Avant que nous puissions discuter de la façon de déduire les fournitures de bureau et les dépenses de bureau, nous devons d'abord examiner ces deux termes et où ces catégories sont incluses dans votre déclaration de revenus d'entreprise.
Peu importe si vous mettez les frais de bureau sous les fournitures ou les dépenses. La plupart des fournitures sont incluses dans les dépenses courantes, tandis que les frais de bureau sont indiqués séparément.
Certaines dépenses de bureau deviennent du matériel d'entreprise, et elles sont classées comme actifs et amorties sur une certaine période.
Inclus est l'information sur les nouvelles procédures IRS pour les dépenses des actifs de bureau à faible coût comme les logiciels au lieu d'avoir à amortir ces actifs.
Les fournitures de bureau sont les articles de bureau traditionnels et tangibles, tels que les stylos, les agrafeuses, les trombones, les clés USB et les cartouches d'encre d'imprimante. L'IRS comprend également l'affranchissement dans les fournitures de bureau, mais de grandes quantités d'affranchissement pour les produits d'expédition sont classés différemment (voir ci-dessous). Vous pouvez également inclure de petits meubles (moins de 2500 $) dans cette catégorie, comme un bureau ou une bibliothèque usagés.
Certaines fournitures d'expédition ne sont pas considérées comme faisant partie des fournitures de bureau. Toutes les fournitures et les frais de port pour l'expédition des produits que vous vendez doivent faire l'objet d'un suivi dans le cadre du coût des marchandises vendues. Le calcul du coût des marchandises vendues est distinct de la liste des dépenses d'entreprise.
Les dépenses de bureau sont les autres dépenses d'exploitation d'un bureau, y compris les services de site Web, les frais d'hébergement Internet, les noms de domaine, les coûts mensuels pour les applications (comme Dropbox). logiciels basés sur le Web comme les produits QuickBooks, les frais de compte marchand, et la plupart des logiciels et matériels. Vous pouvez également mettre les dépenses de téléphone cellulaire dans les dépenses de bureau (ou dans les services publics).
Certaines de ces dépenses peuvent être répertoriées comme propriété , et vous devrez conserver de bons enregistrements pour séparer l'utilisation professionnelle et personnelle, pour des éléments tels que les ordinateurs portables et les tablettes.
Fournitures de bureau et dépenses - Ce que vous pouvez déduire
Vous pouvez déduire le coût des fournitures de bureau et du matériel que vous avez utilisé au cours de l'année. Vous pouvez également déduire le coût des timbres et des frais d'affranchissement ainsi que les frais d'affranchissement utilisés dans les machines à affranchir au cours de l'année.
Déduire ou déprécier les frais de bureau - Nouvelles règles de l'IRS
Auparavant, tous les actifs de l'entreprise (éléments utilisés pendant plus d'un an) qui coûtaient plus de 500 $ devaient être amortis sur la durée de vie de l'actif. Maintenant, theIRS a une nouvelle méthode plus simple pour prendre en charge les coûts de revient plus petits au lieu de les amortir.
À compter de 2016, vous pouvez prendre en charge les actifs commerciaux (y compris les actifs de bureau) qui coûtent 2 500 $ ou moins. Cela comprend les logiciels et les suites logicielles, les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones intelligents et d'autres appareils électroniques plus petits. Le coût que vous pouvez dépenser comprend le coût d'acquisition de l'article.
Disons que vous avez besoin d'Adobe Acrobat X Professional pour votre travail. Le coût de cet article est généralement supérieur à 500 $. Avant la nouvelle règle IRS, vous auriez dû amortir le coût.
Maintenant, parce que le maximum pour la dépense est de 2500 $, vous pouvez dépenser l'article en un an.
Si des fournitures de bureau, des dépenses ou de l'équipement coûtent plus de 2 500 $, ceux-ci deviennent des biens amortissables et vous devez les amortir. Vous devrez parler à votre préparateur d'impôt des dossiers que vous devez conserver et obtenir de l'aide pour calculer la dépréciation, puisque chaque actif a une durée de vie utile différente.
Fournitures et matériaux utilisés pour produire ou expédier des produits
Veillez à faire la distinction entre les fournitures de bureau et l'équipement utilisé généralement dans votre entreprise pour faire fonctionner votre bureau par rapport aux fournitures et matériaux utilisés pour fabriquer des produits. Les fournitures et les matériaux que vous utilisez pour produire des produits sont inclus dans le coût des marchandises vendues.
De la même manière, vous ne pouvez pas déduire les frais de port et d'expédition pour les produits vendus; ceux-ci sont considérés comme faisant partie de votre coût des marchandises vendues.
Fournitures de bureau et équipement de bureau dans les coûts de démarrage
Si vous faites le plein de fournitures de bureau et que vous achetez du matériel de bureau, des ordinateurs et des logiciels dans le cadre du démarrage de votre entreprise, vous devrez garder ces coûts séparés. Vous devrez peut-être étaler ces coûts de démarrage sur plusieurs années. Gardez une liste des coûts et discutez-en avec votre préparateur d'impôt.
Autres restrictions sur la déduction des fournitures de bureau et du matériel de bureau
Vous pouvez seulement déduire les coûts des fournitures et du matériel utilisés durant l'année en cours. En d'autres termes, vous ne pouvez pas acheter une grande quantité de papier de copie à la fin de l'année et considérer cela comme une dépense pour cette année, car vous ne pouvez pas l'utiliser tout au long de l'année. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal comment déterminer un montant pour cette dépense
Où afficher les fournitures de bureau et les dépenses de bureau sur votre déclaration de revenus d'entreprise
Pour les entreprises individuelles et les sociétés unipersonnelles , affichez les fournitures de bureau dans la catégorie «Fournitures de bureau» de l' annexe C , à la ligne 22. Vous pouvez inclure les dépenses de bureau (y compris celles imputées à la nouvelle règle) dans cette catégorie. et les inclure avec «Autres dépenses» à la ligne 27a. Pour les «Autres dépenses», vous devez inscrire les différentes catégories à la partie V de votre annexe C, ce qui ramène le total à la ligne 27a.
Pour les sociétés de personnes et les sociétés à personnes multiples, indiquez ces dépenses dans la section «Autres déductions» du formulaire 1065 (ligne 20). Vous devez joindre une déclaration distincte décrivant les différentes déductions incluses dans cette rubrique.
Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section «Autres déductions» du formulaire 1120. Vous devez d'abord inclure un relevé énumérant les déductions, puis inclure le total dans «Autres déductions», ligne 26.
Bottom Line facile:
Si vous voulez garder les choses simples dans votre déclaration de revenus, mettez toutes les fournitures de bureau et les frais de bureau ensemble comme fournitures de bureau. Mais séparez les articles les plus chers de plus de 2500 $ et parlez à votre préparateur d'impôt sur la dépréciation de ces articles.