En savoir plus sur la déduction des frais de réparation et d'entretien

Un aperçu de quoi faire attention dans le nouveau règlement de réparation de l'IRS

Les propriétaires uniques, les entreprises de toutes tailles et les propriétaires locatifs peuvent déduire les frais de réparation et d'entretien de leurs biens et équipements. L'IRS a publié de nouveaux règlements qui sont entrés en vigueur en 2014. Ces nouveaux règlements ont resserré les règles de déduction des frais de réparation et d'entretien.

Si une réparation particulière améliore l'équipement, rétablit la propriété à son état normal ou adapte la propriété à une utilisation nouvelle ou différente, la dépense est capitalisée et amortie sur plusieurs années.

Les dépenses de réparation et d'entretien qui ne relèvent pas des catégories d'améliorations, de restaurations ou d'adaptations peuvent être entièrement déduites dans l'année où la dépense a été payée.

Les bases

"Si vous réparez des choses, vous pouvez les déduire", dit Steve Nelson, un expert-comptable certifié qui a beaucoup écrit sur la déduction des réparations sur le blog Evergreen Small Business et a écrit un e-book à jour Préparer formulaire 3115 pour le Nouveau Règlement sur les biens matériels .

"Si ce que vous faites est une amélioration, une restauration ou une adaptation," dit Nelson, "les nouvelles règles disent que nous allons vous faire capitaliser et amortir à moins que ce soit une quantité telle que c'est de petites pommes de terre."

Réparations courantes et entretien pouvant être déduites immédiatement

«En règle générale, vous pouvez déduire les montants payés pour les réparations et l'entretien de biens corporels si les montants payés ne doivent pas nécessairement être capitalisés. (IRS.gov, Publication 535, Dépenses d'entreprise, chapitre 7, section sur les coûts de réparation et d'entretien.)

En définissant ce que nous pouvons déduire en fonction de ce que nous ne sommes pas tenus de capitaliser, cela nous oblige à nous poser la question suivante: cette dépense doit-elle être capitalisée? Sinon, nous pouvons le déduire.

Dans une autre section de la Publication 535, l'IRS clarifie la distinction entre entretien et réparation:

«Réparations: Le coût de la réparation ou de l'amélioration des biens utilisés dans votre commerce ou votre entreprise est soit une dépense déductible, soit une dépense d'immobilisation qui maintient votre propriété dans un état de fonctionnement normal, mais qui n'augmente pas sensiblement la valeur vie de la propriété, est déductible dans l'année où il est encouru.Sinon, le coût doit être capitalisé et amorti. " (IRS.gov, Publication 535, Dépenses d'entreprise, chapitre 11, section sur les réparations.)

Notez que l'IRS définit ce qu'ils entendent par maintenance de routine. L'entretien de routine, dit l'IRS, "maintient votre propriété dans un état de fonctionnement normal et efficace." Un exemple serait de changer l'huile sur une voiture. Le changement d'huile maintient la voiture en fonctionnement normal et efficace, mais ne prolonge pas sensiblement la durée de vie utile de la voiture. Cependant, le remplacement de la transmission ou du moteur prolongerait considérablement la durée de vie utile de la voiture, ce qui ressemblerait davantage à une réparation qui doit être capitalisée.

Capitalisation des réparations et de la maintenance: le test "BRA"

Les frais de réparation et d'entretien qui améliorent une propriété ou la remettent en état de fonctionnement ou qui l' adaptent à une nouvelle utilisation doivent être capitalisés et amortis sur plusieurs années. Cela peut être facilement mémorisé si l'on utilise le test BRA, un mnémonique inventé par Tony Nitti.

Les améliorations sont des réparations qui font quelque chose de mieux qu'avant. Plus précisément, les réparations relèvent de la catégorie des améliorations si:

• Corriger un défaut qui existait avant d'acheter la propriété
• Corrige un défaut qui s'est produit pendant la réalisation de la propriété
• Élargir ou agrandir la propriété pour qu'elle ait plus de capacité, ou
• On s'attend à ce qu'ils augmentent la qualité, la force, l'efficacité ou la productivité de la propriété

Pour plus de détails, voir Qu'est-ce qu'un Amélioration? section du Règlement définitif sur les biens corporels.

Les restaurations, comme on pourrait s'y attendre, sont des réparations qui restaurent quelque chose à son état normal. La fixation d'un toit ou le remplacement complet du toit sont deux exemples de restaurations. Plus précisément, les réparations entrent dans la catégorie des restaurations s'il s'agit de réparations qui:

• Restaurer la propriété détériorée à son «état de fonctionnement ordinairement efficace»; ou
• Remplacer un composant majeur ou une partie structurelle substantielle d'une pièce de propriété; ou
• Reconstruire la propriété à l'état neuf; ou
• Il en résulte une perte déductible, une vente ou un échange, ou un traitement de perte d'accident pour la propriété ou la composante de la propriété.

Pour plus de détails, voir les rubriques Quels sont les montants pour restaurer une unité de propriété? section du Règlement définitif sur les biens corporels.

Les daptations sont des réparations qui changent la façon dont la propriété ou l'équipement est utilisé.

Par exemple, supposons qu'un propriétaire de bâtiment convertisse une usine en salle d'exposition. L'utilisation du bâtiment passe de la fabrication à la vente au détail. Puisque le contribuable a changé la façon dont il utilise la propriété, toutes les réparations liées à l'adaptation de la propriété sont capitalisées.

Plus précisément, l'IRS dit qu'une dépense d'adaptation est «Un montant est payé pour adapter une unité de propriété à une utilisation nouvelle ou différente si l'adaptation n'est pas compatible avec votre utilisation ordinaire de l'unité de propriété au moment où vous l'avez mise en service "(à partir de la section" Qu'est-ce qui adapte l'unité de propriété à une utilisation nouvelle ou différente "du Règlement final sur les biens corporels).

Raccourcis: trois règles Safe Harbor

La règle générale est que les frais de réparation et d'entretien doivent être capitalisés et amortis. Il y a des exceptions à cette règle générale. En fait, il existe trois exceptions, que l'IRS appelle les ports sûrs. Mais même avec un port sûr, on ne peut pas simplement annuler la dépense. L'IRS attend des contribuables à faire un choix formel (appelé «élection») en attachant une déclaration d'élection à leurs déclarations de revenus.

2 500 $ Élection de la sphère de sécurité pour les petits contribuables.

Une personne ou une entreprise peut immédiatement déduire les frais de réparation et d'entretien si le coût est de 2 500 $ (ou moins) par article ou par facture . Une entreprise avec un «état financier applicable», cependant, a une valeur refuge de 5 000 $. Cette limite de 2 500 $ prend effet pour l'année d'imposition 2016.

Pour les années d'imposition 2014 et 2015, la limite était de 500 $. Voir l' Avis 2015-82, Augmentation de la limite de sécurité minimale pour les contribuables sans états financiers applicables (pdf), sur le site Web de l'IRS pour plus de détails concernant ce changement. Pour plus de détails sur cette disposition, se reporter à la section de minimis sur l'élection de la sphère de sécurité du Q & A sur le site Web de l'IRS.

Safe Harbor pour les petits contribuables

Les réparations peuvent être déduites immédiatement si le montant total payé pour les réparations et l'entretien de la propriété est inférieur ou égal à 10 000 $ ou 2% de la base non ajustée de la propriété, selon le montant le moins élevé . Et la sphère de sécurité n'est disponible que pour les entreprises dont les revenus sont inférieurs à 10 millions de dollars et la propriété réparée a une base non ajustée de moins de 1 million de dollars. Pour plus de détails sur cette disposition, voir la section sur l'élection de la sphère de sécurité pour les petits contribuables du Q & A sur le site Web de l'IRS.

Safe Harbor pour la maintenance de routine

Si les réparations consistent en un entretien de routine, les frais de réparation peuvent être déduits immédiatement. Ce sont les types de réparations qui se produisent régulièrement.

L'IRS a précisé cela en détail. Pour que l'entretien de routine soit immédiatement déductible, l'IRS veut que la dépense satisfasse aux quatre critères suivants:

1. Les réparations sont des activités récurrentes du type que vous vous attendez à effectuer;
2. Les réparations résultent de l'usure d'un commerce ou d'une entreprise;
3. Les réparations sont nécessaires pour que la propriété fonctionne efficacement dans son état normal;
4. Et il est entièrement prévu que les réparations devront être effectuées soit:
   • Plus d'une fois pendant une période de 10 ans (pour les bâtiments et structures liés aux bâtiments), ou
   • Plus d'une fois pendant la vie de classe de la propriété (pour les biens autres que les bâtiments).

(La vie de la classe se réfère au nombre d'années sur lesquelles l'IRS s'attend à ce que nous déprécions la propriété .Ceci est décrit dans la publication 946, Comment déprécier la propriété , en particulier la section des catégories de biens du chapitre 4 et annexe B). Entretien de routine section de la Q & A sur le site Web de l'IRS. Une mise en garde: la règle de sécurité de l'entretien de routine ne s'applique pas aux dépenses qui relèvent de la catégorie des améliorations.

Dispositions partielles

Supposons qu'un locateur remplace un toit sur une propriété locative. Pensons à cette situation. Lorsque la propriété a été mise en service en tant que location, le coût de la propriété a été divisé en deux: terrain et bâtiment. Le terrain est un actif non dépréciant. Le coût de l'immeuble a été capitalisé et amorti sur une période de plusieurs années (27,5 ans pour l'immobilier résidentiel ou 39 ans pour l'immobilier commercial). Ainsi, le coût de l'ancien toit est inclus dans le coût du bâtiment et est amorti au fil du temps.

Maintenant, le propriétaire a remplacé le toit. Ce type de restauration doit être capitalisé et déprécié (sur 27,5 ans ou 39 ans, selon le cas). Alors maintenant, le propriétaire a deux actifs en cours d'amortissement: le bâtiment d'origine et le nouveau toit. Mais le vieux toit est inclus dans le bâtiment. Donc, d'une certaine manière, le propriétaire déprécie un actif (le vieux toit) qui n'existe plus. Dans ce scénario, l'IRS permet au propriétaire d'effectuer une disposition partielle. En substance, le propriétaire peut déduire le coût de l'ancien toit (en supprimant ainsi cette partie du coût de l'amortissement du bâtiment).

Quel est le bénéfice? Cela donne une déduction immédiate pour le vieux toit, ce qui compense l'inconvénient d'avoir à déprécier le nouveau toit sur plusieurs années. Et, cela supprime le vieux toit (son coût historique et sa dépréciation accumulée) du bilan du contribuable. Un bonus supplémentaire: "Il n'y a pas de récupération d'amortissement car il n'y avait pas de vente ou d'échange", explique Phil Zaman, un directeur de l'Office national des impôts CBIZ. Ainsi, les dispositions partielles se traduisent par moins d'amortissement accumulé à récupérer si la propriété est vendue à l'avenir.

Ce que vous devez regarder

Afin de déterminer correctement ce qui peut être déduit et ce qui doit être capitalisé, nous passons en revue ce que la dépense est, combien cela coûte, et comment la dépense se rapporte à la propriété en cours de réparation ou d'entretien. "Nous devons faire attention non seulement à écrire des trucs," dit Nelson, "Ces règlements sur les biens matériels ont dit, nous devons vraiment regarder ces dépenses." Alors, comment regardons-nous vraiment ces dépenses?

Pour chaque dépense de réparation ou d'entretien:

1. Examiner la facture pour la dépense
2. Quelle est la dépense pour? Appliquer le test BRA: la dépense est-elle une amélioration, une restauration ou une adaptation?
3. Combien coûte la dépense?
4. Chaque article de la facture est-il égal ou inférieur à 2 500 $? La facture totale est-elle égale ou inférieure à 2 500 $? Si oui, envisagez d'utiliser la zone de sécurité de minimis .
5. Est-ce que le montant est égal ou inférieur à 10 000 $? Égal à ou moins de 2 pour cent de la base non ajustée de la propriété en cours de réparation? Si oui, envisagez d'utiliser l'élection de la sphère de sécurité pour les petits contribuables.
6. Quelle est la nature de la réparation? La réparation est-elle une partie attendue et nécessaire du maintien de la propriété dans un état de fonctionnement normalement efficace? Si c'est le cas, envisagez d'utiliser la zone sûre pour l'entretien de routine.
7. Déterminez si vous pouvez déduire une «disposition partielle».
8. Capitaliser toutes les dépenses nécessaires et mettre en place un calendrier d'amortissement pour radier les frais de réparation.

Ressources pour creuser plus profondément dans les réparations et les retenues d'entretien:

• Un regard en profondeur: IRS finalise le règlement sur les dispositions de biens immobiliers amortissables (Parker Tax Publishing, 8 septembre 2014).
• L'avis 2015-82 (IRS.gov, pdf), qui a fait passer la valeur refuge de minimis de 500 $ à 2 500 $; résumée dans IR-2015-133: Pour les petites entreprises: L'IRS porte le seuil de la déduction pour biens corporels à 2 500 $; Simplifie le classement et la tenue de documents (IRS.gov, 24 novembre 2015).
• Règlement sur les biens matériels - Foire aux questions (IRS.gov, 13 mars 2015).
• Décision du Trésor 9636: Directives concernant la déduction et la capitalisation des dépenses liées aux biens corporels (IRS.gov, en vigueur le 19 septembre 2013).
• Procédure de recettes 2015-20 (IRS.gov, pdf); résumé dans IR-2015-29: L'IRS facilite l'application par les petites entreprises des règlements de réparation à 2014 et aux années futures (IRS.gov, 13 février 2015).
• Règlement sur les biens matériels - Conseils et ressources en matière de réparation (AICPA.org)
• Mise en œuvre du nouveau Règlement sur les biens matériels ( Journal of Accountancy , 31 janvier 2014).
• Safe Harbour de maintenance périodique en vertu de nouveaux règlements de réparation IRS (Nolo.com)
• Safe Harbour Safe Harbour pour les réparations et la maintenance (Nolo.com)
• Les exigences des locateurs en vertu du Règlement sur les réparations de l'IRS (Nolo.com)