Développer un plan pour les problèmes de maintenance
Vous devez d'abord élaborer votre plan de base pour traiter les demandes de maintenance. Décidez comment les demandes seront soumises et qui répondra à la demande. * Si vous avez décidé d'embaucher une société de gestion immobilière pour répondre à ces demandes, votre travail consistera à surveiller la société de gestion pour s'assurer qu'elle traite toutes les demandes rapidement et avec compétence.
Recevoir la demande du locataire
Si vous n'avez pas externalisé les problèmes de maintenance à un gestionnaire de biens , l'étape suivante consiste à recevoir la demande du locataire en fonction de votre méthode préférée. Cela peut être par téléphone, courriel, texte ou même un avis écrit si vous préférez. Ces demandes doivent être adressées pendant les heures d'ouverture normales, sauf en cas d'urgence.
Déterminer la gravité de la question de maintenance
Dressez une liste de problèmes courants et attachez-y un niveau d'urgence: Élevé, Modéré ou Faible.
- Urgence élevée - Les plaintes doivent être fixes ou au moins regardées le même jour ou la même heure si nécessaire.
- Urgence modérée - Les plaintes doivent être réglées dans les 48 heures.
- Faible urgence - Les plaintes devraient être réglées dans une semaine.
Exemples de demandes urgentes: Immédiatement
- Problèmes structurels
- Manque de chaleur en hiver
- Manque d'eau chaude
- (La plupart) des fuites dans la propriété
- Toilette bouchée
- Odeur de gaz
- Les lumières ne fonctionnent pas dans les zones communes et les couloirs
- Problèmes de sécurité tels que les portes ou les fenêtres qui ne se verrouillent pas correctement / les verrous manquants
- Passerelles, escaliers et allées devant être pelleté et salés immédiatement après une tempête de neige
Exemples de demandes d'urgence modérées: d'une manière opportune
- Les appareils ne fonctionnent pas - S'il vous incombe de les fournir à vos locataires.
- Drain de douche ou d'égout bouché ou lent
- L'éclairage intérieur s'arrête de fonctionner - Pas seulement l'ampoule qui brûle. Le luminaire ne fonctionne pas.
- La climatisation ne fonctionne pas en été
- Grand trou dans le mur
Exemples de demandes d'urgence faible: le temps n'est pas essentiel
- Tuile fissurée
- Coulis à venir
- Plancher endommagé qui ne crée pas de risque de marche- Déchirer le tapis / la tache dans le tapis / le plancher de bois franc qui a besoin d'être réparé
- Toilette courante
- Petite fuite ou goutte à goutte dans le robinet
- Portes d'armoire hors de leurs charnières
- Les portes de l'appartement intérieur de leurs charnières / porte ne fermant pas correctement
- Un brouillon
- Trou mineur dans le mur
- Moulure ou garniture nécessitant une réparation
Réparations dont vous n'êtes pas responsable:
- Remplacement des piles dans le détecteur de fumée du locataire
- Enlèvement des ordures de l'unité du locataire
- Dommages causés par le locataire ou les invités du locataire - Vous pouvez réparer ces dommages, mais vous êtes autorisé à facturer au locataire des frais raisonnables, tels que le coût des matériaux ou le coût d'embauche d'un entrepreneur pour le faire.
Déterminer le niveau de compétence requis pour la maintenance
Vous devez maintenant déterminer le niveau de compétence nécessaire pour effectuer la réparation. Est-ce quelque chose que vous vous sentez à l'aise ou avez-vous besoin d'embaucher un professionnel? Si nécessaire, appelez la personne appropriée pour déterminer leur disponibilité.
Rassembler les matériaux
Si vous effectuez la réparation vous-même, rassemblez les matériaux appropriés pour effectuer la réparation.
Avertir le locataire
Si la réparation est à l'intérieur de l'unité du locataire , appelez le locataire pour déterminer quand vous serez autorisé à l'intérieur de l'unité pour effectuer la réparation. Demandez si le locataire veut être là pour la réparation ou s'il se sent à l'aise de vous permettre d'entrer dans l'unité quand il n'est pas présent.
Si la réparation est dans une zone commune du bâtiment , vous pouvez utiliser votre jugement basé sur l'urgence de la réparation quant à quand vous allez le réparer.
Si la réparation nécessite l'arrêt de l'eau, du gaz, de l'électricité ou similaire, vous devez aviser tous les locataires dans le bâtiment avant de le faire.
Complétez la réparation et obtenez la signature du locataire en cas de problème de maintenance
- Si vous avez externalisé le travail: Assurez-vous que le réparateur fournit une description détaillée du travail effectué, le temps qu'il a pris et les pièces nécessaires. Assurez-vous que le réparateur signe et date cette déclaration. Le locataire doit également signer cette déclaration, confirmant que le travail a bel et bien été effectué et que cela a été fait dans le délai imparti.
- Si vous avez terminé le travail vous-même: Demandez au locataire qui a fait la demande de signer la demande d'entretien indiquant que la réparation a été effectuée et a été effectuée à sa satisfaction. Assurez-vous qu'ils incluent également la date et l'heure.