Comment gérer votre entreprise avec Google Apps

3 façons dont Google Apps peut aider votre entreprise

Google? Le moteur de recherche? Comment pourrais-je gérer mon entreprise avec Google? Avez-vous la tête dans les nuages? Hé bien oui.

Google Apps est une suite bureautique en ligne basée sur le concept relativement nouveau du cloud computing. En utilisant Gmail comme base, ils ont créé une suite complète de logiciels en ligne. Si vous envisagez cela, alors vous êtes en bonne compagnie. Selon Google, plus de 2 millions d'entreprises utilisent actuellement Google Apps, et plus de 3 000 nouveaux clients s'y inscrivent chaque jour.

Que souhaitez-vous savoir:

De quoi s'agit-il? Google Apps est la marque de cloud computing de Google. Vos données et logiciels sont hébergés en ligne (ou «dans les nuages») au lieu du style traditionnel des ordinateurs de bureau et des serveurs géodépendants.

3 façons dont Google Apps peut aider votre entreprise:

1. Maintenance, mise à niveau et investissement gratuits: laissez Google et les fournisseurs de services secondaires s'inquiéter des surtensions, des disques durs défectueux, des mises à niveau et de la compatibilité pendant la gestion de votre entreprise.
2. Mobilité totale: grâce au cloud computing de Google Apps, vous êtes libre de voyager dans le monde entier (ou au moins de quitter le bureau de temps en temps) tout en ayant toute votre entreprise à portée de main, que vous ayez votre ordinateur portable ou ne pas. Une connexion internet vous donnera accès à vos données et à votre logiciel.
3. Collaboration simple: partagez des fichiers, des vidéos et des idées facilement et sans la duplication déroutante des e-mails. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même fichier.

Fonctionnement: Google propose une série d'outils bureautiques, tels que le courrier électronique, le traitement de texte, le calendrier, les tableurs, etc., hébergés en ligne. Ce qui différencie les applications des logiciels traditionnels sont les applications Marketplace qui s'intègrent aux services principaux de Google. Alors que Google propose les services de base, tous les autres outils imaginables sont disponibles sur Google Marketplace, ce qui permet aux utilisateurs de sélectionner et de choisir au besoin.

Ils ont établi des partenariats avec plus de 50 fournisseurs de services en ligne, de eFax à MailChimp. Alors qu'un certain nombre de ces applications sont gratuites, d'autres offrent des essais gratuits pour une période de temps ou un nombre minimum d'utilisateurs. Après l'expiration de la période d'essai, ceux-ci fonctionnent souvent selon un format de frais mensuel.

De par sa nature, le cloud computing permet une collaboration complexe avec des collègues, des clients et des sous-traitants. Par exemple, lorsqu'un collègue est ajouté à votre groupe, il peut alors afficher et modifier des documents sur votre compte hébergé en ligne. Cela évite les copies multiples du même document, et empêche une boîte de réception encombrée d'un va-et-vient d'un projet ou d'une proposition.

Pourquoi c'est populaire: Parce que Google et ses fournisseurs de services sont responsables de tout, y compris de la maintenance et des mises à niveau du matériel et des logiciels, les utilisateurs n'ont rien à faire sauf utiliser le logiciel et gagner de l'argent. Il n'y a pas besoin d'un technicien de bureau, ou d'une immense salle dédiée au logement de vos serveurs.

En raison de la facilité de collaboration, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement et avec moins de confusion.

Et il en coûte beaucoup moins que d'autres options - allant de 50 $ par utilisateur et par an.

Qui l'utilise? Plus de deux millions d'entreprises utilisent Google Apps, allant de la ville de Los Angeles au géant de milliards de dollars Avago Technologies avec plus de 4100 utilisateurs sur leur système.

Et bien sûr, Google avec plus de 20 000 employés utilise également des applications.

Caractéristiques intéressantes: Le service est basé sur le domaine, permettant aux utilisateurs d'avoir des adresses Web uniques pour chacun de leurs services. Le programme de messagerie, par exemple, se trouve sur mail.yourdomain.com . La même chose est vraie pour les nombreux autres composants. C'est facile à retenir et sa marque avec votre domaine.

Il existe une application qui relie vos programmes Microsoft Office à Google Docs en ligne. Continuez donc à travailler normalement, mais vos documents sont sauvegardés en ligne et sont disponibles pour tous les membres de votre groupe.

Mise en route: La configuration initiale des applications devrait prendre moins d'une heure. Quelques heures passées à jouer avec les outils devraient vous aider à décider lesquels utiliser et comment ils fonctionnent. Les tutoriels en ligne sont clairs et simples.

Rappelez-vous, il n'y a pas d'installation. Configurez simplement votre compte et partez.