Comment rendre vos appels téléphoniques sortants plus productifs et prendre moins de temps
Mais que se passerait-il si nous pouvions simplement appeler et parler aux gens avec qui nous voulions parler, dire ce que nous voulions dire et passer à autre chose?
Imaginez combien nous pourrions être plus productifs et combien de temps nous aurions à faire d'autres choses.
Eh bien, nous pouvons - et tout ce qu'il faut, c'est un peu de préparation à l'avance.
Astuces téléphoniques pour la gestion du temps pour les appels sortants
- Qu'il s'agisse de fournisseurs , de clients réguliers ou d' entrepreneurs , beaucoup d'entre nous appellent les mêmes personnes à plusieurs reprises. Gardez vos informations de contact à jour avec des détails permettant de gagner du temps afin de ne pas perdre de temps à essayer d'atteindre les personnes qui ne sont pas disponibles.
Par exemple, si vous savez qu'une personne que vous voulez joindre prend un déjeuner de 13 h à 14 h chaque jour, pourquoi perdre mon temps à essayer de l'appeler pendant ce temps? - Programmer les numéros pour ceux que vous appelez régulièrement dans votre téléphone. Je suis étonné par les gens qui ne font pas cela, car le temps que vous économisez lorsque vous ne cherchez pas les chiffres et les poinçonner est tout aussi incroyable.
- Planifiez vos appels sortants. Avant d'appeler, notez l' objectif principal de l'appel et les points clés que vous souhaitez couvrir. Cela vous aidera à tenir le coup lorsque vous êtes au téléphone et à vous assurer que vous couvrez tout ce que vous voulez couvrir, en économisant du temps pendant l'appel et en évitant d'avoir à rappeler parce que vous avez oublié quelque chose.
- Si vous appelez quelqu'un qui est entré dans votre base de données de contacts, ayez toutes les informations sur la personne que vous appelez devant vous lorsque vous appelez. Que vous utilisiez un ordinateur de bureau, un appareil mobile ou un Rolodex, c'est une aide précieuse lors de l'appel. De plus, si vous n'avez pas à chercher quelque chose comme le nom du mari du client, vous aurez la possibilité de prendre des notes pendant l'appel, ce qui vous fera gagner encore plus de temps.
- Bien sûr, si vous voulez prendre des notes pendant un appel (ou faire quoi que ce soit d'autre pendant que vous parlez au téléphone), un bon haut-parleur ou un casque est essentiel. Libérer vos mains peut libérer beaucoup de temps.
- Si vous atteignez le répondeur ou la messagerie vocale de quelqu'un, laissez un message complet indiquant deux fois votre numéro de téléphone et indiquant la raison pour laquelle vous appelez . Par exemple, "Voici Susan Ward au (numéro de téléphone) .J'appelle pour discuter de l'estimation pour votre projet.Vous pouvez me joindre au (numéro de téléphone) cet après-midi."
Le fait d'indiquer deux fois votre numéro donne au destinataire du message une bien meilleure chance de le faire correctement et de le noter sans rejouer le message. - Ne cédez pas à la contrainte téléphonique . Lorsque vous essayez d'atteindre quelqu'un et vous ne l'avez pas, il est tentant de rappeler - peut-être toutes les demi-heures! Mais si vous avez laissé un bon message, inutile de perdre votre temps à laisser des messages répétés (et à remplir le répondeur ou la boîte vocale de la personne). Donnez à la personne que vous appelez un délai raisonnable pour rappeler, par exemple jusqu'au prochain jour ouvrable.
- Planifiez vos appels téléphoniques et regroupez-les tous en un seul bloc de temps, si possible. La plupart d'entre nous ne sont pas très doués pour le multitâche et perdent beaucoup de productivité lorsque nous passons d'une tâche à l'autre. Donc, si vous avez une douzaine d'appels à effectuer dans une journée donnée, il est plus efficace de les faire tous en une heure que de faire un ou deux, puis de faire trois autres appels une heure plus tard, et deux 45 minutes plus tard.
- Réservez vos appels téléphoniques sortants, si possible. Si ce n'est pas un appel rapide, quand vous appelez quelqu'un pour la première fois, présentez-vous, dites-lui pourquoi vous appelez, puis demandez-lui si c'est le bon moment pour parler ou si elle préfère réserver un moment pour en discuter . Ensuite, arrangez-vous pour l'appeler à ce moment-là. Cela peut non seulement vous faire gagner du temps sur place, mais vous faire gagner du temps lorsque vous appelez la personne, car vous serez tous les deux prêts à discuter du problème dont vous avez parlé.
- Si possible, faites vos appels téléphoniques sortants en "prime time". La recherche a montré que plus de gens sont dans leurs bureaux tôt le matin et peuvent être atteints entre 8 heures et 11 heures.