Les conseils ci-dessous vous aideront à affiner vos compétences de communication afin que vous puissiez gagner du temps, réduire le stress et devenir plus productif en communiquant efficacement dans chaque interaction que vous avez dans votre petite entreprise.
Limiter les distractions et écouter
L'écoute est la clé d'une communication efficace, mais ce n'est pas toujours facile. Une façon de devenir un meilleur auditeur est d'essayer de limiter les distractions au cours de vos conversations, ce qui rend difficile d'entendre et d'absorber ce que les autres disent. Cela peut vouloir dire fermer votre client de messagerie, éteindre votre téléphone, ou fermer la porte de votre bureau. En faisant ces petites choses, vous vous assurez que la personne avec qui vous parlez a toute votre attention.
Il est également important de limiter les distractions internes, c'est-à-dire tout ce qui se passe dans votre esprit. Lorsque vous avez plusieurs sujets à aborder lors d'une réunion ou d'une conversation à travers eux pour obtenir toutes vos idées peut être tentant, mais cela provoque la confusion et peut faire croire à l'autre personne que son apport n'est pas important.
Ralentissez et rappelez-vous que la communication est une rue à double sens. Établir un compromis permettant aux deux parties d'avoir leur mot à dire.
Soyez réactif
L'une des pires choses que vous pouvez faire lorsqu'un conflit survient, ou que quelqu'un se plaint de votre entreprise, de vos produits, de vos services, etc., c'est de l'ignorer. Dans la plupart des cas, une sorte de réponse devrait être émise immédiatement, même si c'est juste une brève déclaration que vous allez examiner dans le problème.
Si vous attendez d'avoir toutes les informations nécessaires avant d'atteindre la partie malheureuse, ils peuvent finir non seulement malheureux mais maintenant aussi en colère. Gardez les lignes de communication ouvertes dans toutes les situations en étant aussi réactif que possible et en vous assurant que les personnes qui vous tendent la main sentent que leur problème est important pour vous.
Posez les bonnes questions
Une grande partie de la communication repose sur l'obtention des informations dont vous avez besoin, et cela signifie souvent que vous devez poser les bonnes questions. Il y a des indices sur les questions que vous devriez poser dans chaque partie de la conversation que vous avez. Vous devez être capable d'écouter et de vous concentrer sur ces indices afin de déterminer quelles questions éclairciront l'information dont vous avez besoin.
Prenons le cas d'un employé qui n'a pas atteint ses objectifs et qui est généralement insatisfait au travail. Si vous ne posez pas les bonnes questions, vous risquez de ne jamais aller à la racine du problème, qui peut aller de problèmes personnels à des difficultés.
Tirez le meilleur parti des réunions
Les réunions sont connues pour être des gaspilleurs de temps si elles ne sont pas bien planifiées et bien organisées. Si vous êtes l'organisateur, la première chose que vous devez faire pour respecter le temps de chacun et rendre votre réunion aussi efficace que possible est de la programmer à l'avance.
Ensuite, prenez le temps de préparer un ordre du jour qui résume les points d'intérêt et établit une structure pour la réunion.
Voici d'autres conseils de réunion intelligents qui vous aideront à vous assurer que vos réunions sont productives:
- Confirmez les heures de réunion dans les fuseaux horaires appropriés un à deux jours avant la réunion.
- Attribuez un modérateur de réunion qui gère la réunion et s'assure que les participants respectent l'agenda.
- Encouragez les commentaires et les questions de tous les participants à la réunion.
- Prenez des notes ou demandez à quelqu'un d'autre de prendre des notes pour saisir les détails importants de la réunion.
Combiner les méthodes de communication
La communication en face-à-face ou en mode voix-à-voix est idéale pour éliminer les problèmes de temps qui accompagnent souvent le courrier électronique. Mais il peut également créer plus de questions et de confusion si toutes les parties impliquées ne sont pas sur la même page.
Même si la plupart de vos communications se font par téléphone ou lors d' événements de réseautage , vous pouvez créer des courriels récapitulatifs décrivant ce qui a été discuté, quelles sont les prochaines étapes et qui est responsable de quoi. Cela peut être un excellent moyen de combiner différentes méthodes de communication pour une communication plus efficace (et moins confuse) vers l'avant.
Focus sur le service client
Un bon service clientèle dépend de la communication bidirectionnelle. Souvent, lorsque des conflits surgissent avec les clients, la clé de la résolution est de communiquer pour découvrir le problème, puis de continuer à communiquer jusqu'à ce qu'une solution soit identifiée.
Une façon de maintenir des relations à long terme avec vos clients est de maintenir des lignes de communication ouvertes. Cela signifie demander des commentaires sur la façon dont les choses se passent et ce qu'ils pensent des produits et services que vous fournissez. Cela peut être accompli à la fin d'un projet, au cours de conversations quotidiennes, avec un groupe de discussion ou au moyen d'enquêtes officielles.
Utilisez les commentaires que vous recevez
Si vous communiquez déjà avec vos clients, vous recevrez probablement des commentaires régulièrement, même si vous ne les sollicitez pas par des méthodes formelles. Il peut s'agir d'une mine d'informations utiles sur la façon dont votre entreprise, vos produits et vos services sont perçus par les clients et les clients potentiels. Pour être efficace, cependant, vous devez utiliser ces données pour modifier et améliorer vos processus. Créer un processus de collecte des commentaires que vous recevez en un seul endroit, puis réserver du temps chaque mois ou deux pour analyser les données et créer un plan pour la mise en œuvre et le suivi des améliorations.
En fin de compte, une communication efficace peut être l'une des compétences les plus importantes que vous utilisez dans votre entreprise. Si vos compétences en communication peuvent être perfectionnées, prenez le temps d'analyser comment vous communiquez et les résultats de votre communication. Ensuite, concentrez-vous sur les façons dont vous pouvez l'améliorer au fil du temps. Vous pourriez être surpris de voir combien cela change vos relations avec le personnel, les clients et les collègues pour le meilleur.