De plus en plus d'entreprises utilisent ces scanners au point de vente.
Selon les principes comptables généralement reconnus ( PCGR ), les entreprises peuvent utiliser un système d'inventaire périodique ou perpétuel. Ci-dessous, découvrez la différence entre les deux systèmes et ce qui fonctionnerait le mieux pour votre entreprise.
Système d'inventaire périodique
La gestion périodique des stocks permet à une entreprise de connaître l'inventaire initial et l'inventaire final au cours d'une période comptable, mais elle ne suit pas l'inventaire quotidiennement. L'inventaire est suivi par un inventaire physique. Dans ce système, tous les achats sont enregistrés dans un compte d'achats. Lorsque l'inventaire physique est effectué, le solde du compte d'achats est transféré dans le compte d'inventaire, qui est lui-même ajusté pour correspondre au coût de l'inventaire final.
Le calcul du coût des marchandises vendues dans le cadre du système d'inventaire périodique est:
Inventaire initial + Achats = Coût des biens disponibles à la vente
Coût des biens disponibles à la vente - Stock de clôture = Coût des biens vendus
Le coût de l'inventaire final peut être calculé en utilisant les méthodes de comptabilité d'inventaire LIFO ou FIFO , ou d'autres méthodes moins courantes. L'inventaire de début est l'inventaire de fin de la période précédente.
Système d'inventaire perpétuel
Un système de suivi des stocks perpétuel enregistre les soldes des stocks des magasins après chaque transaction au moyen de systèmes d'inventaire au point de vente .
Il élimine la nécessité pour le magasin de fermer pour un inventaire physique, car les systèmes d'inventaire perpétuels permettent un inventaire continu. Les systèmes d'inventaire perpétuels conservent un compte courant de l'inventaire de la société.
Les systèmes d'inventaire perpétuels impliquent plus d'archivage que les systèmes d'inventaire périodiques. Chaque article de l'inventaire est conservé dans un registre distinct. Ces livres d'inventaire contiennent des informations sur le coût des marchandises vendues, les achats et les stocks disponibles. Les systèmes de gestion des stocks perpétuels permettent un degré élevé de contrôle des stocks de l'entreprise par la direction.
Les systèmes d'inventaire perpétuels fournissent au propriétaire de l'entreprise un registre de ce qui est vendu, où il a été vendu à partir de quand il a été vendu, et à quel prix il a été vendu. Par conséquent, il permet aux entreprises d'avoir plus d'un emplacement avec un système de gestion des stocks centralisé.
Même avec un système de gestion des stocks perpétuel, l'entreprise doit toujours fermer au moins une fois par an pour effectuer un inventaire périodique ou manuel. Les données numérisées doivent indiquer au propriétaire de l'entreprise exactement quel inventaire doit être disponible. Le principal avantage de faire un inventaire périodique est de déterminer combien d'inventaire a été perdu, volé ou détérioré.
Gestion de l'inventaire périodique vs périodique
Si votre entreprise est petite, ou si vous n'avez pas d'argent supplémentaire à investir, la gestion périodique des stocks peut être un meilleur choix pour vous parce que vous pouvez vous débrouiller avec une caisse enregistreuse et une simple procédure de comptabilité. Si vous vendez des services plutôt que des produits, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un système de gestion des stocks, sauf si vous possédez un restaurant ou si vous êtes dans le secteur de l'hôtellerie.
Au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous voudrez peut-être passer à un système de gestion des stocks perpétuel, car il vous permet de connaître le solde de votre compte d'inventaire à tout moment. Les grandes entreprises ont généralement des systèmes d'inventaire perpétuel plutôt que des systèmes d'inventaire périodiques puisque le reste de leurs systèmes financiers et comptables sont informatisés.