C'est la clé d'un événement réussi
Qu'est-ce qu'un ordre d'événement banquet (BEO)?
Presque tous les événements majeurs prévus dans un hôtel ou un établissement d'événements spéciaux nécessitent un ordre d'événement de banquet ou BEO, qui est un contrat qui décrit tous les détails de l'événement. Si vous êtes un planificateur d'événements, vous devez vous familiariser avec les BEO afin de vous assurer que tous les détails sont correctement couverts.
L'accord est souvent décrit sur un formulaire qui détaille les sélections pour les aliments et boissons, audio / visuel, la configuration de la salle, y compris les centres de table, les exigences de dotation, et tous les autres éléments liés à votre événement. Inclus dans le BEO est une liste ventilée des coûts que vous devrez payer.
L'accord comprend très probablement des «blocs» d'informations dans des sous-rubriques, telles que les coordonnées, l'horaire, les arrangements concernant les aliments et les boissons, la configuration de la salle, l'audiovisuel, les modalités et les blocs de signature.
Lire l'ordre des banquets
Bien qu'il soit évident que vous devez lire le BEO et accepter les termes décrits dans l'accord, assurez-vous également de lire les petits caractères.
Assurez-vous que vous êtes pleinement informé de ce que vous acceptez, y compris tous les coûts.
Vérifiez que les éléments suivants sont décrits dans la section générale du BEO:
- Informations sur le contact sur site, y compris un numéro de téléphone portable
- Utilisation de l'espace pour le jour de l'événement (vérifiez que les espaces mentionnés sont les espaces que vous avez réellement visités)
- Configurer, démarrer et terminer les horaires de l'événement
- Le nombre total d'invités attendus
Arrangements de nourriture et de boisson
Une section du BEO sera consacrée à l'alimentation et aux boissons. Vous voulez vous assurer que les éléments suivants sont détaillés dans cette section:
- Le menu entier , y compris tous les cours
- Chaque article à un buffet, et comment chaque station sera définie et positionnée dans la salle
- Comment le lieu a-t-il l'intention de répondre aux besoins des clients qui ont des problèmes alimentaires particuliers (tels que les régimes sans gluten ou végétariens)?
- Temps de service
- Des articles spéciaux concernant le service, tels que le vin et l'eau gazeuse sur les tables
- Une ventilation de tous les prix des aliments
- Liste détaillée de l'alcool, des marques d'alcool et des bières disponibles au bar
Configuration de la chambre
Le BEO doit spécifiquement décrire l'ensemble de la pièce. Il comprend:
- Placement des tables
- Le nombre de sièges par table
- Placement des stations d'alimentation
- Lieu de divertissement (et détails concernant l'hébergement des artistes, le cas échéant, y compris l'entreposage de l'équipement, l'accès à la nourriture et à la boisson, le changement d'espace, etc.)
- Emplacement du bar / s
Certains BEO peuvent même inclure un schéma de la pièce mise en place.
Audiovisuel et fournisseurs externes
Des arrangements audiovisuels apparaîtront parfois sur un BEO, mais comme de nombreux sites contractent des services audiovisuels à un tiers, il peut y avoir un contrat séparé.
S'il est inclus dans le BEO, assurez-vous que tous les détails sont finalisés avant de signer le contrat .
Termes et conditions
Tous les contrats, y compris les BEO, ont des termes et conditions que vous devez respecter. Assurez-vous de connaître tous les termes et conditions avant de signer le document. Par exemple, quelles sont les conditions de l'accord en cas d'annulation? Comment les différends seront-ils réglés si, par exemple, un invité glisse et tombe?
Il est important de poser toutes les questions au responsable de l'installation et de confirmer les détails auprès de votre client avant de signer. Une fois que vous avez signé le BEO, c'est un contrat contraignant.