Leçons apprises dans la planification et l'exécution des événements de la fête des Mères de Y-ME
Les planificateurs d'événements spéciaux - en particulier ceux dans le monde sans but lucratif - savent que l'organisation d'un événement de collecte de fonds en plein air est une excellente idée. Ces types d'événements, comme d'autres idées de collecte de fonds communautaires, exigent que la planification de l'événement de l'année prochaine commence immédiatement après la fin de l' événement de collecte de fonds de cette année. Il est important de débriefer l'événement et de discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré pendant que l'événement est encore frais dans l'esprit de l'équipe.
Discuter des réussites et des améliorations assure que ces caractéristiques peuvent être incluses ou améliorées pour l'événement de l'année prochaine. Une telle planification proactive ajoute également de la valeur pour les sponsors. Et, inévitablement, toutes les marches communautaires réussies espèrent grandir et se développer d'année en année.
Il est important de rester concentré sur l'objectif principal de la tenue de tels événements: la collecte de fonds. Pour les planificateurs d'événements qui ont déjà organisé une marche communautaire, l'un des moments les plus importants de la planification se produit après la fin de la marche. Afin d'en apprendre davantage sur les nombreux aspects de la planification et de l'exécution d'une marche de collecte de fonds communautaire, nous allons avoir un regard en arrière sur l'événement de la fête des mères organisé par Y-ME Breast Cancer Organisation de Chicago.
La marche de levée de fonds sur le cancer du sein de la fête des mères Y-ME
Y-ME a été fondée par deux survivants du cancer du sein en 1979. L'organisation à but non lucratif était surtout connue pour son programme multilingue de ligne téléphonique nationale sur le cancer du sein pour les patientes atteintes d'un cancer du sein.
Le programme est devenu célèbre en tant que seule ligne téléphonique sans frais accessible 24 h sur 24, entièrement réservée aux survivantes du cancer du sein qui sont des conseillères chevronnées. Mais l'organisation a également organisé une marche annuelle de collecte de fonds à l'occasion de la fête des mères, qui a soutenu leurs programmes et services. En 2007, Y-ME a recueilli plus de 7 millions de dollars auprès de près de 43 000 marcheurs de 12 villes.
En 2008, 15 villes ont participé. Malheureusement, Y-ME a fermé ses portes en 2012, mais l'héritage de sa collecte de fonds annuelle demeure une excellente étude de cas pour les planificateurs d'événements à but non lucratif.
Une grande partie du succès de la collecte de fonds de Y-ME peut être attribuée à une approche organisée de la planification et de garder un œil sur les objectifs les plus importants en premier. Liz Klug, ancienne directrice des événements spéciaux de l'organisation, a déclaré après son année record en 2007: «Nous avons un plan pour différents moments au cours du processus de planification. Ainsi, nous prendrons des mesures pour promouvoir ces points les plus critiques à temps pour nous assurer que nous réussissons. Par exemple, dans une ville où nous organisons peut-être un événement pour la première fois, nous devons veiller à ce que nous ayons un endroit et un endroit idéal où les gens voudront revenir. Plus tard, nous pouvons nous concentrer sur les cafés que nous déposerons des brochures. »Jetons un coup d'œil à la façon dont Klug et l'équipe de planification d'événements Y-ME ont organisé un événement aussi réussi.
Planification Étape 1: Analyser les chiffres
L'organisation d'une marche communautaire ou d'un événement similaire nécessite de réunir plusieurs objectifs constitutifs différents, mais en fin de compte, l'association ou la charité qui organise l'événement le fait pour recueillir des fonds pour leur cause.
Par conséquent, la première étape de la planification de l'événement suivant se produit lorsque l'événement en cours se termine, et la plupart de ce travail entoure les «numéros».
"Nous avons examiné de près les chiffres après la fin de l'événement", explique Liz Klug, "Nous avons comparé nos résultats de cette année par rapport à l'année précédente. Nous avons examiné l'expérience des participants. Nous avons évalué nos catégories de parrainage. Nous avons répondu à tous les courriels immédiats concernant les événements. »Les planificateurs d'événements prendront également des mesures immédiates pour assurer que tous les participants à l'événement de cette année continueront l'année prochaine.
Klug a également creusé dans les détails. Dans ses évaluations, elle a tout vu du nombre de bénévoles qui ont participé au volume de t-shirts distribués. Elle demandait alors si elle avait besoin de plus ou moins pour l'année suivante.
Calendrier de planification
Pour ceux qui organisent une marche communautaire de collecte de fonds, il est important de savoir quelles étapes doivent être traitées à divers moments.
La plupart des organismes sans but lucratif n'ont pas le luxe de nombreux membres du personnel et des comités bénévoles pour conduire le succès de l'événement. Mais les planificateurs reconnaissent qu'ils doivent s'assurer de travailler en étroite collaboration avec le bureau du maire et le service des travaux publics de la ville pour que l'événement soit inscrit au calendrier public.
Klug suggère que la première étape après avoir analysé les chiffres de l'année dernière soit de se concentrer sur le recrutement des entreprises. Si l'événement n'est pas un nouveau programme, il est important d'obtenir le soutien de l' entreprise pour l'événement de l'année prochaine immédiatement après la fin de l'événement de cette année. «Nous nous sommes concentrés sur le renouvellement des commandites lorsque nous avons présenté le rapport de synthèse de l'événement», explique M. Klug. Elle offre également les points saillants suivants aux planificateurs intéressés à organiser une marche communautaire comme événement de collecte de fonds:
- Identifier les commanditaires corporatifs
- Développer des programmes d'équipe de marche
- Déterminer les activités de l'événement
- Commencez le recrutement à pied
- Finaliser la logistique de l'événement
- Tenir l'événement
- Tenez un "merci"
- Évaluer et commencer l'événement suivant
Y-ME embaucherait également une société de logistique externe pour gérer plusieurs de ses besoins logistiques. Mais l'un des plus utiles a été la mise en place d'un système d'inscription en ligne.
Succès du système d'inscription en ligne
Y-ME a rapidement pris connaissance de l'importance de l'utilisation du Web pour l'inscription en ligne et a depuis vivement préconisé l'utilisation de la technologie pour l'inscription en ligne et la collecte de fonds.
Ils ont investi dans un système de gestion des relations constituantes en ligne pour servir de site Web de course 2003. Ce type de système sert de site Web personnel permettant aux bénévoles de faire des appels personnalisés pour des dons et d'autres formes de participation. Il capture l'information dans une base de données unique et sert d'outil aux capitaines d'équipe qui marchent pour encourager leurs membres.
Les participants en ligne sont passés de 4 000 à 11 594 personnes. Les dons en ligne sont passés de 5 000 à 19 650 L'équipe de Y-ME croyait que cela avait contribué à atteindre un objectif de 2,35 millions de dollars, et en prime, la technologie a réduit les coûts administratifs d'environ 20 000 $.
Un tel système peut également servir d'outil de communication important qui permet à une organisation de suivre et de continuer à impliquer des mandants au-delà du jour de la course lui-même.
Chronologie du jour de la course
Les promenades communautaires sont le plus souvent programmées le matin. En fonction de la complexité de la signalisation et de l'emplacement, la mise en place de l'événement peut généralement commencer une semaine avant l'événement, la plupart des activités se déroulant deux jours avant la marche.
Lorsque Y-ME planifierait son événement annuel de collecte de fonds, l'équipe essaierait généralement de limiter la zone où se déroulait la marche afin de ne pas avoir besoin de beaucoup de temps pour exécuter certaines tâches, comme fermer les rues. Leur marche était généralement non compétitive, ce qui les aide également à ne pas avoir à tenir compte des exigences requises pour un environnement de course plus compétitif.
L'horaire du jour de la course était généralement le suivant:
- L'équipe de planification d'événements arrive (2,5 heures avant la marche)
- Enregistrement des bénévoles (2 heures avant la marche)
- Enregistrement et installation du commanditaire (2 heures avant la marche)
- L'inscription commence (1,5 heure avant la marche)
- Configuration de la ligne de départ (30 minutes avant la marche)
- Cérémonies d'ouverture (10 minutes avant la marche)
- La course commence
- Main Stage Entertainment commence (1 heure après le début de la marche)
- Remarques officielles sur la scène principale (après la fin de la marche, à une heure et demie)
- Le programme se termine officiellement (3 heures après le début de la marche)
- La répartition des événements commence (après la fin officielle de l'événement)
Conseils pour planifier une marche ou une course communautaire
Pour les organisations intéressées à organiser une marche ou une course communautaire pour la première fois, Klug propose plusieurs suggestions qui aideront à assurer la réussite de l'événement .
- Commencez avec des pistes chaudes, y compris des bénévoles bien connectés, des sponsors ou une grande équipe. Définir des résultats mesurables.
- Évaluer les événements des concurrents dans votre ville / emplacement pour identifier leurs meilleures pratiques et les domaines à améliorer.
- Travaillez avec le bureau du maire de la ville et les districts du parc pour discuter des permis requis et de la logistique de votre événement: heure, lieu, nombre de participants. Assurez-vous que vous êtes prêt pour ces réunions.
- Comprenez votre budget et assurez-vous de maintenir vos dépenses d'exploitation à 25-30% pour un nouvel événement. Certains organismes de bienfaisance s'efforceront de 15-20% des dépenses totales.
- Assurez les commanditaires pour absorber 100% des frais d'exploitation de votre événement.