Aller au-delà du reçu
Lorsque le don mensuel passe par des méthodes hors ligne.
Lorsque quelqu'un devient un donateur récurrent hors ligne , par exemple par publipostage direct, télémarketing, face à face ou à la télévision, je recommande toujours d'envoyer une lettre de remerciement immédiatement. Mais, après ce premier contact, n'envoyez pas un autre merci tous les mois.
C'est juste trop et va probablement transformer votre donneur d'amour en ennui.
En outre, il en coûte de l'argent pour envoyer un remerciement via courrier postal qui défait l'objectif d'avoir quelqu'un de rejoindre en tant que donateur récurrent. Cependant, vous devriez envoyer un reçu aux fins de l' impôt en janvier de tous leurs dons , afin qu'ils soient conservés dans leurs dossiers et, bien sûr, vous devriez toujours remercier les donateurs mensuels dans votre lettre d'appel annuelle , les reconnaissant comme spéciaux.
Recettes mensuelles des donateurs en ligne: faites en sorte qu'elles soient personnelles et spéciales
Pour les donateurs mensuels de cartes de crédit en ligne, un courriel de remerciement est généralement généré automatiquement chaque fois que le don est fait.
Même si votre donateur en ligne reçoit un reçu par courriel, envoyez-lui une lettre de remerciements pour vous joindre à votre programme de dons mensuels. Les donateurs en ligne apprécient d'avoir une lettre envoyée autant que n'importe qui d'autre. Et, d'ailleurs, cet email pourrait même ne pas être vu. Envoyez également le reçu d'impôt de fin d'année par la poste (et par courriel) en janvier .
Maintenant, il est probable qu'un reçu par courriel sera émis chaque mois lorsque la contribution du donateur est faite. Mais ne pas simplement envoyé le même reçu encore et encore. Faites un effort supplémentaire et programmez différents reçus de remerciement.
Si programmer 12 reçus différents est trop, au moins le programme six et ensuite les alterner.
Vous n'êtes certainement pas en train de faire en sorte que ces donateurs se sentent spéciaux si vous continuez d'envoyer la même facture, mois après mois. De plus, ils s'inscriront à peine auprès de vos donateurs. Ils peuvent ne pas sentir qu'ils ont été remerciés du tout. Un reçu n'est certainement pas un merci.
Bien que j'aime beaucoup PayPal et Network for Good pour leur facilité d'utilisation pour les donateurs mensuels, leurs reçus par e-mail sont assez drôles. Dans les versions "standard" de ces services, vous ne pouvez même pas être en mesure de modifier les messages.
Voici un exemple de reçu d'e-mail de PayPal, juste pour faire valoir mon point de vue:
Pay Pal
Vous avez envoyé un paiement automatique
Bonjour e waasdorp,
Vous avez envoyé un paiement automatisé à la bibliothèque publique Marstons Mills, Inc. Voici les détails:
Montant: 5,00 $
À: Bibliothèque publique de Marston Mills, Inc
Pour:
URL du service client: http: // www. xxxxx
E-mail du service client: smartn @ xxxxxx.org
Téléphone du service client: xxx-xxx-xxxx
Détails de paiement automatique:
Réfléchissez bien avant de faire confiance à votre programme de dons mensuels à un processeur tiers. Lorsque cela est possible, achetez les plans premium afin de contrôler vos messages. Si vous ne pouvez pas faire cela, suivez ces suggestions.
Comment faire une meilleure impression
Il existe une solution simple qui ne prend pas beaucoup de temps ni de ressources supplémentaires, et cela fera toute la différence pour le donateur mensuel que vous essayez de garder et de passer à des niveaux de contribution plus élevés.
Vous devriez avoir déjà codé ces donateurs mensuels dans votre liste d'email ou logiciel de CRM en tant que segment particulier. Si non, commencez à le faire dès que possible! Vous en bénéficierez à court et à long terme.
Voici une recommandation simple pour traiter la question des reçus mensuels des donateurs qui ne prend pas trop de temps:
1. Créez une variation unique de votre bulletin électronique pour inclure un remerciement à votre donateur mensuel.
Je crois que vous envoyez un bulletin ou un message électronique à vos donateurs au moins une fois par mois. Si oui, je recommande de créer une légère variation de l'introduction de l'email qui dit:
Merci d'être un si bon membre du Cercle des amis ( indiquez le nom de votre groupe de dons mensuels ). Vous faites une différence pour les nombreuses personnes (animaux) etc. que nous servons ( remplissez les détails) ... Grâce à vous, nous sommes en mesure d'avoir les fonds pour ... ( remplir les détails ).
Puis continuez avec le reste de votre newsletter. Ne répétez pas le montant et la date de leur don dans cet e-mail, mais se concentrer sur le fait qu'ils sont un donateur fidèle à votre organisation, et ils sont vraiment spéciaux! Vous devriez être capable de le faire dans les premières lignes de votre newsletter.
De cette façon, cela donne à votre donateur mensuel ce «sentiment spécial». Ce n'est pas beaucoup de travail supplémentaire de votre part, et c'est aussi moins important à quelle heure du mois vous envoyez cet email.
Vous venez de dire à votre donateur mensuel à quel point il est spécial pour votre organisation et la différence que font ses dons. Et, si vous recevez des commentaires et des témoignages de vos donateurs mensuels, n'ayez pas peur de les utiliser. Les gens aiment entendre d'autres donateurs confirmant qu'ils ont pris la bonne décision de se joindre à votre programme de dons mensuels.
2. Envoyez au moins quatre e-mails spéciaux merci.
Si vous n'envoyez pas encore un bulletin électronique régulier, je vous recommande fortement de faire au moins quatre courriels de remerciement différents à vos donateurs mensuels au cours de l'année. Rappelez-vous que le reçu mensuel sera à peine remarqué.
Mais vos donateurs mensuels feront probablement attention à ces remerciements spéciaux. Ils ne doivent pas être très longs ou élaborés, juste personnels et appréciatifs. Beaucoup d'organisations ont tendance à changer leurs lettres de remerciement une fois par trimestre, en fonction de leur calendrier annuel des fonds, alors faites une simple variation par courriel, et faites référence à un donateur mensuel.
Je suis tout pour garder les choses simples et gérables, alors essayez d'utiliser ce que vous avez déjà en place et faire de petites modifications pour accueillir vos donateurs mensuels. Il est si important de traiter ce groupe particulier super spécial. Vous continuerez à bénéficier de ces donateurs, mois après mois, pendant de nombreuses années à venir.
Erica Waasdorp est ma ressource de référence chaque fois que j'ai une question sur les dons mensuels. Elle est l'auteur de Monthly Giving: The Sleeping Giant.