Qu'est-ce que le détournement de fonds?
Le détournement de fonds est un vol ou une malfaisance (de mauvaises actions) de la part d'employés ou d'autres personnes de confiance dans une entreprise.
La plupart des détournements de fonds impliquent le vol ou le détournement des fonds de l'entreprise à l'employé.
Fraude des employés une importante fuite d'argent des entreprises
Selon un rapport publié en 2012 par l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), «les entreprises américaines perdent 7% de leurs revenus annuels à la fraude des employés» et les petites entreprises ont le plus de cas et les pertes les plus élevées.
Détecter la fraude et le détournement de fonds des employés
ACFE affirme que la plupart des employés qui commettent des fraudes ou des détournements de fonds affichent des signes révélateurs comme vivre au-dessus de leurs moyens, avoir des difficultés financières, avoir des relations inhabituellement étroites avec les fournisseurs et avoir des problèmes de contrôle excessifs. Si vous êtes vigilant et vigilant, vous pourrez peut-être détecter et prévenir ces pertes commerciales. C'est une solution en deux parties:
Soyez vigilant: Cherchez ces signes avant-coureurs
Gardez les yeux ouverts pour ces signes avant-coureurs de fraude ou de détournement de fonds par les employés:
- Un employé qui refuse de prendre des vacances (craignant que le vol ne soit détecté par un remplacement)
- Un employé qui travaille continuellement des heures supplémentaires
- Un employé qui veut prendre du travail à la maison
- Dépenses personnelles excessives (voitures neuves, voyages) d'un employé dont le revenu ne peut supporter ces extravagances. L'employé peut être en train de revendre des articles ou simplement de profiter de «la bonne vie» à vos frais
- La petite caisse disparaît trop vite
- Dépenses extravagantes pour les déplacements des employés
- Les employés qui ont des relations étroites avec les fournisseurs. Gardez un œil sur les employés qui déjeunent souvent avec des fournisseurs ou qui sont liés à des entrepreneurs indépendants qui travaillent pour votre entreprise.
- Disparition rapide des fournitures de bureau. S'il semble que vous dépensez de plus en plus sur des articles de bureau, ils peuvent rentrer à la maison avec des employés.
Être conscient des signes peut vous aider à savoir où concentrer vos investigations.
Prévenir le vol d'employés et le détournement de fonds
Connaître les signes de pertes d'employés ne suffit pas. Vous devez être en mesure de savoir précisément si les employés font. Voici quelques contrôles internes (techniques de gestion comptable) que vous pouvez mettre en place pour savoir ce qui se passe:
- Dépôt quotidien et rapprochement mensuel . Laissant de l'argent assis autour est trop tentant pour certains employés, et réconcilier le relevé bancaire chaque mois vous permet d'attraper les irrégularités plus tôt que tard.
- Séparer les obligations financières des employés. Par exemple, l'employé qui écrit les chèques ne devrait pas être l'employé qui réconcilie l'extrait de compte.
- Gardez la trace de la petite caisse . L'argent dans un tiroir-caisse peut s'avérer trop tentant pour certains employés. Exiger que toutes les transactions de petite caisse aient un bordereau de petite caisse ou un journal de bord pour les appuyer, et exiger deux signatures sur les chèques de recharge de petite caisse.
- MBWA (Gérer en se promenant). Faites savoir aux employés que vous surveillez les choses autour de l'entreprise. Ne pas entrer dans les casiers des employés ou des bureaux ou des objets personnels, juste être vigilant pour les changements ou les activités inhabituelles. Il est surprenant de voir comment les gens vont suivre la ligne quand ils savent que quelqu'un se soucie assez de regarder.
- Vérifiez pour vous assurer que les frais de déplacement sont supportés par des documents appropriés et qu'ils sont en ligne. Par exemple, vérifiez les factures d'hôtel pour vous assurer que vous ne payez pas pour des films ou des massages.
Communiquez votre message sur l'honnêteté des employés
Dès le premier jour de travail, les employés doivent savoir que vous en avez besoin, pour être honnête. Un nouvel employé oubliera facilement ce que vous lui dites, mais s'il doit lire et signer un manuel de l'employé ou un manuel de politiques et de procédures, il n'a pas l'excuse de ne pas savoir ce qui est nécessaire.
Gardez votre manuel d'employé à jour et incluez l'information sur vos attentes et ce qui se passera si elles ne sont pas honnêtes.
Poursuivre rapidement
Types d'application de la loi vous dira que le plus grand moyen de dissuasion à la criminalité est la probabilité d'être pris et poursuivi. Attraper des employés en volant ou en détournant ne suffit pas; vous devez être prêt à poursuivre. Être indulgent parce qu'un employé «ne l'a fait que parce qu'elle avait besoin de l'argent» ne l'empêchera pas, elle ou d'autres, de voler son entreprise.
Consulter un avocat de l'emploi
Avant que quelque chose ne se produise, passez du temps à parler avec un avocat spécialisé en droit du travail, quelqu'un qui connaît les lois sur l'emploi et qui sait comment gérer les problèmes des employés. Découvrez vos droits en tant qu'employeur, comment faire face à un vol ou un détournement de fonds, comment communiquer sur cette question avec la presse et d'autres employés, et comment poursuivre un employé.
Si vous soupçonnez qu'un employé vous vole ou détournement, votre premier appel devrait être à un avocat, mais c'est beaucoup mieux si vous avez une relation avec quelqu'un et vous connaissez les grandes lignes de traiter le vol des employés et le détournement de fonds.
Avis de non-responsabilité Les informations contenues dans cet article et sur ce site du guide sont fournies à titre d'information générale et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal. Chaque situation est différente. Avant de prendre une mesure contre un employé, consultez un avocat.