Payez-vous un employé ou un entrepreneur indépendant?
Mais quels rapports de salaire donnez-vous à quels travailleurs? Vous devez d'abord déterminer si quelqu'un qui travaille pour votre entreprise est un employé ou un non-employé, alors vous saurez quel formulaire de rapport à donner à cette personne.
Les employés reçoivent des formulaires W-2
Les employés obtiennent des formulaires W-2. La difficulté est de déterminer si les travailleurs sont des employés.
La plupart de vos non-employés seront des entrepreneurs indépendants . Ils auront normalement leurs propres entreprises distinctes et en dehors de votre entreprise. Mais ce n'est pas toujours aussi clair.
L'IRS utilise trois critères généraux pour déterminer si une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant: le contrôle du comportement, le contrôle financier, et la relation entre le travailleur et l'employeur.
Contrôle comportemental
Est-ce que l'entreprise contrôle ce que le travailleur fait et comment, quand et où le travailleur le fait? Si c'est le cas, c'est un contrôle comportemental.
Pensez-y comme embaucher quelqu'un pour créer un site Web pour votre entreprise. Oui, vous lui dites ce que vous voulez faire, de préférence en décrivant le travail dans un contrat, mais si le travail n'est pas celui avec lequel il veut s'impliquer, il peut toujours dire: «Non, merci." Un employé n'a pas cette option ... du moins pas s'il veut continuer à travailler pour vous.
Vous ne contrôlez pas quand cet entrepreneur indépendant travaille à la création de votre site Web. Il ne se présente pas à votre lieu d'affaires aux heures que vous spécifiez. Vous ne pouvez pas lui dire d'arrêter de travailler sur le site Web pendant un certain temps et de faire rapport à un département en désavantage numérique pour vous aider.
Contrôle financier
Le contrôle financier s'applique à la façon dont l'individu est payé.
Oui, vous pourriez avoir un contrat qui indique combien vous compenserez l'entrepreneur indépendant pour la construction de ce site Web pour vous. Le contrat indiquera très probablement quand vos paiements à lui sont dus.
Mais encore une fois, il doit accepter ces termes. Si c'est à vous de décider quand le travailleur est payé, combien il est payé et si vous le rembourserez pour les dépenses, cela indique que vous avez un contrôle financier sur le travail qu'il fait pour vous. Lorsque vous embauchez un employé, vous lui dites quand le salaire est. Il n'a pas son mot à dire.
Votre relation avec le travailleur
Y a-t-il des avantages de type employé dans votre relation avec le travailleur? Pensez aux régimes de retraite, à l'assurance et à l'indemnité de vacances. Cela indique qu'il est un employé.
Est-ce que la relation est ouverte ou a-t-il un contrat avec vous qui spécifie qu'il se termine lorsqu'un certain travail est terminé? Le travail effectué est-il un aspect clé de votre entreprise? Tous ces facteurs déterminent le type de relation que vous avez avec le travailleur.
Les avantages sont fournis aux employés, et ils travaillent pour vous jusqu'à ce que vous cessiez leur emploi.
Alors, quel formulaire d'impôt devez-vous utiliser?
Le formulaire W-2 indique le revenu total et le revenu de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie versés à un employé.
Il montre combien a été retenu de son salaire pour les taxes fédérales, étatiques et locales.
Les W-2 sont dus à l'employé au plus tard le 31 janvier. Lorsque vous avez terminé et envoyé les W-2 à vos employés, vous devez ensuite envoyer des copies avec une compilation appelée W-3 à la Social Security Administration.
Utilisez le formulaire 1099-MISC pour déclarer le revenu que vous avez payé à des entrepreneurs indépendants . Vous devez seulement envoyer un entrepreneur indépendant 1099-MISC si vous lui avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année. Vous ne déclarez pas de salaire à la source, de sécurité sociale ou d'assurance-maladie sur un 1099-MISC parce que vous ne retenez pas d'impôt sur le revenu pour les entrepreneurs indépendants.
Rassemblez tous les formulaires 1099-MISC et envoyez-les à l'IRS avec un formulaire de compilation 1096, tout comme vous l'avez fait avec le formulaire W-3 qui est allé à l'administration de la sécurité sociale pour vos employés.