Analyser les besoins de l'entreprise
Avant de commencer à rassembler des données ou à réaliser des entretiens, rassemblez une équipe de personnes ayant un intérêt direct dans ce processus de sélection de fournisseurs particulier. La première tâche que l'équipe de sélection des fournisseurs doit accomplir est de définir, par écrit, le produit, le matériel ou le service que vous recherchez pour un fournisseur. Ensuite, définissez les exigences techniques et commerciales. En outre, définissez les exigences du fournisseur. Enfin, publiez votre document dans les domaines pertinents pour ce processus de sélection des fournisseurs et demandez leur avis. Demandez à l'équipe d'analyser les commentaires et de créer un document final. En résumé:
- Assembler une équipe d'évaluation
- Définir le produit, le matériel ou le service
- Définir les exigences techniques et commerciales
- Définir les exigences du fournisseur
- Publier un document d'exigences pour approbation
Recherche de fournisseur
Maintenant que vous vous êtes mis d'accord sur les besoins de l'entreprise et du fournisseur, l'équipe doit maintenant commencer à rechercher des fournisseurs potentiels qui seront en mesure de livrer le matériel, le produit ou le service.
Plus la portée du processus de sélection des fournisseurs est grande, plus le nombre de fournisseurs à mettre sur la table sera important. Bien sûr, tous les fournisseurs ne satisferont pas à vos exigences minimales et l'équipe devra décider de quels fournisseurs vous obtiendrez plus d'informations. Ensuite, écrivez une demande de renseignements (RFI) et envoyez-la aux fournisseurs sélectionnés.
Enfin, évaluez leurs réponses et sélectionnez un petit nombre de fournisseurs qui feront la «liste courte» et passeront au tour suivant. En résumé:
- Compiler une liste de fournisseurs possibles
- Sélectionnez les fournisseurs pour demander plus d'informations
- Rédiger une demande de renseignements (DDR)
- Évaluer les réponses et créer une «liste restreinte» de fournisseurs
Demande de proposition (DP) et demande de prix (DDQ)
Les exigences métier sont définies et vous disposez d'une liste restreinte de fournisseurs que vous souhaitez évaluer. Il est maintenant temps d'écrire une demande de proposition ou une demande de devis . Quel que soit le format choisi, votre RFP ou RFQ devrait contenir les sections suivantes:
- Détails de la soumission
- Introduction et résumé
- Vue d'ensemble des affaires et contexte
- Spécifications détaillées
- Hypothèses et contraintes
- Termes et conditions
- Les critères de sélection
Évaluation de la proposition et sélection du fournisseur
L'objectif principal de cette phase est de minimiser l'émotion humaine et le positionnement politique afin d'arriver à une décision qui soit dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Soyez minutieux dans votre enquête, demandez l'avis de toutes les parties prenantes et utilisez la méthodologie suivante pour guider l'équipe vers une décision de sélection de fournisseur unifiée:
- Examen préliminaire de toutes les propositions de fournisseurs
- Enregistrer les exigences commerciales et les exigences du fournisseur
- Attribuer une valeur d'importance pour chaque besoin
- Attribuer une valeur de performance pour chaque exigence
- Calculer un score de performance totale
- Sélectionnez le fournisseur gagnant
Stratégies de négociation de contrat
La dernière étape du processus de sélection des fournisseurs consiste à élaborer une stratégie de négociation de contrat . Rappelez-vous, vous voulez "partenaire" avec votre fournisseur et non "les emmener chez les nettoyeurs." Passez en revue vos objectifs pour la négociation de votre contrat et planifiez les négociations sur les points suivants:
- Classement Classement Vos priorités avec les alternatives
- Connaissez la différence entre ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez
- Connaissez votre ligne de fond pour savoir quand partir
- Définir les contraintes de temps et les repères
- Évaluer les responsabilités et les risques potentiels
- Confidentialité, non-concurrence, règlement des différends , changements dans les exigences
- Faites la même chose pour votre vendeur (c.-à-d. Marcher un mille dans leurs chaussures)
Erreurs de négociation contractuelle
La plus petite erreur peut tuer un processus de négociation de contrat par ailleurs productif. Éviter les erreurs de négociation de contrat et éviter de compromettre un processus de négociation de contrat par ailleurs productif