtuels et des classeurs électroniques, qui peuvent être consultés en retournant des pages.
- Si vous travaillez dans des classeurs électroniques, il vous suffit de surligner les informations et d'ajouter des feuilles de séparation, des hyperliens ou des notes autocollantes.
- La recherche Rack2-Filer vérifie chaque document, y compris les notes autocollantes et les titres de classeur, par mot, expression ou numéro.