De nombreux hôtels se sont appuyés sur des sites RFP (Request for Proposals) en ligne, tels que Conventionplanit.com et sabrehotelrfp.com pour promouvoir leurs capacités en matière de réunions et de conférences. Ils ont également développé leurs propres formulaires RFP en ligne.
Cependant, de nombreux planificateurs hésitent à envoyer leurs demandes de propositions d'hôtel via des moteurs de recherche tiers. De nombreux planificateurs préfèrent soumettre leurs demandes d'offres d'hôtels directement à l'hôtel et aux centres de conférence.
Quelles informations sont incluses dans une demande de propositions d'hôtel?
Un excellent outil pour aider les planificateurs à commencer à développer leurs propres formulaires pour les offres d'hôtels et d'autres besoins de l' événement est l'outil d' échange de pratiques acceptées par l' événement du Conseil de l'industrie de la Convention.
Les éléments de base d'une demande de propositions d'hôtel doivent inclure les éléments suivants:
- Coordonnées de base du demandeur (nom, titre, organisation, adresse, téléphone, courriel, etc.)
- Dates de l'événement (fournissez au moins deux options différentes)
- Blocs de chambres nécessaires (dates et numéros des chambres)
- Demandes de salles de réunion (dates, tailles de salles, quantités)
- Exigences alimentaires et de boissons
- Exigences d'accessibilité
- Exigences d'expédition et de réception
- Autres informations pertinentes
Profiter des outils RFP
En outre, la Global Business Travel Association (GBTA) fournit à ses membres un outil RFP étendu que les organisateurs d'événements voudront peut-être prendre en compte.
Les éléments du RFP de l'hôtel GBTA sont les suivants:
- Informations sur l'aperçu de l'établissement
- Demande de renseignements sur le demandeur RFP
- Détails du contrat de la chambre
- Taille de l'espace de réunion total d'un hôtel
- Nombre total de salles de réunion
- Taille de la plus grande salle de bal ou salle de réunion d'un hôtel
- Hauteur de plafond pour la plus grande salle de bal ou salle de réunion
- L'hôtel dispose-t-il d'une salle de réunion permanente?
- Combien de personnes la salle de réunion pourra-t-elle accueillir?
- L'hôtel dispose-t-il d'un espace d'exposition dédié?
- Quelle est la taille de l'espace d'exposition?
- Quelle est la distance du centre de congrès de la région?
- Quel est le nom du centre de congrès?
- Quel est le pourcentage d'impôt sur les aliments et les boissons?
- Quel est le pourcentage de frais de service de banquet?
- Les frais de service de banquet sont-ils imposés?
- L'hôtel offre-t-il des services audio-visuels (A / V) internes?
- L'hôtel offrira-t-il des réductions sur les services A / V internes?
- L'hôtel permettra-t-il aux clients d'amener des vendeurs A / V à l'extérieur?
- Combien de salles de réunion contiennent Internet haute vitesse sans fil?
- Comment les salles de réunion peuvent-elles contenir la vidéoconférence?
- Y a-t-il des frais pour l'utilisation de ses propres fournisseurs A / V?
- L'hôtel accepte-t-il les cartes de réunion professionnelles pour le paiement?
- L'hôtel propose-t-il des tarifs forfaitaires?
En outre, il serait utile de partager avec les ventes d'hôtels le type d'événement que vous organisez. Cela leur donnera un aperçu des objectifs que votre réunion pourrait avoir.
La bonne nouvelle à propos de travailler avec des hôtels est que la plupart devraient être assez expérimentés pour organiser des événements similaires, et un grand responsable des ventes ou de la restauration pourra partager plus de détails avec vous sur les moyens d'aider les planificateurs à atteindre leurs objectifs.