Lorsque le formulaire 1099-MISC est requis
Un formulaire 1099-MISC est requis chaque fois que vous payez une personne qui n'est pas votre employé à 600 $ ou plus au cours de l'année dans le cours de votre entreprise. Un paiement de 300 $ en juin n'exigerait pas un formulaire 1099-MISC, mais si vous faites un autre paiement de 300 $ un mois plus tard, vous devez soumettre un formulaire 1099-MISC parce que le total de vos paiements atteint 600 $. Les types courants de revenus qui nécessitent ce formulaire comprennent:
- Paiements en espèces aux pêcheurs professionnels
- Produit de l'assurance-récolte
- Paiements médicaux et de santé
- Prix et récompenses
- Produit payé aux avocats
- Produit versé à une société de personnes ou à une succession
- Loyers
- Les services fournis par toute personne qui n'est pas votre employé, y compris les pièces et le matériel fournis dans le travail
- Autres types de paiements non couverts par un autre document de déclaration d'informations
Vous devez également soumettre un formulaire 1099-MISC à toute personne que vous avez payée 10 $ ou plus en redevances ou en paiements de courtier, à l'exclusion des dividendes ou des intérêts exonérés d'impôt.
Si vous vendez 5 000 $ ou plus de produits de consommation à quiconque dans le but de les revendre, vous devrez soumettre un formulaire 1099-MISC si la revente ne se produit pas dans un magasin de détail permanent.
Ces règles ne s'appliquent que si vous faites des affaires. Si vous payez votre avocat de divorce pour mettre fin à votre mariage, vous n'avez pas à lui délivrer un 1099-MISC pour ses services parce que c'est un paiement personnel.
Vous n'avez pas non plus à émettre de formulaires 1099-MISC pour les paiements effectués aux sociétés, à l'exception des paiements médicaux et de soins de santé et des honoraires versés aux avocats. Ces formulaires ne sont requis que pour les particuliers, les sociétés de personnes, les sociétés à responsabilité limitée traitées comme des sociétés de personnes et les propriétaires uniques.
Si vous avez effectué des paiements qui ne cadrent pas parfaitement avec ces règles ou semblent exiger un autre document de rapport d'information, ne vous contentez pas d'un 1099-MISC. Vérifiez auprès d'un professionnel de l'impôt en premier.
Préparation des formulaires 1099-MISC
Tout d'abord, vous aurez besoin du formulaire W-9 de tous vos fournisseurs, entrepreneurs et autres destinataires de paiement. Demandez à chacun d'entre eux d'en remplir une pour vous au moment où vous commencez à faire affaire avec lui. Le W-9 vous fournira son nom légal, son adresse et son numéro d'identification fiscale - toutes les informations dont vous aurez besoin pour préparer son formulaire 1099-MISC. Gardez une trace de vos paiements dans votre système de comptabilité afin que vous puissiez déterminer si les paiements tombent dans l'une des catégories qui nécessitent des rapports et combien ces paiements totaux pour l'année.
Dates limites pour les formulaires 1099-MISC
Si vous déclarez un revenu dans la case 7 du 1099-MISC, «Rémunération des non-salariés», la date limite pour la délivrance des formulaires 1099-MISC aux bénéficiaires de ces types de revenu était le 31 janvier 2017.
La plupart des formulaires 1099-MISC entrent dans cette catégorie.
Vous avez eu un peu plus de temps pour les amener à l'IRS dans les années précédentes, mais plus maintenant, même si vous les déposez par voie électronique. Vous pouvez remercier le Protecting Americans from Tax Hikes Act de 2015 pour ce changement. PATH affecte tous les retours d'informations commençant avec l'année civile 2016.
Sanctions pour le formulaire de dépôt 1099-MISC
Ne paniquez pas si vous avez manqué la date limite. Vous devrez payer une pénalité, mais vous pouvez atténuer les dégâts si vous agissez rapidement. Voici la répartition en fonction de combien exactement vous êtes en retard. Vous êtes admissible à des pénalités réduites si votre entreprise avait des recettes brutes de 5 millions de dollars ou moins pour l'année:
- 50 $ pour le dépôt jusqu'à 30 jours en retard
- 100 $ de pénalité pour dépôt de 1099 plus de 30 jours de retard et avant le 1er août
Les pénalités peuvent monter en flèche après le 1er août, donc si vous avez un problème qui pourrait vous empêcher de déposer avant cette date, contactez un fiscaliste pour obtenir de l'aide le plus rapidement possible.
Les entreprises peuvent demander une extension de 30 jours pour produire des formulaires 1099-MISC avec l'IRS en utilisant le formulaire 8809, mais une extension ne vous donne pas plus de temps pour soumettre le 1099 au destinataire du paiement, seulement le gouvernement. Si vous prévoyez un problème à l'avenir, assurez-vous de soumettre ce formulaire afin d'avoir le plus de temps et de latitude possible.