Permettre à votre entreprise de continuer à traiter les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants
L'IRS surveille de près les entreprises pour s'assurer qu'elles ne classent pas à tort les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants au lieu des employés . Les entrepreneurs indépendants ne retiennent pas les taxes sur l'emploi et les autres taxes ne sont pas payées pour les entrepreneurs qui sont payés pour les employés.
Si vous traitez incorrectement les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants et que l'IRS détermine qu'ils sont des employés, cela pourrait coûter de l'argent à votre entreprise en amendes et en pénalités pour le paiement insuffisant des taxes sur l'emploi .
Il y a une exception à cette règle. Votre entreprise peut être en mesure de répondre à des exigences particulières pour éviter de classer les travailleurs comme des employés et de payer les impôts sur les salaires. Cet allégement est discuté dans la section 530 du Internal Revenue Code.
L'allégement prévu à l' article 530 est un exemple d'une disposition sur la sphère de sécurité en vertu de certaines lois fédérales. Une clause de refuge permet de se soustraire à la responsabilité ou au paiement si la personne ou l'entreprise peut démontrer un effort de bonne foi pour se conformer à la loi. Habituellement, cela signifie la conformité aux exigences spécifiques.
Que se passe-t-il si un employeur ne classe pas correctement les travailleurs?
Disons que l'entreprise C compte des travailleurs qu'elle considère comme des entrepreneurs indépendants. Pendant deux ans, la société n'a pas retenu l'impôt fédéral sur le revenu de ces travailleurs et elle n'a pas déduit les impôts FICA (pour la sécurité sociale et Medicare) des paiements à ces personnes.
L'IRS est venu à l'entreprise et a déterminé que les travailleurs auraient dû être traités comme des employés. Comme aucune taxe FICA n'a été retenue pour cette période de deux ans, l'entreprise aurait pu être responsable de ces paiements, plus des amendes et des pénalités.
Comment la section 530 Protection fonctionne
Section 530 de l'Internal Revenue Code (PDF) discute "Controverses impliquant si les individus sont des employés aux fins de l'impôt sur l'emploi." Les dispositions de l'article 530 permettent à une entreprise d'éviter de payer des impôts sur l'emploi si l'entreprise traite les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, mais l'IRS dit qu'ils sont des employés.
L'article 530 établit un refuge pour les employeurs. Cela signifie qu'une entreprise peut ne pas être responsable des taxes sur l'emploi, comme dans l'exemple ci-dessus. Si l'entreprise peut démontrer qu'elle a une base raisonnable pour traiter les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, les taxes, les amendes et les pénalités peuvent être levées.
Exigences de redressement prévues à l'article
Le chapitre 530 Exigences de redressement (PDF) énumère trois exigences pour recevoir une exemption de refuge. Tous les trois doivent être présents:
1. Base raisonnable. Votre entreprise doit avoir une base raisonnable pour ne pas traiter les travailleurs comme des employés. Cette base raisonnable pourrait être établie par:
- Une affaire judiciaire connexe ou décision par l'IRS.
- Un audit précédent de l'IRS qui comprenait un examen des impôts sur l'emploi à un moment où vous avez traité des travailleurs similaires comme des entrepreneurs indépendants et qui n'ont pas entraîné de reclassement IRS de ces travailleurs.
- Vous pouvez montrer qu'un segment important de votre industrie traitait des travailleurs similaires comme des entrepreneurs indépendants,
- Vous avez invoqué d'autres motifs raisonnables, comme l'avis d'un avocat ou d'un comptable qui connaissait les faits concernant votre entreprise.
Cohérence substantielle. En outre, vous et les employeurs précédents devez avoir traité les travailleurs et les travailleurs similaires SEULEMENT comme des entrepreneurs indépendants.
Si vous avez traité des travailleurs similaires en tant qu'employés, cet allégement n'est pas disponible.
Cohérence des rapports. Enfin, votre entreprise doit en tout temps avoir produit toutes les déclarations de revenus fédérales qui correspondent à votre traitement des travailleurs en tant qu'entrepreneurs indépendants et non employés. Ce traitement consisterait à donner aux travailleurs le formulaire 1099-MISC sous forme de résumés annuels des salaires, et non à tout moment les W-2. (En savoir plus sur la différence entre le formulaire 1099-MISC et le formulaire W-2 ). L'allégement n'est pas disponible pour aucune année et pour les travailleurs pour lesquels vous n'avez pas produit les déclarations de renseignements requises.
Un exemple
Pour continuer l'exemple ci-dessus, la société C:
- Peut montrer que traiter les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants était une norme de l'industrie (base raisonnable)
- Traités tous les travailleurs similaires en tant qu'entrepreneurs indépendants (Cohérence substantielle), et
- Il a systématiquement préparé des formulaires 1099-MISC chaque année pour tous les travailleurs dans ce cas (Cohérence de déclaration).
Une autre possibilité de déterminer le statut de travailleur
Si vous n'êtes pas sûr si vous traitez correctement les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, vous pouvez demander à l'IRS pour une détermination. Utilisez le formulaire IRS SS-8 pour demander une détermination à l'IRS. Le formulaire vous emmène à travers une série de questions sur votre relation avec les travailleurs. L'IRS examine la situation et émet une détermination. L'IRS dit qu'un examen SS-8 n'est pas lié à une évaluation de la section 530; Ce sont deux processus distincts.