Deux approches pour conserver les documents comptables
La première chose à savoir est que les documents comptables se présentent sous deux formes: l'entrée simple et l'entrée double. Chacun a ses avantages; La comptabilité à entrée unique est plus simple, comme vous pouvez vous y attendre, et peut être le système approprié pour un propriétaire de petite entreprise.
La comptabilité en partie double - encore une fois, pas de surprise - fournit deux entrées de journal pour chaque transaction, une entrée de débit et une écriture de crédit. C'est plus compliqué, mais parce que ces deux entrées doivent finalement s'équilibrer (d'où: "équilibrer les livres"), cela vous donne un moyen d'attraper les erreurs et rend également les fraudes plus faciles à attraper. La comptabilité en partie double est la norme habituelle.
Les documents de comptabilité de base et comment ils vont de l'avant
- La transaction initie toutes les procédures comptables. Vous achetez quelque chose, vendez quelque chose - quoi que ce soit. L'idée est de faire un enregistrement de chaque transaction financière. Où vous allez enregistrer la transaction est en
- Les journaux. C'est la base zéro de la comptabilité. Toutes les procédures comptables ultérieures remontent à un journal, qui est l'enregistrement de chaque transaction financière au moment où elle se produit. Vous pouvez avoir des journaux distincts pour les ventes et les encaissements et un autre journal pour les décaissements ou seulement un journal qui inclut tous les types de transactions. Les deux approches sont correctes, mais les points importants à retenir sont d'enregistrer chaque entrée et de tenir le (s) journal (s) à jour. Finalement, vous regrouperez toutes ces entrées, en utilisant
- Le grand livre général. C'est là que vous allez transférer ou "publier" chacune des écritures de journal à l'endroit approprié dans le grand livre général par type de transaction. Cela rend plus rapide la recherche de transactions individuelles et fournit également une base à un moment donné - souvent à la fin du mois ou au trimestre - pour préparer ...
- La balance de vérification. Voici où vous résumerez toutes vos entrées de débit (nous supposons que vous êtes allé la route à double entrée) et toutes vos entrées de crédit. Ils devraient correspondre. Si ce n'est pas le cas, vous devrez remonter jusqu'à vos enregistrements de transaction dans votre journal et continuer à travailler pour voir où l'erreur s'est produite. Une fois que tout est équilibré, vous pouvez préparer ...
- L'état financier. À ce stade, votre travail acharné porte ses fruits. Vous avez maintenant un document que les prêteurs, les organismes gouvernementaux - toute entité qui veut savoir qui vous êtes financièrement avant de faire affaire avec vous - accepteront.
C'est le bref aperçu du processus comptable, de ses débuts dans les transactions à la production de l'état financier. Vous devrez en savoir plus avant de commencer votre propre système de comptabilité, mais vous savez maintenant où vous vous dirigez.
En savoir plus sur les documents comptables et les bases de la comptabilité
Si vous le faites vous-même, et en particulier si vous décidez de la méthode de double entrée plus ambitieuse, investissez dans un livre de base ou deux sur le sujet. "Le jeu comptable: la comptabilité de base fraîche du stand Lemonade," par exemple rend le processus d'apprentissage un peu moins fastidieux en basant l'instruction sur le fonctionnement d'un stand de limonade.
C'est disponible sur Amazon.
Une autre approche consiste à commencer avec un système comme Quickbooks, qui fournit une méthode claire et populaire de comptabilité en partie double ainsi que des instructions claires sur la façon d'utiliser le système de comptabilité Quickbooks.