Donner des récompenses aux employés est une grande motivation et améliore le moral des employés. Mais il y a des limites à combien vous pouvez déduire pour ces récompenses, y compris le rendement des employés, la sécurité et les récompenses de service.
Vous devez également connaître les implications fiscales pour les employés de ces récompenses. Si elles sont imposables, vous devez déduire les charges sociales de l'attribution.
Combien puis-je déduire pour les récompenses d'accomplissement des employés?
Vous pouvez déduire jusqu'à 400 $ pour toutes les attributions de «biens meubles corporels» accordées annuellement à un employé. Par exemple, vous pouvez déduire le coût d'une montre pour 30 années de service ou une plaque pour un prix de sécurité. Cette limite ne s'applique pas aux primes versées dans le cadre d'un régime de retraite admissible.
Quels types de récompenses sont limités d'être déductibles?
L'IRS définit le terme «récompense d'accomplissement d'employé» pour inclure des récompenses de durée de service, des récompenses de sûreté, et des récompenses données pendant «des présentations significatives». La sentence ne devrait "pas créer une probabilité significative de paiement d'une indemnité déguisée".
Qu'est-ce que la «propriété personnelle tangible?» Les certificats-cadeaux sont-ils acceptables?
Les chèques-cadeaux ne comptent pas comme des récompenses pour cette déduction parce qu'ils ne sont pas des « biens personnels ». Les biens personnels sont des biens qui sont la propriété d'un particulier ou d'une entreprise qui est mobile et qui ne sont ni des terrains ni des bâtiments.
Donc, une plaque ou une montre serait une propriété personnelle.
Vous pouvez donner un catalogue de produits et permettre au destinataire d'en choisir un puisque les produits sont des biens meubles corporels. Ces catalogues ont des niveaux de coûts différents pour différentes durées de service; des cadeaux plus coûteux pour un service plus long.
L'organisation Recognition Professionals International dit,
Les autres articles qui ne sont pas des biens meubles corporels comprennent les voyages, les vacances, les repas, l'hébergement, les billets pour le théâtre ou les événements sportifs, ainsi que les actions, obligations ou autres titres.
Prix remis par des partenariats
L'IRS a des règles spéciales pour les récompenses d'accomplissement des employés faites par des partenariats . Dans ce cas, les limites de déduction «s'appliquent à la société ainsi qu'à chacun de ses membres». Le but ici est probablement d'éviter que le partenariat contourne les règles en demandant à des partenaires individuels d'offrir les récompenses.
Prix de service, de sécurité et de suggestion
Si vous voulez que les récompenses que vous donnez aux employés soient non imposables pour eux, assurez-vous que vous avez suivi tous les règlements de l'IRS.
Les primes d'ancienneté peuvent ne pas être imposables pour les employés si:
- Ils ne sont pas une «compensation déguisée» (un terme de l'IRS)
- Ils sont donnés dans le cadre d'un programme écrit "qualifié" (terme IRS)
- Ils ne favorisent pas les employés hautement rémunérés
- Ils ne dépassent pas 400 $ par employé pour les primes de régime non admissibles, et ils ne dépassent pas un total de 1 600 $ par année pour toutes les bourses de quelque nature que ce soit.
- Les primes de durée du service ne peuvent être reçues au cours des cinq premières années d'emploi du bénéficiaire, ou plus souvent que tous les cinq ans.
Un plan qualifié pour les récompenses doit être un plan établi ou écrit qui ne favorise pas les employés hautement rémunérés.
De plus, le coût moyen de tous les prix d'excellence des employés donnés au cours de l'année ne peut dépasser 400 $.
(A) ne peuvent être attribués à plus de 10% des employés et (b) ne peuvent pas être attribués à des gestionnaires, des administrateurs, des employés de bureau ou à d'autres employés professionnels.
Prix de suggestion Vous mettez en place une boîte à idées dans la salle de pause pour les suggestions des employés et vous offrez un prix pour la meilleure suggestion du mois. Cette suggestion peut être non imposable pour l'employé si:
- L'employé n'était pas tenu de donner le prix, et il a été donné sans votre connaissance
- Il respecte la limite moyenne de 400 $ et le total des limites de 1600 $ (ci-dessus)
- La suggestion ne faisait pas partie du travail de l'employé, et
- Le montant n'était pas basé sur le salaire de l'employé.
Lorsque les récompenses des employés sont imposables pour les employés
Le coût des biens meubles corporels dans les limites fixées par l'IRS n'est pas imposable pour l'employé.
Toutes les autres récompenses sont considérées comme une rémunération, y compris les primes de voyage et les chèques-cadeaux, et sont assujetties aux charges sociales.
Vous devez retenir l'impôt sur le revenu fédéral et d'état de ces récompenses, et ces récompenses sont sujettes aux impôts de FICA (sécurité sociale et Medicare) pour l'employé et l'employeur.
Pour déterminer le montant imposable d'une prime à un employé, vous devez tenir compte de la juste valeur marchande et non du coût. Par exemple, si vous avez acheté des écrans de télévision à prix réduit et que vous les avez remis à des employés, vous devez trouver le prix de détail et l'utiliser pour déterminer le montant imposable pour les employés.
En savoir plus sur la façon dont l'IRS considère les récompenses des employés.
Clause de non-responsabilité: Cet article est présenté à titre d'information générale, mais il ne doit pas être considéré comme un conseil complet ou fiscal ou comme une déclaration d'impôt sur les sociétés. Les circonstances de votre entreprise peuvent influer sur la déductibilité de toute dépense d'entreprise. Avant de prendre des décisions d'affaires qui pourraient avoir un effet sur vos impôts, vérifiez auprès de votre professionnel de l'impôt.