Guide d'initiation à la configuration de modèles de messagerie dans Gmail

Utiliser les réponses standard de Gmail pour les e-mails répétitifs

Il y a de fortes chances que si vous utilisez fréquemment le courrier électronique dans votre entreprise en ligne, vous envoyez les mêmes courriels, ou des messages similaires, encore et encore. Par exemple, dans certains cas, vous envoyez un e-mail d'introduction à un prospect, planifiez un rendez-vous ou une réunion avec un prospect ou un client, ou répondez aux questions fréquemment posées encore et encore. Non seulement c'est monotone, c'est contre-productif et prend beaucoup de temps précieux.

En tant que professionnel, vous savez très bien que le temps c'est de l'argent.

La bonne nouvelle est que si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant des modèles d'e-mail, également appelés «réponses prédéfinies».

Comment gagner du temps et personnaliser vos courriels

Plutôt que d'avoir à taper chaque nouveau courriel à partir de zéro lors de la création de nouveaux courriels ou de la réponse aux courriels, le système de réponse Gmail vous permet d'enregistrer régulièrement les courriels d'affaires que vous écrivez. À l'avenir, lorsque vous avez besoin d'envoyer un e-mail ou de répondre à une question, il vous suffit de charger le modèle d'e-mail / la réponse prédéfinie que vous avez créé et enregistré et d'apporter des modifications spécifiques si nécessaire. Ces modifications, ou modifications, peuvent être aussi simples que l'ajout d'un nom de destinataire ou la modification de la réponse juste si légèrement. Il est important d'avoir cette option pour modifier (et vous «devriez» y consacrer du temps) car, dans le monde du travail concurrentiel d'aujourd'hui, la communication personnalisée sur mesure est la clé.

De nombreuses personnes utilisent déjà une méthode similaire, en copiant et collant un modèle de courrier électronique à partir d'un document ou d'un fichier texte dans leur message électronique. Ce qu'ils ne savent pas, c'est que ce type de fonctionnalité est (déjà) intégré directement dans Gmail.

Voici les étapes à suivre pour implémenter les réponses Gmail prédéfinies dans votre workflow de messagerie.

Étapes 1 à 10 pour l'utilisation du système de réponse standard de Gmail

1. Connectez-vous à votre compte Gmail.
2. Cliquez sur le lien des paramètres dans le coin supérieur droit. C'est l'icône qui ressemble à un engrenage.
3. Cliquez sur Paramètres
4. Cliquez sur l'onglet Labs dans la navigation de haut niveau.
5. Recherchez la fonctionnalité appelée Réponses conservées. Si vous ne pouvez pas le trouver alors Vous pouvez rechercher "Réponses standardisées" dans la barre de recherche.
6. Sélectionnez Activer, situé à côté de la fonctionnalité Réponses standard.
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications situé au bas de la page.
8. Vous pourrez désormais voir une fonctionnalité de "réponses prédéfinies" chaque fois que vous commencez à composer un e-mail.
9. Si vous voulez créer une nouvelle réponse standardisée, commencez par composer votre courriel. Ensuite, à l'aide de la liste déroulante, sélectionnez Nouvelle réponse prédéfinie et nommez votre nouvelle réponse prédéfinie.
10. Pour utiliser une réponse standard, ouvrez un nouvel e-mail et sélectionnez la réponse standard que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite modifier la réponse standard si nécessaire

Temps requis: 5 minutes

Degré de difficulté: Facile