01 - Buy-In exécutif
02 - Rationalisation des données existantes
Toute entreprise qui a fourni des données sur une période de temps aura une base de données de fournisseurs qui contiennent des données actuelles, en double, périmées et incorrectes. Si votre entreprise dispose de plusieurs départements d'achat géographiquement séparés, le niveau d'inexactitude est multiplié. Pour qu'une stratégie d'achat de classe mondiale soit mise en œuvre, les données de chaque service des achats doivent être mises à jour pour refléter les données actuelles du fournisseur et être rationalisées afin d'éliminer les données en double, incorrectes et inutiles. L'avantage d'avoir des données précises pour votre entreprise est qu'elle permet de prendre des décisions avec précision. Il permet à votre service des achats d'analyser les dépenses des fournisseurs utilisés dans plus d'une zone d'achat. Après une meilleure compréhension de l'endroit où l'argent est dépensé dans l'entreprise, l'entreprise aura un plus grand effet de levier auprès des fournisseurs.
03 - Tirer parti des programmes d'incitation des fournisseurs
Il a été la norme pour les entreprises de payer les fournisseurs le plus tard possible. Si le vendeur a un contrat de 45 jours, il ne recevra jamais son paiement avant ce 45e jour. Pour encourager les entreprises à payer leurs factures avant la date du contrat négocié, les fournisseurs ont offert des rabais, des rabais et d'autres incitatifs. Mais les vendeurs ont constaté que malgré les incitations, les entreprises ne payent toujours pas tôt. Une théorie est que les entreprises entrent les termes de paiement dans leur système ERP et l'oublient. Les chèques sont coupés sur la base de ces données et les incitations du vendeur ne sont jamais réalisées. Une stratégie d'achat de classe mondiale devrait prendre en compte ces réductions et les entreprises devraient s'assurer qu'elles prennent toutes les mesures d'incitation possibles. En ces temps économiques difficiles, les entreprises ne peuvent se permettre de laisser passer des remises importantes. En outre, les négociations avec les fournisseurs devraient également inclure des réductions plus importantes pour le paiement à la réception des marchandises ou même le prépaiement.
04 - Mettre en œuvre l'évaluation des fournisseurs
Une bonne stratégie d'achat devrait inclure une méthode de mesure des fournisseurs. Le processus d'évaluation doit inclure non seulement la performance de livraison, mais aussi suivre des mesures moins évidentes telles que la sous-livraison ou la livraison, la qualité des articles livrés et la performance du service à la clientèle du fournisseur. Ces métriques peuvent ne pas toujours être une valeur mesurable, mais parfois la métrique est subjective. Si des directives de politique sont mises en œuvre pour une évaluation subjective, tous les fournisseurs peuvent être mesurés de manière égale. N'oubliez pas de laisser les vendeurs savoir qu'ils sont évalués. S'ils savent que leurs clients les regardent, peut-être qu'ils augmenteront leur jeu.
05 - Recruter des professionnels de l'achat
De nombreuses entreprises estiment que les compétences administratives de base sont le seul pré-requis pour un poste dans le département des achats. Cette vue est incroyablement naïve étant donné que ces employés sont chargés de dépenser de grandes quantités de ressources de l'entreprise. Le professionnel de l'achat est la clé de la mise en place d'une organisation d'achats de classe mondiale. Les compétences requises pour les organisations d'achat de classe mondiale comprennent la connaissance de l'entreprise pour laquelle ils achètent, les compétences analytiques, les compétences de négociation et les compétences interpersonnelles. En privant votre service des achats des employés versés dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée à des contrats avec les mauvais vendeurs, pour le mauvais matériel, et au mauvais prix. Les organisations d'achat comprennent la connaissance de l'entreprise pour laquelle elles achètent, des compétences analytiques, des compétences de négociation et des compétences interpersonnelles. En privant votre service des achats des employés versés dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée à des contrats avec les mauvais vendeurs, pour le mauvais matériel, et au mauvais prix.
06 - Réduire le nombre de vendeurs
Les entreprises ont des centaines de fournisseurs, certains en ont des milliers, beaucoup en ont des milliers, voire des dizaines de milliers. Avoir des milliers de fournisseurs dans votre système, non seulement prend une quantité considérable de maintenance, il peut également être extrêmement coûteux. Si un service des achats commande chaque jour des articles à vingt fournisseurs différents, cela peut signifier vingt bons de commande à envoyer, vingt frais de livraison à régler et vingt entrées de marchandises à traiter à l'arrivée des marchandises. En plus des coûts supplémentaires, il y a probablement des économies qui ne sont pas réalisées. Combien de ces vingt vendeurs vendent des produits identiques ou similaires? Si les vingt vendeurs sont réduits à cinq, les coûts de traitement seront réduits et probablement le coût du matériel a été négocié plus bas.
07 - Achats centralisés
Si votre entreprise compte un certain nombre d'emplacements géographiquement dispersés, vous pouvez penser qu'il est impossible de mettre en œuvre une stratégie d'achat de classe mondiale. Il est prudent que les entreprises considèrent leurs dépenses globales comme une fonction centrale. Ayant une organisation d'achat centralisée, une entreprise peut revoir ses achats totaux et sélectionner les fournisseurs qui peuvent fournir la majorité des articles au meilleur coût. Ce scénario ne couvrira pas tous les éléments utilisés sur tous les sites et l'organisation centrale des achats devra travailler avec les sites pour identifier les fournisseurs locaux qui répondent aux besoins de l'emplacement distant.
08 - Tirer le meilleur parti des fournisseurs
Négocier un accord avec un vendeur peut être une longue affaire sans que l'une ou l'autre partie ne soit satisfaite du résultat. Avoir une mauvaise relation avec votre fournisseur au début du contrat n'est pas la façon dont fonctionnent les organisations d'achat de classe mondiale. Les fournisseurs sont une partie importante de votre chaîne d'approvisionnement. Les matériaux qu'ils fournissent sont requis à des dates précises afin que votre commande soit expédiée au client à la date promise. Faire de votre fournisseur un partenaire plutôt qu'un simple fournisseur vous aidera à vous assurer que vos commandes sont correctes et à temps. Les négociations avec vos fournisseurs devraient se concentrer sur les avantages d'être un fournisseur; en leur montrant que si vous réussissez, ils réussiront. Les négociations qui se concentrent sur les clauses de pénalité et les amendes pour mauvaise qualité et les dates de livraison manquées laisseront le vendeur moins disposé à répondre à vos exigences.
09 - Maximiser la technologie
Certaines entreprises utilisent encore des Rolodex, des demandes d'achat papier et font appel à leurs fournisseurs pour leurs commandes d'achat. La plupart ont une sorte de logiciel d'achat, même s'il s'agit d'une feuille de calcul Excel, qui suit les commandes et les dépenses globales. Avec l'introduction du logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), les entreprises sont en mesure d'intégrer leurs services achats dans leur chaîne d'approvisionnement afin de tirer parti des données en temps réel. Cependant, c'est là que de nombreuses entreprises s'arrêtent. Les stratégies d'achat de classe mondiale vont plus loin pour récolter les avantages qui leur sont offerts par leurs systèmes ERP. Les entreprises peuvent adopter des techniques de workflow dans leurs systèmes ERP pour automatiser les approbations et les paiements, réduisant ainsi le temps d'intervention du personnel d'achat. Les données produites par des milliers de transactions d'achat peuvent être utilisées dans les entrepôts de données pour aider les professionnels de l'achat à utiliser des métriques dans l'évaluation des fournisseurs et la négociation des contrats.