La sélection de l'orateur principal parfait est à propos de la préparation
Voici comment.
Conseils d'un expert
Diane Goodman, présidente de Goodman Speakers Bureau, Inc., de Windsor, CT, est reconnue comme chef de file de l'industrie en fournissant des conférenciers et des animateurs professionnels et reconnus à l'échelle nationale pour des événements corporatifs et organisationnels. Elle est l'auteure experte derrière Survivre à la recherche: Comment cibler et choisir le meilleur conférencier professionnel, un guide de 12 pages pour les planificateurs de réunions et d'événements.
Goodman a structuré le guide comme une liste de conseils et de questions utiles que les planificateurs de réunions débutants et expérimentés devraient aborder en interne avant d'engager ou de sélectionner un conférencier.
Que faire avant de choisir un conférencier Keynote
Tout d'abord, comme pour tout événement, la planification préalable est toujours utile, et parfois critique, à l'atterrissage du meilleur orateur pour votre événement. Il est beaucoup plus facile de sécuriser les meilleurs conférenciers en prévoyant au moins six à douze mois avant l'événement.
En fait, la norme pour réserver un conférencier professionnel ou bien connu était une année. Bien sûr, ce n'est pas toujours raisonnable ou réaliste, et aujourd'hui, on sait que les réservations ne sont faites que quelques mois à l'avance. Mais si vous pouvez l'aider, ne vous laissez pas dans la panique pendant le temps critique. Tu te remercieras plus tard.
Donc, afin d'être assez préparé pour commencer la recherche de conférencier principal, Goodman conseille que les étapes suivantes soient sur chaque événement et liste de contrôle interne initiale du planificateur de réunion:
- Déterminer la logistique / la planification des réunions
- Comprendre l'audience
- Capturez l'objectif de la réunion
- Définir les attentes de l'intervenant
- Succès du benchmark
Seulement une fois que ces tâches ont été pensées (et peut-être d'autres spécifiques à votre événement ou à votre réunion), vous devriez commencer la recherche du conférencier principal. Un conférencier principal peut jouer plusieurs rôles différents pour une conférence ou une réunion. Votre réunion nécessite-t-elle un conférencier ou votre auditoire serait-il mieux servi par un conférencier inspirant ou motivateur? En parcourant cette liste de vérification, vous disposerez non seulement d'un meilleur cadre pour effectuer votre recherche de locuteur, mais vous gagnerez du temps sur le back-end en obtenant une approbation interne pour votre premier choix de conférencier.
Que faire pendant la conférence des conférenciers invités
Une fois que vous connaissez l'orientation conceptuelle de la réunion, vous aurez une meilleure expérience de trouver un conférencier d'honneur approprié. Là où la plupart des planificateurs d'événements sont coincés, ce n'est pas dans le processus de recherche et de sélection lui-même, mais plutôt dans la négociation des honoraires des conférenciers principaux.
Les conférenciers professionnels avec un livre publié peuvent gérer des entreprises de 10 000 $ à 20 000 $, sans compter les frais de déplacement pour un événement. D'un autre côté, un auteur à succès du New York Times peut toucher jusqu'à 40 000 $ par intervention orale. Bien que ces chiffres peuvent sembler extraordinairement élevés pour les planificateurs d'événements nouveaux dans l'espace des conférenciers principaux, vous devez aborder les frais relativement. Comment comparer les frais du conférencier au coût du petit-déjeuner matinal ou au nombre de personnes attendues à la réunion?
La ligne de fond
Étant donné que les planificateurs d'événements servent de visage interne et externe à la réunion d'affaires, ce type d'approche structurée de la sélection des conférenciers aidera à obtenir les approbations internes nécessaires pour un budget et à faire avancer un programme.
Lors de la planification d'une réunion, l'un des deux scénarios suivants a tendance à se produire: la date de la réunion d'affaires est approuvée sans contenu ou la date de la réunion d'affaires n'est pas approuvée sans contenu confirmé.
L'approche de Goodman recommande aux planificateurs d'événements de bien comprendre la réunion, les participants, les messages à communiquer, le type de conférencier requis et ce qui a fonctionné par le passé.
Ces étapes, combinées à une certaine flexibilité de planification et à une planification préalable, permettront de mener à bien le programme.