Pour cette raison, les planificateurs de réunions ont besoin d'une bonne compréhension des numéros de restauration pour assurer la qualité de la nourriture et éviter les frais de pénalité. Énumérés ci-dessous sont les figures et les termes principaux pour se familiariser avec.
Nombre estimé
C'est le nombre d'invités que vous construisez initialement dans vos projections d'événements. Il n'y a pas d'obligation réelle avec le nombre estimé, car il s'agit davantage d'un «nombre de travail» utilisé pour estimer les coûts et les besoins en personnel.
Nombre attendu
Le décompte prévu est soumis deux ou trois semaines avant un événement. Il représente un compte plus précis des invités prévus, et il est contractuellement lié au compte final. Chaque entreprise de restauration a ses propres politiques pour les décomptes prévus, mais en général, elle ne doit pas s'écarter de plus de 15% du décompte final.
Chiffre final / nombre garanti
C'est le nombre de repas d'invités que vous paierez, et il représente également le nombre de couverts que l'équipe de restauration installera dans la pièce.
Toute modification apportée à ce numéro après la date d'échéance peut entraîner des pénalités ou des frais de retard. Ainsi, il est important que le planificateur définisse une date RSVP qui tombe avant la date limite de garantie.
Pourcentage de baisse
Il y a deux angles pour laisser tomber les pourcentages. Le premier est calculé en restaurant pour voir combien de votre compte final a chuté de votre nombre prévu.
Si le pourcentage est trop élevé (plus de 20%), une pénalité peut être émise pour couvrir les dépenses liées à la dotation en personnel et aux commandes. Les planificateurs utilisent des pourcentages de baisse pour estimer le nombre de "non-présentations" auxquelles s'attendre. Un taux de drop de 2% est proche de la moyenne pour les événements payants ou tickets. Cette moyenne peut dépasser 5% pour les événements gratuits. Comme vous pouvez l'imaginer, les participants sont plus susceptibles de montrer quand ils ont de l'argent investi dans un événement.
Cartes de repas
Certains planificateurs offrent plus d'une entrée à des repas formels, ce qui crée une autre exigence de calcul. Les hôtels et les centres de banquet ne veulent pas se demander combien d'invités choisiront un steak ou un poulet, c'est donc aux planificateurs d'obtenir des comptes précis de chaque choix grâce à leur système RSVP. Le jour de l'événement, chaque participant doit recevoir une carte de repas colorée qu'il peut placer sur la table afin que les serveurs sachent automatiquement quel plat ils ont commandé.
Boire des tickets
Les planificateurs d'événements peuvent utiliser des tickets de boissons pour contrôler les coûts de fonctionnement d'un bar ouvert. Il est accompli en donnant à chaque invité un ou deux tickets de boisson à l'enregistrement. Le barman acceptera les billets en échange d'une boisson, et les clients qui choisissent de boire au-delà de leur allocation de billets peuvent payer en espèces. Une chose à noter à propos des tickets de boisson est que le lieu vous facturera la boisson la plus chère par billet.
Pour cette raison, il est logique d'utiliser ce système avec une bière et une barre de vin ou de maison, car les sélections seront tarifées plus étroitement ensemble.
Travailler avec le système
En fin de compte, il appartient au planificateur d'événements de fournir des comptes précis au service de restauration. Les planificateurs qui ignorent les politiques et les délais imposés par leur fournisseur peuvent finir par payer plus que ce qu'ils devraient sous la forme de pénalités et d'autres frais. La meilleure façon d'éviter cela est de lire les politiques de restauration avant de planifier l'événement. Suite à cela, une règle simple vous aidera à choisir les dates et les coûts les plus appropriés à transmettre aux clients.