Commencez avec les bases
Les meilleures idées commencent par une base solide, il est donc important de configurer le cadre de votre événement avant d'aller trop loin.
Des choses comme les dates, les heures et les itinéraires doivent être complétés avant de passer à des détails complexes.
Choisissez le bon endroit
Vous aurez plus de facilité à trouver une pièce pour un plus petit groupe, mais les seuils de capacité seront plus serrés. Si votre événement passe de 50 à 100 personnes, vous devrez peut-être déménager dans une salle plus grande en fonction des capacités de votre salle. De manière générale, il est plus facile d'aller plus petit à la rigueur, alors achetez une pièce qui peut accueillir votre plus grande projection de fréquentation.
Cartographier une stratégie de marketing
Même si vous organisez un «événement gratuit», vous devez toujours le présenter d'une manière qui attire les inscriptions . Les gens veulent savoir comment ils vont bénéficier d'assister à l'occasion, et la façon dont vous formulez vos invitations et les matériaux de marketing peuvent avoir un grand impact sur si oui ou non ils vont se présenter. Bien que votre événement vous semble probablement excitant, le véritable défi est de susciter l'intérêt des autres.
Budget par personne
Le seul inconvénient des petits événements est qu'ils coûtent généralement plus cher par personne parce que les prix de l'hôtellerie et de la restauration diminuent à mesure que les quantités augmentent. Pour rendre les choses encore plus compliquées, une baisse de 20% des nombres pour un petit événement a le potentiel d'affecter votre statut de prix de groupe. Dans cet esprit, vous voulez budgétiser les coûts par personne en dessous du chiffre de fréquentation projeté le plus bas.
Si vous faites cela avec précision, votre marge bénéficiaire augmentera pour chaque personne que vous ajoutez au cours de la projection.
Jouez à vos forces
Les petits groupes offrent plus de possibilités pour des discussions organisées, alors utilisez-les à votre avantage lors de la planification de l'itinéraire. Il n'est pas très amusant d'être «parlé» toute la journée, ce qui explique pourquoi de nombreux petits événements offrent des séances de groupe ou des options de discussion. Même les projets de groupe peuvent être intégrés dans les bonnes circonstances. Pensez à des façons d'impliquer vos participants dans le dialogue, car cela augmentera le taux de rétention de chaque présentation.
Inclure des séances de questions et réponses et des formulaires de commentaires
La meilleure façon de planifier votre prochain événement est d'écouter les commentaires de votre événement actuel. Laissez beaucoup de temps pour les questions à la fin de chaque segment. Vous pouvez également mettre en scène des questions de votre personnel afin de démarrer la conversation. Les formulaires de commentaires sont assez faciles à inclure dans vos paquets d'informations, mais assurez-vous d'indiquer aux participants comment vous souhaitez qu'ils soient soumis.
Ajouter un réseau après l'événement
Une bonne fonction de mise en réseau peut ajouter une valeur énorme à tous les participants. Si vous étiez efficace pour stimuler le dialogue entre les participants, tout le monde devrait savoir quelque chose l'un sur l'autre avant la fin de la journée.
Il est toujours utile de mettre de la nourriture à la disposition d'une telle fonction, et vous pouvez même vouloir recruter des engagements avant le jour de l'événement. Comme on dit, rien n'attire une foule comme une foule, alors soyez proactif dans la promotion de toutes les fonctions post-événement.
Les petits événements ont le potentiel d'être une expérience riche et enrichissante pour tout le monde, mais vous devez planifier chaque minute en pensant au public. Les bonnes nouvelles sont que cela devient plus facile à chaque fois parce que vous comprendrez précisément ce que vos invités espèrent.